Faktury zagraniczne w KSeF. Czy będą wystawiane?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma stać się obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców podlegających polskim przepisom podatkowym. Wdrożenie obligatoryjnego KSeF zostało odłożone w czasie – na przełomie marca i kwietnia 2024 mamy jednak poznać nowe daty. Czy w nowym systemie będzie możliwe wystawianie faktur dla zagranicznych kontrahentów?

Integracja z KSeF – kogo będzie obowiązywała?

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur ma być obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT z polskim numerem NIP. Ma ona ponadto dotyczyć faktur potwierdzających dostawy na terenie Polski. Oznacza to, że firmy zagraniczne niebędące czynnymi podatnikami VAT, nie będą zobowiązane do wystawania nowych faktur. Jeżeli dana transakcja zagraniczna nie jest wyłączona z obowiązku udokumentowania jej w Krajowym Systemie e-Faktur, przedsiębiorca z polskim NIP-em będzie natomiast musiał wystawić fakturę ustrukturyzowaną, korzystając z rządowej platformy. Polscy przedsiębiorcy będą musieli przesyłać także faktury wystawiane w obrocie transgranicznym (np. WDT) czy te związane z eksportem towarów na rzecz innej firmy z siedzibą poza UE.

Przepisy związane z wystawianiem faktur zagranicznych w KSeF

Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF dla wszystkich polskich podatników w systemie ma być generowany każdy rodzaj faktury – a więc również faktura dla klienta zza granicy. Przed wystawieniem dokumentu przedsiębiorca będzie jednak musiał uzgodnić z drugą stroną dokładny sposób wysyłki faktury. Przekazanie dokumentu może odbyć się:

• w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF (np. pocztą e-mail);
• w tradycyjnej wersji papierowej;
• za pomocą kodu QR, zapewniającego dostęp do faktury w KSeF.

W przypadku firm realizujących prawie całą sprzedaż do podmiotów z UE i innych krajów przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur również będzie konieczne – bez względu na to, czy faktura zostanie później przesłana do klienta drogą mailową.

Faktury z oznaczeniem w JPK WSTO_EE z wysyłką za granicę a KSeF

W przypadku WSTO z Polski realizowanej do limitu 42 000 zł na rzecz podmiotów niebędących podatnikami i posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania bądź miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, fakturę wystawia się według polskich zasad. Wskazują na to zapisy z art. 106b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

W związku z tym po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF tego rodzaju faktury również będą wystawiane za pośrednictwem systemu. Warto jednak pamiętać, że po przekroczeniu limitu 42 000 zł/rok kończy się sprzedaż krajowa, a zaczyna obowiązywać rejestracja w kraju nabywcy dla potrzeb rozliczania VAT. Wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawiania dowodów sprzedaży zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym państwie.

Przeczytaj także: Jak cyfryzacja może poprawić wydajność mojej firmy? – Symfonia

Korzystanie z KSeF przez klientów zza granicy

Według przepisów dot. Krajowego Systemu e-Faktur z systemu mają korzystać wyłącznie podatnicy, którzy posiadają polski NIP. Klienci z innego kraju będą mogli jednak zarejestrować się dla potrzeb VAT, aby uzyskać dostęp do systemu i poszczególnych faktur bez potrzeby logowania się na konto podatnika. W takiej sytuacji wystawca będzie musiał przekazać zagranicznemu kontrahentowi dane konkretnej faktury.