Przełom roku w biurze rachunkowym – jak się przygotować?

Przełom starego i nowego roku to pracowity okres dla wszystkich księgowych oraz biur rachunkowych. W jaki sposób przygotować się do rozmów z klientami – m.in. na temat remanentów czy form opodatkowania – i ewentualnych zmian w cennikach? Jakie obowiązki wiążą się z zamknięciem roku podatkowego? Sprawdź!

Spis treści:

• Zamknięcie roku podatkowego – ważne obowiązki
• Wstępne przygotowanie klientów do remanentu
• Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym
• Weryfikacja rozrachunków
• Określenie sposobu ujmowania składek ZUS
• Określenie sposobu ujmowania kosztów

 Najważniejsze informacje w skrócie:

• Zamknięcie roku podatkowego wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szeregu czynności, takich jak sporządzenie inwentaryzacji czy weryfikacja dokumentów księgowych.
• Przełom roku w biurze rachunkowym to także dobra okazja do zmiany oprogramowania.
• Księgowi nie powinni również zapominać o weryfikacji rozrachunków i skorygowaniu zgodności sald.

Zamknięcie roku podatkowego – ważne obowiązki

Zamknięcie roku podatkowego to proces, do którego warto się solidnie przygotować. Jest to bowiem ostatni moment, by wprowadzić do ewidencji i rozliczyć wszystkie faktury, zweryfikować zapisy w księgach i sprawdzić rozrachunki. Nawet drobne zaniedbania mogą mieć bowiem poważne konsekwencję. Tą najczęstszą jest konieczność skorygowania zeznania rocznego.

Przygotowując się do zamknięcia roku podatkowego w biurze rachunkowym dobrze jest również sprawdzić, czy dokumentacja księgowa jest uporządkowana i ponumerowana, a na fakturach znajdują się opisy potwierdzające zasadność kosztu podatkowego. Trzeba również pamiętać o odpowiedniej archiwizacji dokumentów księgowych, które zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej muszą być przechowywane przez ściśle określony czas. Ten najczęściej wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W efekcie dokumenty za 2024 muszą być przechowywane aż do 2030 roku.

Wstępne przygotowanie klientów do remanentu

Podstawowym tematem poruszanym przez biura rachunkowe na przełomie roku jest remanent, czyli spis z natury. Okazuje się, że coroczne przypominanie klientom, w jaki sposób sporządzić spis, jest niezwykle ważne. Wciąż bowiem wielu przedsiębiorców popełnia podstawowe błędy w remanencie – np. te związane z objętymi spisem towarami czy wycenami w cenach brutto. Aby uniknąć tego typu problemów, warto zaproponować swoim klientom pomoc w postaci krótkiej i zwięzłej instrukcji na temat wyceny towarów oraz samych sposobów tej wyceny.

Klientom może przydać się również przykładowy wzór spisu z natury – zwłaszcza w przypadku mikro- i małych przedsiębiorstw, które nie korzystają ze specjalistycznych programów i nie są w stanie stworzyć arkusza z pozycjami produktów. Oprócz wzoru remanentu klientom, którzy nie posiadają towarów, warto przesłać wzór oświadczenia o zerowym spisie z natury. Takie materiały znacząco pomogą im w dopełnieniu obowiązków, zmniejszając tym samym liczbę telefonów i maili z pytaniami do biura rachunkowego. Najlepiej przekazać je klientom na początku grudnia, a pod koniec miesiąca – wysłać im dodatkowe przypomnienie o spisie z natury. Co więcej, jeśli planowane są zmiany w cennikach współprac, warto poinformować o nich klientów jeszcze przed końcem roku.

Przeczytaj również: Jak przeprowadzić remanent na koniec roku? – Symfonia

Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym

Zamknięcie roku podatkowego to także dobry moment na zmianę oprogramowania księgowego. Ten krok warto rozważyć szczególnie wówczas, gdy dotychczasowy system przestaje spełniać oczekiwania. Nowoczesne programy, jak np. Symfonia eBiuro znacząco usprawniają współpracę z klientami – a wygodę tę odczuwa zarówno biuro, jak i sam przedsiębiorca. Ciekawym dodatkiem do tego typu oprogramowania jest m.in. moduł do komunikacji z klientami, za pomocą którego księgowi mogą przesyłać miesięczne rozliczenia, dodawać załączniki, a także udzielać konsultacji. Symfonia eBiuro zapewnia ponadto zdalny dostęp do dokumentów i wszystkich funkcji programu za pomocą przeglądarki lub aplikacji mobilnej na telefonie. Pracę z systemem ułatwia przejrzysty kokpit dla biur rachunkowych, w którym bez trudu można znaleźć wszystkie potrzebne narzędzia, funkcje i informacje.

Weryfikacja rozrachunków

Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość co do zasady nie muszą potwierdzać sald w rozrachunkach z kontrahentami. Warto jednak poświęcić czas i sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały opłacone w terminie. Może się bowiem okazać, że przedsiębiorca podczas składania deklaracji będzie mógł skorzystać z tzw. ulgi na złe długi.

Określenie sposobu ujmowania składek ZUS

Biuro rachunkowe może na przełomie roku sprawdzić, co będzie korzystniejsze dla konkretnych klientów – odliczenie składek na ubezpieczenia ZUS w zaliczce od podstawy opodatkowania czy uwzględnienie składek ZUS w kosztach podatkowych. Znaczenie ma w tym przypadku wybrana forma opodatkowania działalności gospodarczej.

Przeczytaj także: Outsourcing w obszarze rachunkowości: czy warto? – Symfonia

Określenie sposobu rozliczania kosztów

Kolejną kwestią, którą powinny wziąć pod uwagę biura rachunkowe przed końcem roku, jest przygotowanie do rozmów na temat sposobu rozliczania kosztów. Dobrze, jeśli biuro przeanalizuje sytuację swoich klientów pod kątem ponoszonych przez ich firmy kosztów. Klient może bowiem konsultować się ze swoim księgowym w sprawie zmiany metody ich rozliczania.