Cyfryzacja w księgowości stała się faktem. Coraz więcej polskich biur księgowych wykorzystuje w codziennej pracy nowoczesne narzędzia cyfrowe, których celem jest usprawnienie wykonywania wielu zadań. Które z nich są stosowane w tego typu miejscach najczęściej?

 

Narzędzia cyfrowe – co je charakteryzuje?

Narzędziami cyfrowymi nazywamy wszelkiego rodzaju oprogramowania i aplikacje informatyczne, mające na celu usprawnienie codziennej pracy – w tym obsługi danych czy wymiany informacji. To zarówno zaawansowane oprogramowania do księgowości w chmurze czy programy do zarządzania projektami, jak i tradycyjne arkusze kalkulacyjne czy komunikatory online.

 

Oprogramowanie księgowe

Podstawowym narzędziem cyfrowym wykorzystywanym obecnie w biurach księgowych jest nowoczesne oprogramowanie do księgowości. Najpopularniejsze rozwiązanie stanowią programy w chmurze, w przypadku których wszystkie dane przechowywane są w jednym miejscu. Dobre oprogramowanie księgowe powinno zapewniać dostęp do wielu funkcji ułatwiających zarządzanie księgowością swoją oraz klientów. Wśród ważnych funkcjonalności wymienia się nie tylko wygodną wymianę faktur online czy generowanie deklaracji i spisu z natury, ale również kontakt z instytucjami i urzędami, kontrole płatności czy analitykę danych. Co więcej, ważne, aby program umożliwiał integrację z innymi narzędziami i był intuicyjny oraz łatwy w użyciu – w końcu ma usprawniać codzienną pracę księgowych. Powinien on także gwarantować maksymalne bezpieczeństwo danych klientów – a takie właśnie zapewniają oprogramowania chmurowe.

Rozwiązania Symfonii to nie tylko program do księgowości (Symfonia Finanse i Księgowość), ale i oprogramowania przeznaczone bezpośrednio dla biur rachunkowych (Symfonia Biura Rachunkowe). Program dla biur zapewnia wiele możliwości – od pełnej i uproszczonej księgowości, przez rozwiązania płacowe, aż po funkcje automatyzujące współpracę z klientami i narzędzia analityczne. Stworzono go w taki sposób, aby jak najbardziej ułatwiał obsługę klientów i przyspieszał proces wprowadzania dokumentów do systemu.

 

Systemy RPA

Modele RPA (ang. Robotic Process Automation) to kolejne narzędzia wykorzystywane w księgowości w celu przyspieszenia codziennej pracy. Są one w stanie naśladować powtarzalne czynności wykonywane przez człowieka w sposób automatyczny – mowa m.in. o odczytywaniu danych z faktur czy tworzeniu zestawień finansowych. Roboty wykorzystuje się też do generowania zaświadczeń dla pracowników klientów czy tworzenia raportów. Programy do automatyzacji RPA są w stanie znacząco usprawnić funkcjonowanie biura księgowego lub działu księgowości w firmie, gwarantując specjalistom dużą oszczędność czasu. Czas ten mogą oni wykorzystać na inne kluczowe zadania, których nie da się zrealizować przy użyciu nowoczesnych technologii.

 

Technologia blockchain

Kolejną technologią coraz częściej wykorzystywaną przez biura księgowe – zwłaszcza duże firmy zajmujące się obsługą podatkową – jest tzw. blockchain. Służy on do zapisu i przechowywania informacji o transakcjach, które są przedstawione w postaci bloków informacji. Blockchain gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa, niezmienności i unikatowości zapisanych danych. Konstrukcja tego rozproszonego, zdecentralizowanego rejestru zabezpiecza przed ingerencją w dane, np. ich zmianą czy likwidacją. To duży krok w stronę elektronicznego obiegu dokumentów i maksymalnej ochrony danych przekazywanych w elektronicznej postaci. Popularnym przykładem wykorzystania tej technologii jest Bitcoin.

Przeczytaj także: Faktury zagraniczne w KSeF. Czy będą wystawiane? – Symfonia 

Arkusz MS Excel

Jednym z najpopularniejszych narzędzi cyfrowych, które biura księgowe wykorzystują już od lat, jest Microsoft Excel. Ten użyteczny program umożliwia m.in. śledzenie transakcji, prowadzenie ksiąg rachunkowych i analizę danych finansowych danej firmy. Przy jego użyciu księgowi mogą również generować nietypowe raporty i zestawienia, które nie są możliwe do stworzenia w oprogramowaniu do księgowości. Ze względu na dużą liczbę dostępnych formuł znajduje on zastosowanie w wielu zadaniach i może być z łatwością dopasowany do indywidualnych potrzeb. MS Excel umożliwia przenoszenie danych między systemami i znacząco przyspiesza wykonywanie wielu czynności.