Transformacja cyfrowa w biurach rachunkowych – czym się kierować przy wyborze oprogramowania?

Cyfryzacja w księgowości to coraz bardziej powszechne zjawisko. Nic w tym dziwnego – umożliwia ona znaczącą optymalizację procesów księgowych i pozwala na dużą oszczędność czasu. Aby jednak transformacja cyfrowa w biurze rachunkowym przebiegła pomyślnie, potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie. Na co zwrócić uwagę podczas wyboru konkretnego narzędzia?

 

Transformacja cyfrowa w biurze rachunkowym – na czym polega?

Cyfrowa transformacja księgowości obejmuje m.in. przejście z danych papierowych na te w formie elektronicznej. To skuteczny sposób na przyspieszenie i ułatwienie procesów księgowych oraz samej pracy specjalistów z biura rachunkowego. Digitalizacja pozwala również oszczędzić koszty oraz przestrzeń biurową – wszystkie pliki przechowywane są bowiem w jednym miejscu w chmurze. Elektroniczny obieg dokumentów chroni ponadto dokumentację przed zniszczeniem bądź utratą i zmniejsza ryzyko błędów w dokumentach. Wyszukiwanie i wypełnianie konkretnej dokumentacji jest znacznie wygodniejsze – personel biura rachunkowego może więc skupić się na innych kluczowych zadaniach.

 

Czym kierować się przy wyborze oprogramowania księgowego?

Aby móc przejść z dokumentacji tradycyjnej na tę elektroniczną, biuro rachunkowe powinno zainwestować w odpowiednie oprogramowanie do księgowości. Czym powinien charakteryzować się dobry program księgowy dla specjalistów, którzy zdecydowali się na cyfrową transformację?

 

Funkcjonalność

Dobre oprogramowanie księgowe powinno oferować użytkownikowi wiele zaawansowanych funkcji. Im jest ich więcej, tym większy zakres usług biuro rachunkowe może zaproponować swoim klientom. Do podstawowych funkcji programów księgowych należy wystawianie i udostępnianie faktur, prowadzenie pełnej i uproszczonej księgowości, kontakt z urzędami czy elektroniczny obieg dokumentów.

Coraz więcej zaawansowanych programów i ekosystemów – jak Symfonia dla biur rachunkowych – pozwala jednak dodatkowo na analizę i weryfikację jakości danych, przypominanie klientom o płatnościach czy śledzenie środków trwałych. Przydatną funkcją jest również obsługa kadr i płac oraz dostęp do szkoleń i kursów online dla całego personelu.

 

Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Oprogramowanie księgowe powinno gwarantować maksymalne bezpieczeństwo przechowywanych w nim danych. Programy tego typu nie tylko zabezpieczają dokumenty przed zgubieniem lub zniszczeniem, ale i zapewniają skuteczną ochronę przed dostępem nieupoważnionych osób oraz atakami hakerskimi. Podczas wyboru konkretnego programu należy więc wziąć pod uwagę stopień zabezpieczeń, jaki oferuje jego dostawca.

 

Chmura i współpraca z innymi programami

Najlepsze rozwiązanie dla biur rachunkowych podążających za cyfryzacją stanowią oprogramowania pozwalające na korzystanie z chmury. Wszystkie dane gromadzone są wówczas w jednym miejscu, a uprawnieni użytkownicy mają do nich dostęp o każdej porze i z w każdej lokalizacji. Rozwiązania chmurowe zapewniają oszczędność czasu, miejsca oraz kosztów, redukują ryzyko błędów w dokumentacji i w znacznym stopniu wpływają na ich bezpieczeństwo. To prosty sposób na optymalizację wielu księgowych czynności. Dobrze również, jeśli oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z innymi systemami – zwłaszcza Krajowym Systemem e-Faktur, który docelowo stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Intuicyjna obsługa i szybki dostęp do informacji

To ważne, aby oprogramowanie do zarządzania księgowością było łatwe w obsłudze i zapewniało wygodny, szybki dostęp do danych. Głównym celem stosowania nowoczesnych programów jest usprawnienie codziennej pracy biur rachunkowych – skomplikowane systemy wcale jej nie ułatwiają. Oprogramowanie powinno więc zapewniać wygodne i sprawne zarządzanie wszystkimi funkcjami – nawet dla osoby, która wcześniej nie korzystała z tego typu narzędzi. Znaczenie ma również dostęp do przechowywanych danych – najlepiej, jeśli jest on możliwy o dowolnej porze i w dowolnym miejscu. W przypadku większości nowoczesnych oprogramowań potrzebne jest tylko urządzenie z dostępem do Internetu.

Przeczytaj także: Jak nowe przepisy podatkowe wpływają na oprogramowanie księgowe? – Symfonia

Oprogramowanie dla biur rachunkowych od Symfonii

Poszukując dobrego oprogramowania dla swojego biura rachunkowego, warto zwrócić uwagę na program Symfonia dla biur rachunkowych. Narzędzie znacząco usprawnia pracę działu księgowości lub biura rachunkowego, umożliwiając:

• elektroniczny obieg dokumentów;
• prowadzenie pełnych ksiąg handlowych oraz księgowości uproszczonej (KPiR i rozliczenia ryczałtowe);
• wystawianie faktur oraz ich wymianę;
• zarządzanie dostępem do dokumentów i archiwum;
• komunikację online z klientami o każdej porze i w każdym miejscu;
• obsługę kadr i płac;
• analizę danych, weryfikację ich jakości oraz tworzenie raportów;
• dostęp do szkoleń i kursów online związanych z księgowością, podatkami i finansami.

To zaawansowane rozwiązanie, gwarantujące nowoczesnym biurom rachunkowym wszystkie wspomniane wcześniej funkcjonalności.