7 najczęstszych błędów w księgowości – jak ich uniknąć?

Błędy w księgowości zdarzają się każdemu – nawet tym pracownikom biur rachunkowych, którzy mają już za sobą wiele lat praktyki zawodowej. Ich konsekwencje mogą być jednak bardzo dotkliwe. Od lipca 2024 r. maksymalny wymiar kary za wykroczenia skarbowe przewidziany w Kodeksie karno-skarbowym wynosi aż 86 tys. zł.  To jednak niejedyny finansowy skutek pomyłek w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Pracownicy biur rachunkowych muszą się liczyć również z koniecznością wypłaty odszkodowań pokrzywdzonym klientom czy obowiązkiem pokrycia kosztów postępowań karno-skarbowych. Które błędy w księgowości zdarzają się najczęściej? Czy można skutecznie im zapobiegać? Jak poprawić błędy w zapisach księgowych, by uniknąć problemów z organami podatkowymi? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Wzrosła wysokość kary za błędy w biurach rachunkowych
• Najczęstsze błędy w księgowości
• Jak zapobiegać błędom w księgowości? 5 przydatnych wskazówek

Wzrosła wysokość kary za błędy w biurach rachunkowych

Od 1 lipca 2024 r. wzrosły kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe. Zmiana podyktowana jest podwyżką płacy minimalnej, która stanowi kwotę bazową do naliczania grzywny. W przypadku wykroczeń skarbowych jej maksymalny poziom to aż   20-krotność minimalnego wynagrodzenia, które od lipca br. wynosi 4300 zł. Oznacza to, że za błędy w księgach podatkowych biuro rachunkowe może zapłacić karę w wysokości nawet 86 tys. zł. Finansowe konsekwencje pomyłek w księgowości często okazują się jednak o wiele poważniejsze. Księgowi mogą bowiem zostać pociągnięci do odpowiedzialności z tytułu tzw. szkód indywidualnych, a zatem np. za naruszenie tajemnicy zawodowej, utratę dokumentów czy złamanie przepisów RODO.

Przeczytaj również: Błędy biura rachunkowego

Najczęstsze błędy w księgowości

Błędy w prowadzeniu ksiąg podatkowych to problem, z którym zmagają się zarówno firmy, jak i same biura rachunkowe. Zmieniające się przepisy, niejasne interpretacje podatkowe, brak czasu na aktualizację wiedzy czy wreszcie przeciążenie obowiązkami – to tylko niektóre czynniki, które mogą prowadzić do pomyłek w dokumentach i rozliczeniach. Które z nich zdarzają się najczęściej i jak skutecznie im zapobiegać? Tę kwestię szerzej omawiamy w dalszej części naszego poradnika.

Nieterminowe rozliczenia

Opóźnienia w realizacji zadań zleconych pracownikom biur rachunkowych to jeden z częściej występujących problemów. Choć w przypadku nieterminowego rozliczenia deklaracji można uniknąć kary, przesyłając czynny żal, to w niektórych sytuacjach konsekwencje takich zaniedbań mogą być dla przedsiębiorcy o wiele bardziej dotkliwe. Błędy biur rachunkowych skutkujące niedotrzymaniem terminów niekiedy uniemożliwiają skorzystanie z ulg podatkowych, niektórych świadczeń lub dofinansowania, np. z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Nie zawsze jednak winę za to ponoszą księgowi. Często to sami klienci przesyłają dokumenty na ostatnią chwilę. Z badań przeprowadzonych w maju 2024 r. przez Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Symfonii wynika, że z tym problemem na co dzień mierzy się aż 49% biur rachunkowych.

