Procedura SME – jakie zmiany w VAT dla MŚP zaczną obowiązywać w 2025 r.?

Już 1 stycznia 2025 r. na terenie całej Unii Europejskiej zacznie obowiązywać tzw. procedura SME. Nowe przepisy wprowadzają szereg ułatwień w zakresie rozliczania podatku VAT w MŚP, które prowadzą działalność transgraniczną. Od przyszłego roku będą one bowiem mogły korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT także w innych państwach członkowskich UE. Przepisy wprowadzają tu jednak szereg limitów. Na czym dokładnie polega procedura SME? Jakie limity zwolnienia z VAT dla MŚP będą obowiązywać od 2025 r.? Sprawdź!

Spis treści:

• Co to jest procedura SME?
• Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME od 2025 r.?
• Zwolnienie z VAT dla MŚP od 2025 r. – jak skorzystać z procedury SME?  
• Rozliczanie VAT w ramach procedury SME – dodatkowe obowiązki

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Od 1 stycznia 2025 r. zacznie obowiązywać znowelizowana wersja ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).
• Wdrożenie nowych regulacji ma bezpośredni związek z implementacją unijnej procedury SME, umożliwiającej małym i średnim przedsiębiorstwom korzystanie ze zwolnienia z VAT także w innych państwach UE.
• Na zmianach mają skorzystać firmy, których roczne obroty w krajach UE nie przekraczają limitu 100 tys. euro.
• Aby rozliczać podatek VAT w ramach procedury SME, podatnik musi uzyskać indywidualny numer identyfikacyjny EX.

Co to jest procedura SME?

Procedura SME (ang. Small and Medium-sized Enterprise) to nowy mechanizm rozliczania podatku VAT, który już 1 stycznia 2025 r. zacznie obowiązywać na terenie całej Unii Europejskiej. Zasady jego działania zostały szczegółowo uregulowane na mocy dwóch Dyrektyw Rady UE: nr 2020/285 oraz nr 2022/542. Do polskiego porządku prawnego procedurę SME wprowadzają natomiast przepisy ustawy z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Jakich zmian w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług mogą spodziewać się przedsiębiorcy?  Procedura SME umożliwia małym i średnim firmom prowadzącym działalność transgraniczną korzystanie ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju, w którym znajduje się ich siedziba, lecz również innych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Aby móc ją zastosować, podatnik musi jednak spełnić szereg warunków. Jednym z nich jest limit rocznych obrotów, który nie może przekraczać 100 000 euro.

Zwolnienie z VAT dla MŚP od 2025 r. – przykład

Pan Adam prowadzi sklep internetowy zarejestrowany w Polsce, za pomocą którego sprzedaje swoje produkty m.in. klientom z Niemiec, Francji Czech czy Słowacji. W 2024 r. suma jego łącznych obrotów w UE wyniosła 55 000 euro. Ponieważ ta kwota jest niższa, niż przewidziany w ramach procedury SME limit 100 000 euro, od 2025 r. Pan Adam będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT zarówno w Polsce, jak i innych krajach UE.  

W ocenie Ministerstwa Finansów rozwiązania przewidziane w dyrektywie SME mają przede wszystkim wspierać rozwój handlu transgranicznego w sektorze MSP, upraszczać zasady rozliczania podatku VAT, a także redukować wysokość obciążeń administracyjnych wynikających z nieproporcjonalnego naliczania podatku od towarów i usług w poszczególnych krajach UE.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME od 2025 r.?

Z ułatwień przewidzianych w ramach procedury SME mogą skorzystać małe i średnie przedsiębiorstwa, które spełniają łącznie cztery warunki:

• mają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium jednego z państw członkowskich UE,
• suma ich rocznych obrotów na terenie UE nie przekroczy w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 tys. euro,
• wartość obrotów w państwie członkowskim, w którym firma chce korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nie przekroczy limitu obowiązującego w tym kraju,
• przedsiębiorca zgłosi się do procedury SME w państwie, w którym zarejestrowana jest jego firma i uzyska nr identyfikacyjny EX.

Ważne: próg 100 000 euro nie jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności gospodarczej.

Obejrzyj Bilans Księgowy o dowiedz się więcej o procedurze SME i zmianach w podatku VAT, jakie wchodzą w życie w 2025 r.

Z procedury SME nie mogą natomiast korzystać firmy przekraczające którykolwiek z wymienionych wyżej limitów, a także te, które wykonują transakcje wewnątrzwspólnotowe wymagające – z mocy ustawy – zarejestrowania jako czynny podatnik VAT-UE.

Ważne: firmy zarejestrowane w Polsce mogą korzystać z procedury SME jedynie w tych państwach UE, które wprowadziły zwolnienie z VAT na analogicznych zasadach, jak te wynikające z art. 113a ustawy o VAT.

Zwolnienie z VAT dla MŚP od 2025 r.  – jak skorzystać z procedury SME?  

Aby korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, przedsiębiorca powinien złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, wskazując w nim:

• dane identyfikacyjne firmy,
• państwa UE, w których chce korzystać ze zwolnienia,
• informację o wysokości rocznego obrotu na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim i bieżącym roku podatkowym.

Ważne: Zgłoszenia rejestracyjnego należy dokonać za pomocą druku VAT-R w wersji 18, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

Na podstawie przesłanej informacji oraz po potwierdzeniu możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT w wybranym państwie członkowskim, organ podatkowy (w terminie 35 dni) nada podatnikowi indywidualny numer identyfikacyjny EX. Za jego pomocą należy oznaczać wszystkie dokumenty rozliczane w ramach procedury SME.

Ważne: w sytuacji, gdy podatnik przestanie spełniać warunki korzystania ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME Naczelnik Urzędu Skarbowego wyda postanowienie o dezaktywacji nr EX ze skutkiem w trybie natychmiastowym.

Rozliczanie VAT w ramach procedury SME – dodatkowe obowiązki

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, muszą pamiętać o dodatkowych obowiązkach. Przepisy zobowiązują ich, by co kwartał przesyłali do urzędu skarbowego informację na temat wysokości obrotów w innych krajach Unii Europejskiej. Termin na złożenie takiego sprawozdania jest bardzo krótki – wynosi on bowiem miesiąc od dnia zakończenia kwartału i nie ulega przedłużeniu, jeśli ostatni dzień tego terminu wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.  W przypadku przekroczenia limitu obrotów uprawniającego do korzystania z procedury SME podatnik, w terminie 15 dni roboczych, powinien przekazać do urzędu skarbowego informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia, w którym kwota limitu została przekroczona. Nowe obowiązki dotyczą także wystawiania faktur. Te rozliczane w ramach procedury SME powinny być oznaczone indywidualnym numerem identyfikacyjnym EX oraz wskazywać na podstawę prawną korzystania ze zwolnienia (art. 113a ustawy o VAT).

Nowe przepisy mają zwiększyć konkurencyjność najmniejszych przedsiębiorstw, głównie usługowych. Barierą w praktycznym ich zastosowaniu mogą być wymagania raportowe – nie da się ich spełnić, bez sprawnego oprogramowania – podsumowuje Bogdan Zatorski, Kierownik ds. Analiz Biznesowych i Wymagań Prawnych w Symfonii.

Ważne: procedura SME nie nakłada dodatkowych obowiązków na podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie przepisów krajowych i prowadzą działalność gospodarczą wyłącznie w jednym państwie.

Źródła:

• VAT dla MŚP. Co zmieni procedura SME? – Trade.gov.pl
• Ustawa z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 1721)