Krajowy System e-Faktur a biura rachunkowe: korzyści i wyzwania

Krajowy System e-Faktur (Krajowy System e-Faktur lub KSeF) w Polsce zwiastuje nową erę w krajowym systemie podatkowym. Digitalizuje fakturowanie, czyniąc proces szybszym, wydajniejszym i bardziej niezawodnym. Jako pośrednicy między przedsiębiorcami a organami podatkowymi, biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę we wdrażaniu tego systemu.  
 

W tym artykule przyjrzymy się korzyściom i wyzwaniom, jakie KSeF stawia przed biurami rachunkowymi. 

 

Korzyści z Krajowego Systemu e-Faktur 

Wydajność: KSeF znacznie skraca czas generowania i wysyłania faktur, ponieważ automatyzuje te procesy. Zmniejsza również liczbę błędów ludzkich przy wprowadzaniu danych do faktury, zwiększając w ten sposób ogólną wydajność biur rachunkowych. 

Oszczędność kosztów: Cyfryzacja faktur eliminuje potrzebę drukowania i wysyłania fizycznych faktur, co skutkuje znacznymi oszczędnościami kosztów. 

Bezpieczeństwo: e-faktury są trudniejsze do sfałszowania niż ich fizyczne odpowiedniki, co zwiększa bezpieczeństwo zarówno dla firm, jak i biur rachunkowych. 

Łatwość audytu i zgodność z prawem: Dzięki przechowywaniu wszystkich danych faktur w formie elektronicznej w scentralizowanym systemie procesy audytu stają się prostsze i szybsze. Ułatwia to biurom rachunkowym zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi. 

Przyjazny dla środowiska: Przejście na faktury cyfrowe zmniejsza zużycie papieru, co czyni je wyborem przyjaznym dla środowiska. 

 

Wyzwania Krajowego Systemu e-Faktur 

Pomimo tych korzyści wdrożenie KSeF stawia również przed biurami rachunkowymi szereg wyzwań. 

Adaptacja technologii: dla niektórych biur rachunkowych, szczególnie mniejszych lub posiadających starsze systemy, przejście na system w pełni cyfrowy może być trudne. Być może będą musieli zainwestować w nowy sprzęt, oprogramowanie lub szkolenie, aby efektywnie korzystać z KSeF.

Koszty: Jednym z kluczowych wyzwań, z którymi borykają się biura rachunkowe w kontekście e-fakturowania, są niezbędne inwestycje, zwłaszcza te związane z oprogramowaniem. Implementacja systemów obsługujących e-fakturowanie wymaga często znaczących nakładów finansowych na zakup, instalację (wdrożenie) i utrzymanie odpowiedniego oprogramowania. Ponadto, konieczne jest szkolenie personelu, aby mógł on efektywnie korzystać z nowych narzędzi, co również generuje dodatkowe koszty.

Obawy dotyczące prywatności danych: W przypadku cyfrowego przechowywania poufnych danych fakturowych mogą pojawić się obawy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych. Podczas gdy KSeF posiada środki zapewniające bezpieczeństwo danych, biura rachunkowe muszą również podejmować kroki w celu ochrony danych klientów. 
 

Aktualna wiedza: Zasady i regulacje KSeF mogą zmieniać się w czasie, a biura rachunkowe muszą być na bieżąco. Muszą inwestować czas i zasoby w ciągłe uczenie się i bycie na bieżąco ze zmianami. 
 

Edukacja klientów: Biura rachunkowe muszą również edukować swoich klientów na temat KSeF, w tym korzyści płynących z niego i sposobu korzystania. Może to być czasochłonny proces, zwłaszcza w przypadku klientów, którzy nie są obeznani z technologią. 

Podsumowanie 

Krajowy System e-Faktur to niewątpliwie rewolucja w polskim systemie podatkowym. Choć przynosi szereg korzyści, biura rachunkowe napotykają również wyzwania związane z jego wdrażaniem. Odpowiednio przygotowując się do tych wyzwań i wykorzystując zalety, biura rachunkowe mogą odegrać kluczową rolę w pomyślnym wdrożeniu KSeF w Polsce. 

*Artykuł powstał we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce.