KSeF a biuro rachunkowe – jak przygotować się na nowe obowiązki i poukładać współpracę z klientami? [e-book]

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna – zwłaszcza dla biur rachunkowych, które już teraz powinny pomyśleć o tym, jak zmieni się ich rola w procesie e-fakturowania. Jakie obowiązki wynikają z przepisów? Jak uporządkować obieg dokumentów i komunikację z klientami? W tym poradniku znajdziesz konkretne odpowiedzi na te oraz inne pytania, a także praktyczny przewodnik, który pomoże Ci dobrać model współpracy dopasowany do specyfiki Twojego biura.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wdrożenie KSeF w dużym stopniu wpływa na sposób współpracy między biurem rachunkowym a jego klientami.
• W procesie e-fakturowania w ramach KSeF biuro rachunkowe może pełnić wyłącznie funkcję rozliczeniową lub odpowiadać za pełną obsługę dokumentów.
• Wybór modelu współpracy warto dobrze przemyśleć – tak, aby odpowiadał zarówno potrzebom biura, jak i oczekiwaniom klientów.

Obowiązki biura rachunkowego w związku z wdrożeniem KSeF

Wdrożenie KSeF to przykład zmiany prawnej, która w istotny sposób wpływa na sposób funkcjonowania biura rachunkowego. Wiąże się ona przecież nie tylko z wprowadzeniem nowego formatu faktur, ale przede wszystkim koniecznością reorganizacji całego procesu ich obiegu – od wystawienia, przez odbiór, aż po zaksięgowanie.

Od momentu wejścia w życie KSeF każda faktura będzie musiała zostać wystawiona i przesłana do systemu w określonym terminie – a ewentualne korekty nie będą już tak proste, jak dotychczas. To z kolei oznacza konieczność większej dyscypliny po stronie przedsiębiorcy i lepiej ułożonej współpracy z biurem. wcielając się w rolę doradcy, przewodnika i edukatora.

Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia

KSeF to jednak nie tylko zmiana po stronie przedsiębiorców – to również szereg konkretnych obowiązków, z którymi muszą się zmierzyć biura rachunkowe. Dotyczą one m.in.:

• zapewnienia integracji oprogramowania księgowego stosowanego w biurze z KSeF, tak aby możliwe było automatyczne pobieranie i przetwarzanie faktur,
• wdrożenia procedur obsługi e-faktur, obejmujących wystawianie, odbieranie, akceptacje merytoryczną dokumentów, archiwizowanie i księgowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami KSeF,
• zarządzania uprawnieniami w systemie, w tym przyjmowania pełnomocnictw od klientów i nadawania dostępu innym pracownikom,
• weryfikacji poprawności danych w dokumentach, ponieważ ewentualne błędy mogą skutkować koniecznością korekt i opóźnieniami w rozliczeniach,
• prowadzenia szkoleń i udzielania praktycznego wsparcia klientom, którzy nie są jeszcze gotowi na pracę z KSeF,
• zorganizowania nowego sposobu obiegu dokumentów, np. poprzez automatyczne zaczytywanie faktur kosztowych bezpośrednio z systemu KSeF i ich akceptacja merytoryczna przez klienta w momencie, kiedy faktury pobierane są przez biuro rachunkowe.

W tym nowym modelu pracy biuro rachunkowe przestaje być jedynie wykonawcą – staje się partnerem w procesie zarządzania dokumentacją klienta. A to wymaga przemyślanego podejścia do roli, jaką będzie pełnić.

Przeczytaj również: Jak nadać uprawnienia do KSeF?

KSeF a biuro rachunkowe – jaki model współpracy wybrać?

Jednym z największych wyzwań związanych z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur może okazać się organizacja obiegu dokumentów. W wielu firmach oznacza to konieczność uporządkowania lub nawet całkowitego przemyślenia dotychczasowych procesów. Dotyczy to również kwestii współpracy z biurem rachunkowym, która może przyjmować różne formy – od pełnej obsługi e-faktur przez biuro, po model, w którym to klient sam zarządza fakturami w KSeF, a biuro skupia się jedynie na rozliczeniach.

Model delegowany – biuro rachunkowe przejmuje obsługę faktur w KSeF

W tym modelu klient nadaje biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia do KSeF tak, aby mogło ono przejąć pełną obsługę e-faktur – od wystawienia po zaksięgowanie. Z perspektywy biura takie rozwiązanie daje lepszą kontrolę nad dokumentacją i ułatwia porządkowanie procesów. Z drugiej jednak strony wiąże się też z większą odpowiedzialnością po stronie biura rachunkowego. Wymaga także dokładnego ustalenia w umowie, kto i w jakim zakresie zajmie się weryfikacją faktur zakupowych.

Model współdzielony – klient wystawia faktury, a biuro je pobiera i księguje

W przypadku modelu współdzielonego część procesu związanego z obsługą e-faktur odbywa się po stronie klienta. Odpowiada on m.in. za wystawienie faktury oraz przesłanie jej do KSeF. Biuro rachunkowe ma natomiast nadane uprawnienia i może pobierać faktury bezpośrednio z platformy ministerstwa – i to nie tylko te przesłane przez klienta, ale także te, które otrzymał od kontrahentów. Taki model współpracy pozwala zachować kontrolę nad fakturowaniem po stronie klienta, przy jednoczesnym uproszczeniu pracy biura. Kluczowe jest wcześniejsze ustalenie zasad obiegu dokumentów oraz sposobu ich akceptacji przez klientów, aby zapewnić sprawny i jednoznaczny przebieg procesu księgowania. Optymalnie, jeśli obieg i akceptacja dokumentów odbywają się w aplikacji udostępnionej przez biuro – to gwarantuje kontrolę, porządek i efektywną współpracę z klientem.

Model zintegrowany – klient i biuro pracują na wspólnej platformie zintegrowanej z KSeF

Model zintegrowany to rozwiązanie dla firm, które chcą samodzielnie zarządzać swoimi fakturami w ramach KSeF. Obieg dokumentów między klientem a biurem odbywa się tu za pomocą platformy udostępnionej przez biuro rachunkowe klientowi, która pozwala dodawać dokumenty w uzgodnionym wcześniej formacie, a także dodawać do nich opisy potrzebne do prawidłowego rozliczenia.

W efekcie klient zachowuje pełną kontrolę nad procesem, a biuro otrzymuje wyłącznie zatwierdzone dane.

Model oparty na przesyłaniu dokumentów

Ten model współpracy jest bardzo podobny do poprzedniego – klient samodzielnie wystawia faktury, wysyła je do KSeF i pobiera stamtąd otrzymane dokumenty. Biuro odpowiada natomiast wyłącznie za rozliczenia. Różnica polega na sposobie wymiany dokumentów – ta nie odbywa się już za pośrednictwem platformy komunikacyjnej, ale np. mailowo.

Biuro rachunkowe w dobie KSeF – jak ułożyć współpracę z klientami? Pobierz praktyczny przewodnik!

Zastanawiasz się, jak ułożyć współpracę z klientami w dobie KSeF i który model wymiany dokumentów najlepiej sprawdzi się w Twoim biurze? Pobierz praktyczny przewodnik, w którym znajdziesz:

• 3 modele współpracy, dostosowane do różnych typów biur i klientów,
• zestawienie plusów i minusów każdego wariantu,
• wskazówki, kiedy warto wdrożyć dany model i na jakie aspekty współpracy zwrócić szczególną uwagę.

POBIERZ PRZEWODNIK

Wybierz odpowiedni model współpracy i przygotuj się na KSeF z wyprzedzeniem!

Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale także szansa na uporządkowanie procesów i lepszą organizację pracy w biurze rachunkowym. Warunek? Świadomy wybór modelu współpracy z klientem i odpowiednie przygotowanie.

Im wcześniej podejmiesz decyzję, jak chcesz pracować – tym łatwiej będzie Ci wdrożyć zmiany, zanim KSeF stanie się obowiązkowy.