Błędy w księgowości wynikające z braku wiedzy merytorycznej

W polskim systemie podatkowym przepisy potrafią się zmieniać w szybkim tempie. By nadążyć za nowymi regulacjami, księgowi muszą stale aktualizować swoją wiedzę. To jednak wymaga czasu, a ten trudno znaleźć w natłoku codziennych obowiązków. O skali tego problemu wiele mówią badania Symfonii. Wynika z nich, że brak czasu na szkolenia to problem, który dotyczy aż 73% biur rachunkowych. Skutki zaniedbań w tym obszarze bywają bardzo poważne. Nieznajomość najnowszych przepisów to jedna z najczęstszych przyczyn błędów w prowadzeniu ksiąg podatkowych. Jakie pomyłki w tym obszarze zdarzają się najczęściej? Przede wszystkim te, wynikające z niewłaściwego datowania przychodów i kosztów, błędnej klasyfikacji kont księgowych czy nieprawidłowego ujęcia kosztów w rozliczeniach międzyokresowych.

Źródło: Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Symfonii, maj 2024

Brak kontroli nad sytuacją finansową w firmach klientów

Księgowi muszą być bardzo uważni – szczególnie, gdy nadzorują przewidziane w przepisach limity. Tu częstym błędem w biurach rachunkowych jest niedopełnienie obowiązku zgłoszenia klienta do VAT, gdy ten przekroczy próg zwolnienia podmiotowego. Zgodnie z prawem, rejestracji jako czynny podatnik VAT należy dokonać przed dostawą towarów lub usług, które podlegają opodatkowaniu. Zaniedbania w tym obszarze narażają przedsiębiorcę na szereg konsekwencji. Przede wszystkim musi on dokonać korekty faktur za okres, w którym powinien być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. To z kolei wiąże się z koniecznością naliczenia podatku na fakturach, które wcześniej go nie zawierały. Po drugie, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia plików JPK_V7, w których wykaże m.in. obroty i należny podatek VAT. Zaniedbania w zgłaszaniu do VAT mają także konsekwencje finansowe. Za zaległości podatkowe naliczane są bowiem odsetki.

Problemy ze znalezieniem wykwalifikowanych pracowników

Deregulacja zawodu księgowego spowodowała, że aby założyć biuro rachunkowe nie trzeba mieć specjalistycznych kwalifikacji. To z kolei sprawia, że znalezienie pracowników z odpowiednimi kompetencjami staje się coraz trudniejsze. Problem pogłębia rosnąca złożoność przepisów podatkowych. Nowe regulacje sprawiają, że księgowi muszą dziś posiadać nie tylko aktualną wiedzę, ale również wiedzieć, jak w praktyce ją wykorzystać. Niedobór wykwalifikowanych pracowników może szybko odbić się na jakości pracy biura. Gdy za obsługę procesów odpowiadają osoby bez odpowiedniego przygotowania, nietrudno o błędy w rozliczeniach czy zapisach.

Przeczytaj również: Błędy biur rachunkowych – jak się przed nimi uchronić?

Świadczenie usług wymagających posiadania dodatkowych kwalifikacji

Zakres usług oferowanych przez biura rachunkowe stale się poszerza. Warto jednak pamiętać, że doradztwo podatkowe czy prawne nie są tożsame ze wsparciem księgowym. Co więcej, tego typu usługi mogą świadczyć wyłącznie podmioty posiadające odpowiednie kwalifikacje. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: wsparcie księgowe a doradztwo podatkowe – czym się różnią? Dobrze mieć tego świadomość, bo zgodnie z treścią art. 81 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym, osoba wykonująca czynność z zakresu doradztwa podatkowego bez wymaganych uprawnień podlega karze grzywny w wysokości do 50 tys. zł.

Wybór nieodpowiedniego ubezpieczenia OC

Często spotykanym błędem w biurach rachunkowych jest również wybór niewłaściwego ubezpieczenia OC. Do jego posiadania obligują przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z brzmieniem art. 76h to właśnie za jego pomocą ma być finansowane odszkodowanie dla poszkodowanego przez biuro klienta. Warto jednak pamiętać, że wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej różni się w zależności od zakresu oferowanych usług. Jeśli biuro zapewnia swoim klientom wyłącznie wsparcie księgowe, to suma gwarancyjna znajdująca się na polisie nie powinna być niższa niż równowartość 10 000 euro. Gdy z kolei zakres usług obejmuje także doradztwo podatkowe, to wtedy minimalna suma ubezpieczenia wynosi 15 000 euro. Porównując oferty różnych towarzystw ubezpieczeniowych, warto zapoznać się także z treścią ogólnych warunków ubezpieczenia. Bardzo ważne jest to, aby zakres ochrony obejmował wszystkie świadczone przez biuro usługi. W przeciwnym razie niektóre kategorie szkód trzeba będzie pokryć za pomocą własnych środków.

