TOP 7 narzędzi do ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to jedno z kluczowych zagadnień w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Dobre narzędzie do śledzenia godzin pracy nie tylko usprawnia organizację, ale także pomaga w przestrzeganiu przepisów prawnych i optymalizacji procesów biznesowych. Narzędzia te pozwalają m.in. na efektywne monitorowanie czasu pracy pracowników, zwiększając tym samym produktywność firmy. 

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa? 

Prowadzenie poprawnej ewidencji czasu pracy jest kluczowe zarówno z punktu widzenia prawa, jak i efektywności zarządzania firmą. Ewidencja czasu pracy pomaga prawidłowo rozliczać czas pracy i ustalać wysokość wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń pracowniczych. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę. 

Z jakich powodów prowadzenie ewidencji czasu pracy jest istotne?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest istotne z wielu powodów:

• zapewnia zgodność dokumentacji z przepisami prawa,  
• pomaga w optymalizacji kosztów,  
• wspiera prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń, 
• ułatwienie planowania i organizacji pracy,  
• Wspływa na zadowolenie i zaangażowanie pracowników. 

7 innowacyjnych narzędzi do ewidencji czasu pracy w 2025

• inEwi 
• IC Project 
• Registo 
• RCPPonline 
• Polsystem 
• Timelog 
• Fanurio 

1. inEwi – najlepszy z programów do ewidencji czasu pracy 

inEwi to polska, działająca w chmurze aplikacja do elektronicznej ewidencji czasu pracy, umożliwiająca m.in. rejestrowanie wejść/wyjść, tworzenie harmonogramów, rozliczanie nadgodzin, prowadzenie ewidencji urlopów i delegacji, a także mierzenie czasu poświęconego na konkretne zadania. System inEwi integruje się z dostępnymi na rynku rozwiązaniami kadrowo-płacowymi, a także generuje czytelne raporty zgodne z polskim Kodeksem Pracy. Co istotne, ewidencja prowadzona w systemie odbywa się zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy, co zapewnia pracodawcy pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.  Program jest dostępny w wersji przeglądarkowej oraz mobilnej. 

Główne funkcje inEwi: 

• ewidencja czasu pracy, 
• rejestracja czasu pracy (RCP), 
• monitorowanie aktywności pracownika, 
• rejestrowanie czasu pracy z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej, 
• tworzenie i zarządzanie grafikami pracy, 
• proste rozliczanie urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności pracownika, 
• łatwość obsługi oraz możliwość korzystania w każdym miejscu i czasie. 

2. IC Project – polski program do zarządzania projektami i zadaniami 

IC Project to kolejne z narzędzi oferujące także dedykowane funkcjonalności do mierzenia i ewidencji czasu pracy. Zaletą korzystania z IC Project jest praca na projektach – narzędzie przedstawia czytelną i transparentną pracochłonność zadań.  

Główne funkcje: 

• integracja z zadaniami i projektami, 
• raportowanie i analiza,  
• automatyczne przeliczanie na koszty, 
• aplikacja mobilna. 

3. Registo – aplikacja mobilna z darmową wersją podstawową do ewidencji czasu pracy 

Ragisto to polski system ewidencji czasu pracy, umożliwiający pracodawcom proste zarządzanie obecnością pracowników. Ragisto przede wszystkim skupia się na wykorzystaniu technologii kodów QR oraz korzystaniu z aplikacji mobilnej dzięki czemu proces rejestracji wejść/wyjść jest łatwy i intuicyjny.  

Główne funkcje:  

• wykorzystanie i skanowanie kodów QR, 
• rejestracja nieobecności pracowników,  
• prosta w obsłudze aplikacja mobilna. 

4. RCPonline – system ewidencji pracowników dostosowany do potrzeb 

RCPonline to kolejne polskie narzędzie online z grupy systemów umożliwiających firmom efektywne zarządzanie obecnością pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. RCPonline oferuje trzy pakiety subskrypcyjne w zależności od wielkości firmy oraz funkcjonalności. 

Główne funkcje:  

• rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, 
• planowanie grafików pracy, 
• elektroniczne wnioski urlopowe, 
• dostępność online, 
• zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy. 

5. Polsystem – rozwiązanie projektowane z myślą o przedsiębiorcach zatrudniających powyżej 100 pracowników 

Polsystem jest polską firmą specjalizująca się w dostarczaniu zaawansowanych narzędzi rejestracji i ewidencji czasu pracy, a także kontroli dostępu, wspierającej firmy w efektywnym zarządzaniu personelem. System, dzięki modułowej budowie jest dopasowany do każdej organizacji uwzględniając wszystkie najważniejsze czynniki, takie jak wielkość firmy, branża, struktura organizacyjna, procesy kadrowe oraz obowiązujące przepisy prawa pracy.   

Główne funkcje:  

• automatyczna ewidencja czasu pracy, 
• dopasowany do potrzeb organizacji, 
• dbanie o kompletność danych, 
• rozwiązanie dla firm zatrudniających powyżej 100 pracowników,  
• integracja z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi. 

6. TimeLog – rejestracja godzin pracy, planowania zasobów oraz fakturowania w jednym 

System TimeLog to zaawansowane narzędzie do zarządzania czasem pracy, które łączy funkcje rejestracji godzin, planowania zasobów oraz wystawiania faktur. Poprzez integrację danych o czasie pracy z procesem fakturowania zapewnia pełną spójność i oszczędność czasu. Rozwiązanie jest szczególnie dedykowane firmom świadczącym usługi profesjonalne, m.in. agencje lub firmy IT. 

Główne funkcje: 

• fakturowanie i finanse w jednym, 
• rejestracja czasu pracy, 
• planowanie zasobów,  
• raportowanie i analiza, 
• integracje z systemami zewnętrznymi, 
• elastyczne modele subskrypcyjne. 

7. Fanurio – proste rozwiązanie stworzone z myślą o freelancerach oraz małych firmach 

Fanurio to to prosta aplikacja do ewidencjonowania czasu pracy, skierowana głównie do małych firm i zespołów. Umożliwia monitorowanie czasu poświęcanego zarówno obowiązkom zawodowym, jak i zajęciom prywatnym. Narzędzie pozwala także generować czytelne raporty, które pomagają ocenić realną produktywność zespołu oraz poszczególnych użytkowników. Aplikacja dostępna jest wyłącznie w wersji desktopowej, co stanowi dobre rozwiązanie dla osób, które nie korzystają z rozwiązań chmurowych.

Główne funkcje: 

• działa na systemach Windows, macOS i Linux, 
• fakturowanie i rozliczenia,  
• zarządzanie projektami, 
• raportowanie, 
• prosta obsługa.  

Podsumowanie 

Ewidencja czasu pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale również narzędzie wspierające efektywność i przejrzystość procesów w firmie. Wybór odpowiedniego oprogramowania może przynieść wymierne korzyści, takie jak lepsze zarządzanie zasobami, dokładniejsze rozliczenia czy usprawnienie pracy zespołowej. Warto więc dokładnie przeanalizować dostępne rozwiązania i dopasować je do specyfiki swojej organizacji, aby w pełni wykorzystać jej potencjał. Przykładowo, jeśli potrzebujesz programu, który umożliwi prowadzenie ewidencji zgodnie z Kodeksem pracy i jednocześnie będzie skalowalny wraz ze wzrostem Twojej firmy, dobrym wyborem będzie inEwi. Z kolei freelancerom szukającym prostego narzędzia do mierzenia czasu pracy na zadaniach dobrze sprawdzi się Fanurio.