Faktura w obcej walucie. Kurs walut a system KSeF

Prowadzisz sprzedaż w euro, dolarach albo funtach i chcesz wystawić fakturę przez KSeF? Możesz to zrobić – przepisy nie zakazują fakturowania w walucie obcej ani przy sprzedaży zagranicznej, ani krajowej. Musisz jednak spełnić jeden warunek, o którym łatwo zapomnieć: kwotę podatku VAT zawsze wykazujesz w złotych polskich. Natomiast wartości netto i brutto mogą pozostać w walucie obcej. Faktura walutowa w KSeF wymaga również poprawnego uzupełnienia elementów struktury: KodWaluty oraz KursWaluty. Ich brak może skutkować tym, że dokument nie spełni wymogów formalnych przewidzianych dla faktury ustrukturyzowanej, a w konsekwencji nie zostanie prawidłowo przetworzony w KSeF.

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wystawiając fakturę walutową w KSeF, musisz przeliczyć VAT na złote i wpisać przeliczoną kwotę w strukturze faktury
• Wystawiasz fakturę w dniu wykonania usługi/dostawy lub później? VAT przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wykonania usługi lub dostawy (czyli dzień powstania obowiązku podatkowego).
• Wystawiasz fakturę przed wykonaniem usługi/dostawy? VAT przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
• W KSeF „dzień wystawienia” to co do zasady dzień przesłania faktury do systemu, a nie dzień jej utworzenia w programie do fakturowania.
• Zamiast kursu NBP możesz zastosować ostatni kurs EBC z odpowiedniego dnia (analogicznie: przed obowiązkiem podatkowym albo przed wystawieniem).
• Możesz stosować wspólną metodę przeliczeń dla VAT i podatku dochodowego, ale wtedy musisz ją stosować nieprzerwanie przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy.

Czy w KSeF można wystawić fakturę w walucie obcej?

Wystawianie faktur walutowych w KSeF jest w pełni dopuszczalne zarówno w obrocie krajowym, jak i zagranicznym. Choć wartości netto i brutto mogą pozostać w walucie obcej (np. EUR czy USD), polskie przepisy nakładają jednak obowiązek wykazania kwoty podatku VAT w złotych polskich. Dodatkowo w strukturze e-faktury musisz uzupełnić dwa dodatkowe pola: KodWaluty oraz KursWaluty (zastosowany przelicznik podany z precyzją do 6 miejsc po przecinku). Prawidłowe wskazanie kursu waluty jest niezbędne, aby system pozytywnie zweryfikował dokument. To, jaki kurs przeliczeniowy zastosować, zależy od kilku czynników – o których piszemy poniżej.

Przeczytaj również: KSeF a faktury zagraniczne

Jaki kurs przeliczeniowy zastosować do faktury w walucie obcej w KSeF?

Art. 31a ustawy o VAT bardzo dokładnie wskazuje, według jakiego kursu należy przeliczyć na złote kwoty wykazane na fakturze wystawionej w walucie obcej. Te same zasady stosujesz również wtedy, gdy wystawiasz fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – KSeF nie zmienił reguł przeliczania walut na potrzeby VAT.

Co do zasady wybór kursu zależy od tego, kiedy wystawiasz fakturę w relacji do momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT:

• jeśli wystawiasz fakturę w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tym dniu – do przeliczenia stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT),
• jeśli wystawiasz fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego – kwoty przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (art. 31a ust. 2 ustawy o VAT).

Ustawa dopuszcza też wariant z kursem EBC – jako alternatywę dla NBP – ale logika doboru dnia (przed obowiązkiem / przed wystawieniem) pozostaje taka sama.

Przeczytaj również: KSeF – jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Kiedy stosujesz kurs przeliczeniowy do celów VAT z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy?

Kurs przeliczeniowy z dnia poprzedzającego obowiązek podatkowy stosujesz wtedy, gdy fakturę wystawiasz w dniu powstania obowiązku podatkowego albo już po jego powstaniu. Mówiąc prościej: najpierw dochodzi do zdarzenia, które rodzi obowiązek w VAT (np. wykonujesz usługę, dokonujesz dostawy albo otrzymujesz zaliczkę – zależnie od sytuacji), a dopiero później wystawiasz fakturę.

W takim układzie obowiązuje art. 31a ust. 1 ustawy o VAT:

„W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.”

Przykład: Dokonałeś dostawy 31 stycznia 2026 r. – tego dnia powstał obowiązek podatkowy. Fakturę w euro wystawiłaś dopiero 10 lutego 2026 r. Ponieważ faktura jest wystawiona po powstaniu obowiązku podatkowego, stosujesz kurs NBP z 30 stycznia 2026 r. (ostatni dzień roboczy przed 31 stycznia).

Przeczytaj również: Wizualizacja faktury w KSeF – co to jest i kiedy musisz z niej skorzystać?

Kiedy stosujesz kurs przeliczeniowy do celów VAT z dnia poprzedzającego wystawienie faktury?

Tę zasadę stosujesz wtedy, gdy fakturę wystawiasz przed powstaniem obowiązku podatkowego. Podstawę prawną stanowi tu art. 31a ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym:

„W przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.”

Przykład: Wystawiłeś fakturę w euro 10 marca 2026 r. za usługę, którą wykonasz dopiero 1 kwietnia 2026 r. Faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, więc stosujesz kurs NBP z 9 marca 2026 r. (ostatni dzień roboczy przed 10 marca).

Pamiętaj: fakturę możesz wystawić maksymalnie 60 dni przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru.

Jaka data wystawienia faktury obowiązuje w przypadku faktury w walucie obcej w KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT:

„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.”

Ta sama zasada dotyczy także dokumentów wystawionych w walucie obcej.

W konsekwencji datą wystawienia faktury nie jest data jej utworzenia w programie do fakturowania, ale data, kiedy dokument został faktycznie przesłany do KSeF. To z kolei bezpośrednio wpływa na kurs, który trzeba przyjąć (zwłaszcza przy fakturach wystawianych przed obowiązkiem podatkowym).

Przykład:
Fakturę walutową przygotowałeś w programie 7 lipca 2026 r., ale przesłałeś ją do KSeF dopiero 11 lipca 2026 r. Dniem wystawienia faktury w KSeF jest 11 lipca 2026 r. Jeśli faktura dotyczy usługi wykonywanej w przyszłości (czyli jest wystawiona przed obowiązkiem podatkowym), stosujesz kurs NBP z 10 lipca 2026 r. – a nie z 7 lipca, gdy fakturę utworzyłeś.

Takie podejście potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2023 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.611.2022.2.DS), wskazując, że momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień jej przesłania do KSeF, a gdy data w polu P_1 różni się od daty przesłania – na potrzeby art. 31a ust. 2 należy przyjąć datę przesłania do KSeF.

Faktura walutowa w KSeF w trybie offline – jak ustalić datę wystawienia?

KSeF przewiduje również możliwość wystawienia faktury w trybie offline24. Stosujesz go w sytuacjach szczególnych – np. przy problemach z dostępem do internetu – gdy nie możesz przesłać faktury do systemu w czasie rzeczywistym. W takim przypadku dokument wystawiasz poza KSeF, a następnie musisz przesłać go do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.

W trybie offline24 zasada ustalania daty wystawienia różni się od standardowego trybu online.

Przeczytaj nasz poradnik, w którym znajdziesz więcej informacji o trybie offline 24 i procedurach awaryjnych w KSeF.

Jeżeli data wskazana przez Ciebie w polu P_1 (data wystawienia) jest wcześniejsza niż dzień faktycznego przesłania faktury do KSeF, system potraktuje dokument jako wystawiony w trybie offline. Wówczas datą wystawienia jest data wpisana w polu P_1, a nie data wysyłki do KSeF.

Przykład: Wystawiasz fakturę z datą 1 marca 2026 r., ale przesyłasz ją do KSeF 2 marca 2026 r.
System uzna tę fakturę za wystawioną w trybie offline24. Datą wystawienia będzie 1 marca 2026 r.

Warto podkreślić: tryb offline24 ma charakter awaryjny. Nie jest to narzędzie do „zarządzania datą” czy wybierania korzystniejszego kursu. Powinien być stosowany wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające bieżącą wysyłkę faktury do KSeF.

Czy w przypadku faktury w walucie obcej można zastosować kurs EBC zamiast NBP?

Tak. Art. 31a ustawy o VAT pozwala zastosować zamiast kursu NBP ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny (EBC) na ostatni dzień poprzedzający odpowiednio dzień powstania obowiązku podatkowego albo dzień wystawienia faktury – zależnie od scenariusza.

Jeśli przeliczasz walutę inną niż euro (np. dolary lub funty), przeliczasz ją najpierw z tej waluty na euro według kursu EBC, a następnie na złote.

Czy możesz stosować jeden kurs dla VAT i podatku dochodowego?

Tak – i to wygodna opcja dla wielu przedsiębiorców. Art. 31a ust. 2a ustawy o VAT pozwala na to, żebyś do przeliczenia podstawy opodatkowania VAT stosował te same zasady, które obowiązują Cię przy przeliczaniu przychodu w podatku dochodowym. Dzięki temu jeden kurs działa zarówno dla PIT (lub CIT), jak i dla VAT – mniej pracy, mniejsze ryzyko pomyłki.

Jeśli jednak raz wybierzesz tę metodę, musisz ją stosować przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym ją wybrałeś. Gdy z kolei po 12 miesiącach zrezygnujesz i kiedyś będziesz chciał wrócić do tej metody – ponownie musisz stosować ją przez co najmniej 12 miesięcy z rzędu.

FAQ

Czy VAT na fakturze walutowej w KSeF zawsze musi być w złotych?

Tak, bez wyjątków. Art. 106e ust. 11 ustawy o VAT wprost nakazuje wykazywanie kwoty podatku w złotych polskich – niezależnie od tego, w jakiej walucie wystawiona jest reszta faktury.

Czy data na fakturze w polu P_1 jest datą wystawienia faktury walutowej w KSeF?

Nie zawsze. Jeśli faktura trafia do KSeF w tym samym dniu, co data w polu P_1 – tak, to jest data wystawienia. Jeśli jednak przesyłasz fakturę później niż data w P_1, system uzna ją za wystawioną w trybie offline24 i za datę wystawienia przyjmie datę z pola P_1.

Czy KSeF zmienił zasady przeliczania walut na potrzeby VAT?

Nie. Nadal obowiązuje art. 31a ustawy o VAT. KSeF zmienił natomiast to, co rozumiemy przez „datę wystawienia faktury” – i to ma bezpośredni wpływ na dobór kursu przeliczeniowego.

Czy mogę stosować kurs EBC zamiast NBP do przeliczenia faktury walutowej w KSeF?

Tak. Ustawa o VAT daje Ci wybór między kursem NBP a kursem EBC. Logika doboru dnia jest taka sama – zmienia się tylko źródło kursu.

Czy muszę gdzieś zgłaszać wybór wspólnej metody przeliczania dla VAT i PIT?

Nie. Wyboru nie zgłaszasz w żadnym urzędzie – po prostu zaczynasz stosować tę metodę i pamiętasz, że obowiązuje przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy.

Artykuł zgodny ze stanem prawnym na luty 2026 r. Obowiązkowe fakturowanie w KSeF wchodzi w życie od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych firm.