Niedbałość o ochronę danych osobowych

Na dokumentach księgowych znajduje się wiele poufnych informacji. Właśnie dlatego pracownicy biur rachunkowych powinni szczególną uwagę przykładać do ochrony danych osobowych. Wiele obowiązków w tym zakresie wynika zresztą bezpośrednio z przepisów RODO. Jakie błędy w biurach rachunkowych właśnie w tym obszarze zdarzają się najczęściej? Przede wszystkim braki w procedurach dotyczących np. obiegu czy archiwizowania dokumentów. Nierzadko spotykaną praktyką jest także przesyłanie poufnych informacji za pomocą poczty e-mail czy udzielanie ich podczas rozmowy telefonicznej bez wcześniejszej weryfikacji rozmówcy.

Jak zapobiegać błędom w księgowości? 5 przydatnych wskazówek

Księgowość to dziedzina, która wymaga od pracowników biur rachunkowych ciągłego rozwoju i nadążania za stale zmieniającymi się przepisami. Choć o pomyłki i błędy nie jest tu trudno, to jednak wdrażając dobre praktyki i nowoczesne rozwiązania ich liczbę można znacząco zredukować. Od czego zacząć?

Przede wszystkim od inwestycji w szkolenia i kursy. To najlepszy sposób na aktualizację wiedzy tak, by być na bieżąco ze zmianami prawnymi. Warto także korzystać z nowoczesnych technologii. Dziś na rynku można znaleźć oprogramowanie dla biur rachunkowych, które pozwala na automatyzację rutynowych czynności, związanych np. z rozliczaniem podatków, wypełnianiem ewidencji, obliczaniem wynagrodzeń, czy przetwarzaniem faktur i innych dokumentów księgowych. Korzystanie z systemów, które wykonują określone operacje na podstawie zaprogramowanych schematów księgowych, to nie tylko sposób, by wyeliminować błędy wynikające z przeoczenia czy pośpiechu, lecz również zyskać więcej czasu na zadania o wyższej wartości.

Pomocnym rozwiązaniem może okazać się także wdrożenie odpowiednich procedur kontroli, które pozwolą zidentyfikować błędy na wczesnym etapie. Tu również pomocne mogą okazać się programy księgowe wyposażone w mechanizm, który weryfikuje poprawność wprowadzanych danych do dokumentów księgowych.

Przyczyna wielu błędów w biurach rachunkowych może tkwić także w mało efektywnej współpracy z klientem. Dostarczanie dokumentów na ostatnią chwilę czy oczekiwanie wsparcia w obszarach z zakresu kadr czy płac lub doradztwa podatkowego, to tylko kilka pierwszych z brzegu przykładów. Jak temu zapobiegać? Przede wszystkim, rozpoczynając współpracę z nowym klientem, jasno określ zakres oferowanych usług, terminy dostarczania dokumentów oraz procedury postępowania w przypadku błędów. Korzystaj także z narzędzi, które ułatwią wzajemną komunikację oraz pozwolą zredukować liczbę papierowych dokumentów.

Zadbaj również o wybór odpowiedniego ubezpieczenia dla swojego biura. To właśnie na jego pomocą będziesz w stanie sfinansować szkody wyrządzone klientom w wyniku błędów w księgowości. Wybierając polisę, zwróć uwagę na wysokość sumy gwarancyjnej, która powinna być dostosowana do zakresu oferowanych przez Twoje biuro usług.