Jakie są najczęstsze wyzwania związane z wdrożeniem nowych technologii w biurach księgowych?

Cyfrowe technologie są w stanie znacząco zautomatyzować pracę w biurach księgowych. Oprócz wielu zalet, które da się zauważyć w codziennej pracy na nowoczesnych systemach, wiążą się one również z pewnymi wyzwaniami. O jakich wyzwaniach mowa?

Integracja z innymi systemami

Jednym z większych wyzwań, z jakimi mierzą się biura księgowe pragnące wdrożyć nowoczesne technologie, jest integracja nowych oprogramowań z innymi systemami. Może się ona okazać naprawdę skomplikowana – choćby ze względu na ograniczenia systemowe czy starszy interfejs. W takiej sytuacji bardzo duże znaczenie ma odpowiednia strategia i stopniowe podejście do wdrożenia nowych rozwiązań. Bez wątpienia konieczna jest szczegółowa analiza technologicznych możliwości oraz wymagań i dopasowanie takich cyfrowych narzędzi, które będą kompatybilne z różnymi środowiskami informatycznymi.

Zmiany w całym biurze i brak doświadczenia personelu

Wdrożenie nowych, cyfrowych technologii po latach stosowania mniej zaawansowanych narzędzi, wiąże się ze sporymi zmianami. Niezbędne może się okazać wprowadzenie pewnych modyfikacji w samej kulturze organizacyjnej, z kolei pracownicy mogą czuć się przytłoczeni nowymi, pozornie skomplikowanymi rozwiązaniami. Nawet najbardziej intuicyjne programy wymagają pozyskania pewnych nowych umiejętności. Niezwykle ważne jest więc odpowiednie przeszkolenie księgowych i zapewnienie im wsparcia podczas wprowadzania zmian.

Nie należy zapominać również o powołaniu zespołów osób odpowiedzialnych za nowe rozwiązania. Co więcej, warto zaangażować pracowników już na początkowych etapach cyfrowej rewolucji w biurze. Wiele osób nie jest też świadomych ewentualnych zagrożeń związanych z użytkowaniem nowych technologii – jak np. coraz to nowszych metod ataków hakerskich. Oprócz szkolenia z zakresu samego użytkowania nowoczesnych systemów niezwykle ważne jest więc również zwiększanie wiedzy personelu na temat cyberprzestępczości i sposobów na uniknięcie ataków.

Ochrona przechowywanych danych

Wyzwaniem może się okazać również zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych klientów. Większość nowoczesnych rozwiązań – jak np. oprogramowania chmurowe – skutecznie chroni przechowywane dane, a za utrzymanie systemów odpowiadają ich dostawcy. Bezpieczne użytkowanie leży już jednak po stronie użytkowników. To bardzo ważne, aby biuro zapewniło maksymalną ochronę wrażliwych danych swoich klientów, które będą przechowywane w nowych systemach. Mowa o bezpieczeństwie zarówno podczas ich gromadzenia i przechowywania, jak również w trakcie samego przetwarzania danych.

Przeczytaj także: Jakie narzędzia cyfrowe są wykorzystywane w biurach księgowych (symfonia.pl)

Warto pamiętać m.in. o regularnych aktualizacjach, tworzeniu kopii zapasowych danych i systematycznych audytach. Wybierając konkretne oprogramowanie chmurowe, należy również upewnić się co do polityki dostawcy i jego sposobów na ochronę danych – w tym działania zgodnie z RODO czy UODO.