Co to jest czynny żal?

Nieopłacenie podatku lub złożenie deklaracji po terminie może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Nie zawsze jednak musi się to wiązać z karnoskarbowymi konsekwencjami – z pomocą przychodzi tzw. instytucja czynnego żalu. Co warto wiedzieć na jej temat? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest czynny żal, kto może z niego korzystać oraz jak napisać zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, by uniknąć konsekwencji. 

Spis treści:

• Czynny żal – czym jest?
• Kiedy można złożyć czynny żal
• Kto składa czynny żal
• W jaki sposób złożyć czynny żal
• Co należy zawrzeć w czynnym żalu?
• Czy czynny żal zawsze zapobiega konsekwencjom

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Czynny żal to formalne zawiadomienie składane przez podatnika, w którym przyznaje się on do popełnienia czynu zabronionego związanego z podatkami.
• Jego złożenie pozwala uniknąć konsekwencji karnoskarbowych, wynikających np. z przesłania zeznania podatkowego po terminie, nieopłacenia wymaganych podatków lub zastosowania niewłaściwych stawek podatku VAT.
• Zawiadomienie można złożyć w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej do protokołu podczas wizyty w urzędzie skarbowym.
• Nie istnieje urzędowy wzór czynnego żalu. Podatnik może go zatem napisać własnymi słowami. Musi jednak pamiętać, by zawrzeć w nim wszystkie wymagane informacje. W przeciwnym razie organy podatkowe wszczną postępowanie.
• Aby czynny żal był skuteczny, należy go złożyć, zanim naczelnik urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego lub organy ścigania rozpoczną czynności kontrolne.

Czynny żal – czym jest?

Czynnym żalem nazywa się dobrowolne powiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego – przedsiębiorca może go podpisać, aby uniknąć konsekwencji. O okolicznościach popełnienia wykroczenia należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego bądź urzędu celno-skarbowego.

Samo złożenie powiadomienia nie jest jednak wystarczające – jednocześnie trzeba dopełnić również zaległych zobowiązań. Zaległości powinny zostać opłacone w całości, włącznie z należnymi odsetkami. Najlepiej, jeżeli czynności te zostaną dopełnione w tym samym dniu, w którym złożono czynny żal. Za ostateczny termin uznaje się ten wyznaczony przez urząd skarbowy/urząd celno-skarbowy.

Kiedy można złożyć czynny żal?

Czynny żal można zastosować w kilku różnych sytuacjach, m.in. w przypadku:

• nieopłacenia podatku lub opłacenia tego nieprawidłowego;
• niezłożenia zeznania podatkowego w terminie;
• nierzetelnego wypełnienia faktury;
• nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• bezprawnego stosowania zwolnień i obniżonych stawek VAT;
• wyłudzenia pozwoleń celnych lub zwrotów należności;
• zatajenia rzeczywistych rozmiarów firmy przed organem podatkowym.

Przeczytaj również: Kontrola skarbowa – co to jest i jak się do niej przygotować?

Kto składa czynny żal?

Czynny żal podpisuje dokładnie ta osoba, która popełniła dane wykroczenie. Jeśli więc wina leży po stronie przedsiębiorcy, to on powinien złożyć powiadomienie. Jeżeli natomiast zawiniło biuro rachunkowe, z którym współpracuje właściciel firmy, czynny żal składa personel biura odpowiedzialny za wykroczenie. Analogicznie, w przypadku gdy to zarząd nie dopełnił swojego obowiązku, podpisu dokonują jego członkowie odpowiedzialni za dane uchybienie.

W jaki sposób złożyć czynny żal?

Czynny żal można podpisać w urzędzie skarbowym – również w tym dla największych podmiotów – lub w urzędzie celno-skarbowym. Ważne, aby był to organ, w którym dany podmiot się rozlicza. Nie zawsze konieczna jest osobista wizyta w urzędzie – złożenie czynnego żalu jest możliwe również listownie lub za pośrednictwem uwierzytelnionego konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Przeczytaj także: Jakie zadania ma biuro rachunkowe? (symfonia.pl)

Elektroniczny czynny żal należy przesłać za pośrednictwem skrzynki ePUAP właściwego urzędu skarbowego lub przez portal podatkowy. Dokument trzeba również podpisać profilem zaufanym lub  podpisem kwalifikowanym. Warto również pobrać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które stanowi potwierdzenie doręczenia. Po złożeniu powiadomienia informującego o naruszeniu obowiązków celnych lub podatkowych naczelnik urzędu rozpatruje czynny żal, a cała usługa jest całkowicie bezpłatna.

Co należy zawrzeć w czynnym żalu? 

Nie istnieje żaden z góry określony wzór czynnego żalu. Podatnik może go zatem napisać własnymi słowami. Warto jednak pamiętać, by w zgłoszeniu zawrzeć wszystkie najistotniejsze informacje, takie jak:

• dane indentyfikacyjne – imię, nazwisko, adres, NIP lub PESEL,
• organ, do którego skierowane jest pismo, np. naczelnik urzędu skarbowego lub celno-skarbowego,
• informacja, czego dotyczy pismo, np. zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej (art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego),
• opis czynu oraz okoliczności jego popełnienia.

Czynny żal powinien obejmować ponadto informację o tym, czy dany podmiot dopełnił zaległych zobowiązań lub w jaki sposób zamierza naprawić swój czyn w najbliższym czasie.

Ważne: Chociaż nie ma ściśle określonego terminu na złożenie czynnego żalu, warto zrobić to jak najszybciej. Nie będzie on bowiem skuteczny, jeśli organy skarbowe rozpoczną postępowanie.

Czy czynny żal zawsze zapobiega konsekwencjom?

Czynny żal nie zawsze chroni przedsiębiorcę lub inny podmiot przed konsekwencjami skarbowymi. Aby był on skuteczny:

• osoba, która popełniła wykroczenie/przestępstwo musi przyznać się do winy, zanim zostanie ono udokumentowane;
• osoba, która popełniła wykroczenie/przestępstwo musi przyznać się do jego popełnienia, zanim organy ściągania przystąpią do czynności mających na celu jego wykrycie – np. przeszukania lub kontroli.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której czynności rozpoczęte przez odpowiednie organy nie dają podstaw do wszczęcia postępowania. Wówczas podmiot, który dopuścił się wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, w dalszym ciągu może złożyć czynny żal. W przypadku, gdy trwa już postępowanie kontrolne, nie ma natomiast możliwości składania powiadomienia.

Co się stanie po złożeniu czynnego żalu?

Po otrzymaniu zgłoszenia od podatnika, organ skarbowy oceni, czy spełnione zostały warunki do skorzystania z instytucji czynnego żalu. Jeśli tak, postępowanie karne skarbowe zostanie umorzone. Organ skarbowy może jednak wszcząć postępowanie, jeśli podane w zawiadomieniu informacje okażą się nieprawdziwe lub niepełne. Składając czynny żal podatnik musi liczyć się również z koniecznością opłacenia zaległych podatków wraz z odsetkami. Złożenie zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego chroni bowiem jedynie przed sankcjami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym.