Najczęstsze błędy podczas cyfryzacji firmy

Wdrożenie w firmie cyfrowych rozwiązań może wiązać się z wieloma korzyściami – m.in. optymalizacją procesów, oszczędnością czasu czy wzrostem bezpieczeństwa danych. Aby jednak tak się stało, trzeba wystrzegać się pewnych błędów podczas implementacji nowych rozwiązań. Które z nich podczas cyfryzacji firm pojawiają się najczęściej?

Spis treści:

• Cyfryzacja biznesu – nadal mamy wiele do zrobienia
• 6 najczęstszych błędów podczas cyfryzacji firmy

Cyfryzacja biznesu – nadal mamy wiele do zrobienia

Cyfryzacja firm działających na rodzimym rynku nabiera tempa. Taki wniosek wynika z najnowszego raportu KPMG badającego, jak MŚP absorbują nowoczesne technologie. W 2024 r. wskaźnik Transformacji Cyfrowej Biznesu osiągnął wartość 5,1 pkt – to aż o 0,7 więcej niż w poprzednim badanym okresie. Dynamika cyfryzacji w polskich firmach jest jednak nierówna. Z nowoczesnych technologii najchętniej korzystają przedsiębiorstwa z sektora finansowego – tam wskaźnik cyfryzacji biznesu osiągnął 6,2 pkt. Najsłabiej w zestawieniu wypadła natomiast branża budownictwa i nieruchomości. W jej przypadku wartość wskaźnika nie przekroczyła 4,2 pkt.
Wskaźnik transformacji cyfrowej biznesu – dane z 2024 r.

Źródło: KPMG 2024

Wspomniany wyżej raport ujawnił również szereg problemów, z jakimi mierzą się firmy wkraczające na ścieżkę cyfrowej transformacji. Te pojawiają się zarówno na poziomie technicznym, jak i organizacyjnym. Które błędy podczas cyfryzacji firmy pojawiają się najczęściej i co zrobić, by ich uniknąć?

6 najczęstszych błędów podczas cyfryzacji firmy

Cyfryzacja firmy to długotrwały i złożony proces, podczas którego nietrudno o rozmaite błędy. Wiele z nich wynika z zaniedbywania fundamentalnych kwestii, które mają duży wpływ na powodzenie projektów związanych z implementacją nowych rozwiązań. Poniżej omawiamy te, pojawiające się najczęściej.

Brak planu implementacji

Podstawowym błędem popełnianym w trakcie wdrażania w firmie cyfrowych rozwiązań jest brak odpowiedniej strategii. Bez dobrego planu cały proces zajmie znacznie więcej czasu, a same zmiany nie przyniosą oczekiwanych efektów. To bardzo ważne, by firma stworzyła konkretny harmonogram obejmujący kluczowe kroki implementacji, cele cyfryzacji, terminy wdrożenia czy zadania poszczególnych osób odpowiedzialnych za nowe rozwiązania. Taki plan może znacząco wpłynąć na szybkość prac i zapobiec ewentualnym niepowodzeniom.

Zmiany nieuwzględnione w procesach firmy

Błędy w cyfryzacji firm wynikają także z braku uwzględnienia zmian w firmowych procesach. Wszelkiego rodzaju rozwiązania – niezależnie od tego, czego dotyczą – zawsze muszą zostać ujęte w procedurach i standardach pracy. Bez tego pracownicy nie będą czuli się zobligowani do korzystania z nowych technologii. Co więcej, należy pamiętać o szczegółowym poinformowaniu personelu firmy o planowanych wdrożeniach. Taka praktyka pozwala uniknąć problemów, których źródłem są obawy związane ze zmianą.

Brak oceny złożoności wdrożenia

Wdrażanie cyfrowych rozwiązań w firmie może zająć kilka miesięcy – a niekiedy nawet więcej. Tę złożoność implementacji również warto uwzględnić w planie wdrożeniowym. W przeciwnym razie cały proces może jeszcze bardziej się wydłużyć, a to może się wiązać z dodatkowym stresem i presją. Ocena złożoności wdrożenia pozwoli także zaplanować przebieg prac w taki sposób, aby nie kolidowały one z działalnością firmy. Implementacja nowego systemu w szczycie sezonu urlopowego czy w okresie pików sprzedażowych z pewnością nie będzie dobrym pomysłem, bo pracownicy pochłonięci innymi zadaniami, nie będą angażować się w realizację projektu.

Brak testów oprogramowania

Planując cyfryzację firmy, należy dokładnie zastanowić się nad wyborem konkretnych systemów, np. do elektronicznego obiegu dokumentów. Samo przeprowadzenie researchu może jednak nie wystarczyć – trzeba pamiętać również o kompleksowych testach oprogramowania przed jego ostatecznym wdrożeniem. Umożliwią one wykrycie ewentualnych błędów i nieprawidłowości, a ponadto zapewnią pracownikom odpowiednie przygotowanie do obsługi nowych narzędzi.

Brak zespołu projektowego

Wdrożenie nowych, cyfrowych rozwiązań nie odbywa się samo – potrzeba do tego odpowiednio przeszkolonych ludzi. Zaangażowanie pracowników to klucz do sukcesu także w tym przypadku. Tymczasem częstym błędem w cyfryzacji firmy jest zrzucanie całej odpowiedzialności za powodzenie projektu na dostawcę nowego rozwiązania.  Planując wdrożenie, warto powołać co najmniej dwa zespoły: sterujący, w skład którego wejdą przedstawiciele zarządu i  kierownicy działów biznesowych oraz  roboczy, składający się z liderów różnych obszarów funkcjonalnych. Oprócz tego trzeba jeszcze pomyśleć także o zasadach komunikacji i monitorowania postępu prac. Dzięki temu łatwiej będzie zareagować, gdy podczas wdrożenia pojawią się nieprzewidziane problemy. Jeżeli zmiany są naprawdę duże i personel odczuwa w związku z nimi pewne obawy, konieczne okażą się wszelkiego rodzaju szkolenia z danego zakresu.

Wybór najtańszego rozwiązania

Chcąc zaoszczędzić, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na najtańsze rozwiązania, zamiast postawić na te o najlepszym dopasowaniu do specyfiki ich działalności. O ile początkowo taka sytuacja przynosi pewną oszczędność kosztów, to jednak z czasem wydatki mogą zacząć rosnąć. Wszystko dlatego, że system będzie wymagał wielu kosztownych kastomizacji. Nie oznacza to oczywiście, że tańsze rozwiązania zawsze oznaczają gorszą jakość. Wybierając dostawcę oraz konkretne oprogramowanie, warto jednak wziąć pod uwagę także inne czynniki niż cena. Program, który zostanie wybrany, powinien być jak najlepiej dopasowany do struktury oraz potrzeb danego przedsiębiorstwa.