Czy biura rachunkowe są gotowe na wdrożenie KSeF? Raport z badań

Choć do wdrożenia obowiązkowego KSeF zostało coraz mniej czasu, wiele biur rachunkowych nadal nie jest gotowych na nowe obowiązki. Potwierdzają to badania przeprowadzone w lipcu 2025 r. przez Symfonię – wiele z nich nie rozpoczęło jeszcze żadnych przygotowań do obsługi klientów w nowym modelu e-fakturowania. Jakich wyzwań związanych z wdrożeniem KSeF najbardziej obawiają się księgowi? Jakie modele współpracy z klientami w ramach KSeF planują wprowadzić biura rachunkowe? Pobierz bezpłatny raport i poznaj odpowiedzi na te oraz inne pytania!

Coraz mniej czasu do wdrożenia KSeF

Parlament zakończył właśnie prace nad ustawą wprowadzającą Krajowy System e-Faktur i skierował ją do podpisu prezydenta. Zgodnie z przyjętym wcześniej harmonogramem KSeF ma stać się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, a dwa miesiące później dla pozostałych przedsiębiorców. Czasu na wdrożenie nowych przepisów jest coraz mniej, dlatego firmy i biura rachunkowe – jeśli jeszcze tego nie zrobiły – powinny jak najszybciej rozpocząć przygotowania do przejścia na nowy model e-fakturowania. Problem jest o tyle palący, że KSeF to zmiana o charakterze systemowym, która wymaga dostosowania procedur, reorganizacji obiegu dokumentów oraz wdrożenia systemów finansowo-księgowych przygotowanych do obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Przeczytaj również: KSeF a biuro rachunkowe – jak przygotować się na nowe obowiązki i poukładać współpracę z klientami? [e-book]

Jak wdrożenie KSeF wpływa na pracę biur rachunkowych?

W procesie wdrożenia KSeF biura rachunkowe odgrywają szczególnie ważną rolę. Przedsiębiorcy najczęściej oczekują, że będą one pełnić funkcję doradczą i aktywnie wspierać ich w obsłudze e-faktur. Wiele firm liczy również na to, że biuro rachunkowe przejmie na siebie całością zadań związanych z wysyłaniem i odbieraniem faktur w KSeF. Dla księgowych oznacza to konieczność przygotowania się na nowe obowiązki nie tylko od strony technicznej, ale również organizacyjnej. Obsługa dokumentów w ramach Krajowego Systemu e-Faktur wymaga bowiem m.in.:

• nadania odpowiednich uprawnień w systemie,
• ustalenia nowych zasad obiegu dokumentów między firmą a biurem rachunkowym,
• dostosowania używanego oprogramowania finansowo-księgowego do wymagań KSeF,
• opracowania procedur awaryjnych na wypadek braku dostępu do systemu.

W wielu przypadkach wdrożenie KSeF wymusza też zmianę dotychczasowego sposobu przekazywania dokumentów sprzedażowych i zakupowych – po wejściu w życie nowych przepisów, będą one musiały być przesyłane bezpośrednio za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów. Aby uniknąć opóźnień i błędów, już teraz niezbędne jest stworzenie dobrze zorganizowanego środowiska pracy oraz zapewnienie jasnej i szybkiej komunikacji między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

Czy biura rachunkowe są gotowe na KSeF?

Chcąc sprawdzić, co stanowi dla księgowych największe wyzwanie w procesie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, w lipcu 2025 r. przeprowadziliśmy badanie ankietowe. Do udziału w nich zaprosiliśmy ponad 150 biur rachunkowych z całej Polski, różniących się zarówno modelem działalności, jak i liczbą obsługiwanych klientów. Uzyskane wyniki pozwalają nie tylko wskazać główne obawy i największe trudności, ale także ocenić stopień przygotowania branży do przejścia na nowy model e-fakturowania.

Ten ostatni aspekt zasługuje zresztą na szczególną uwagę. Z badań wynika bowiem, że aż 69% biur rachunkowych nie rozpoczęło jeszcze żadnych przygotowań do obsługi klientów w ramach KSeF, a 72% nie podjęło decyzji o sposobie integracji z systemem. Co trzecie biuro wciąż nie określiło również zasad współpracy z klientami w zakresie wymiany e-faktur, a taki sam odsetek planuje tzw. podejście mieszane, w którym procesy obsługi e-faktur nie będą ustandaryzowane. Choć zapewnia to pewną elastyczność, brak spójnych procedur zwiększa ryzyko zatorów operacyjnych i opóźnień w księgowaniu dokumentów.

W wielu przypadkach źródłem opisanych wyżej problemów jest niski poziom cyfryzacji klientów, którzy wciąż są przyzwyczajeni do papierowych faktur i tradycyjnego obiegu dokumentów. Księgowi często nie wiedzą również, w jaki sposób informować przedsiębiorców o nowych obowiązkach i negocjować zapisy w umowach.

Pobierz raport i sprawdź, jak wygląda gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF!

Raport „Gotowość biur rachunkowych do wdrożenia KSeF” to opracowanie przygotowane przez Symfonię na podstawie badania ankietowego przeprowadzonego w lipcu 2025 r. Ukazuje perspektywę biur rachunkowych w obliczu jednej z największych zmian w sposobie prowadzenia księgowości w Polsce. Główną przesłanką do jego przygotowania była chęć zdiagnozowania stanu przygotowania branży do obowiązków wynikających z wdrożenia nowego modelu e-fakturowania, a także zrozumienia, jakie wyzwania, obawy i strategie dominują wśród księgowych.

Co znajdziesz w środku?

Raport skupia się na praktycznych aspektach wdrożenia KSeF i pokazuje m.in.:

• jakie modele współpracy z klientami w ramach KSeF najczęściej wybierają biura rachunkowe,
• które wyzwania budzą największe obawy wśród księgowych,
• jak obecnie wygląda stan przygotowań do wdrożenia KSeF w biurach rachunkowych,
• w jakich obszarach występują największe trudności i dlaczego.