KSeF a brak internetu, czyli wszystko o procedurach awaryjnych w KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi sporo emocji, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Jedna z najczęściej powtarzanych obaw dotyczy stabilności internetu – co zrobić, jeśli nie działa sieć, a faktury trzeba wystawiać? Czy brak internetu oznacza paraliż firmy? KSeF przewiduje na szczęście specjalne procedury awaryjne. Dzięki nim możliwe jest kontynuowanie działalności mimo problemów z łącznością lub niedostępności systemu. W tym poradniku wyjaśniamy, jakie tryby awaryjne w KSeF przewidziano, czym się różnią i na co zwrócić uwagę w praktyce.

Czy brak internetu uniemożliwia fakturowanie w KSeF?

Brak internetu nie oznacza, że przedsiębiorca nie wystawi faktury. KSeF daje możliwość korzystania z trybów awaryjnych, czyli wystawienia faktury poza systemem i przesłania jej później, kiedy dostęp do sieci zostanie przywrócony. Warto jednak pamiętać, że taka faktura staje się pełnoprawną e-fakturą dopiero w chwili, gdy otrzyma swój unikalny numer w KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca ma obowiązek dopilnowania odpowiednich terminów i przestrzegania zasad przypisanych do danego trybu awaryjnego.

Tryb offline24 – rozwiązanie na problemy z internetem

Najbardziej przydatny z punktu widzenia przedsiębiorcy jest tryb offline24. Stosuje się go w sytuacji, gdy to po stronie firmy wystąpi problem z internetem lub sieć jest zbyt niestabilna, aby wysłać fakturę od razu. W takiej sytuacji można wystawić fakturę lokalnie, w obowiązującej strukturze FA(3) i przesłać ją do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego.

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 pozostaje dzień wskazany na dokumencie przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury (art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT), natomiast datą jej otrzymania przez nabywcę będzie moment nadania numeru KSeF. Dodatkowo faktury wystawiane w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR: jeden umożliwia weryfikację danych w systemie, a drugi potwierdza tożsamość wystawcy. Do wygenerowania drugiego kodu konieczne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

Podsumowując: tryb offline24 stosujemy przy problemach z internetem w firmie, fakturę przesyłamy do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a pełną moc prawną uzyskuje ona dopiero po otrzymaniu numeru KSeF.

Szczegółowe procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 będą określone w art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Z naszą listą kontrolną szybko sprawdzisz, czy wszystko masz pod kontrolą. Kliknij baner, wypełnij krótki formularz i pobierz praktyczny przewodnik po świecie e-fakturowania!

Tryb offline – zaplanowane prace serwisowe

Inny scenariusz dotyczy sytuacji, gdy system KSeF jest niedostępny z powodu zaplanowanych prac serwisowych. W takim przypadku przedsiębiorca może korzystać z trybu offline. Procedura wygląda podobnie jak przy offline24: faktura jest wystawiana lokalnie i musi zostać dosłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy technicznej.

Również w tym trybie obowiązują te same zasady dotyczące daty wystawienia, daty otrzymania faktury i stosowania kodów QR. Różnica polega jedynie na przyczynie – offline24 wynika z problemu u przedsiębiorcy, a offline z przerwy ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline zostały określone w art. 106nh ustawy o VAT, wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Tryb awaryjny – nieplanowana awaria KSeF

Może się zdarzyć, że system KSeF przestanie działać z przyczyn niezależnych od użytkowników i nie ma to nic wspólnego ani z internetem przedsiębiorcy, ani z planowanymi pracami. Wówczas Ministerstwo Finansów ogłasza awarię KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej lub za pomocą komunikatu w interfejsie systemowym. W takiej sytuacji podatnik może korzystać z trybu awaryjnego.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym należy dosłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Co ważne, nabywca powinien otrzymać taką fakturę od razu, w sposób uzgodniony między stronami, a numer KSeF zostaje nadany później. Oznacza to, że w praktyce mogą występować dwie daty otrzymania faktury – faktyczna data jej przekazania albo dzień przydzielenia numeru w systemie.

Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o VAT, który wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Podsumowując: tryb awaryjny stosujemy przy oficjalnej awarii KSeF, faktury trzeba dosłać w ciągu 7 dni roboczych. Do kontrahenta taki dokument powinien jednak trafić od razu po wystawieniu (w uzgodnionej przez strony formie).

Awaria całkowita – sytuacje wyjątkowe

Najrzadszym i najbardziej nadzwyczajnym scenariuszem jest tzw. awaria całkowita. Może zostać ogłoszona np. w mediach, gdy nie ma możliwości komunikacji przez BIP MF ani interfejs. Przewidziano ją na wypadek poważnych sytuacji kryzysowych, takich jak zagrożenia dla kraju czy infrastruktury.

W takim przypadku przedsiębiorcy mogą wystawiać zwykłe faktury papierowe lub elektroniczne, nie muszą korzystać ze struktury FA(3) i nie są zobowiązani do dosyłania dokumentów do KSeF po ustaniu awarii. Faktury te nie są też opatrywane kodami QR.

Jak rozpoznać, który tryb obowiązuje?

Z praktycznego punktu widzenia najbardziej istotne jest odróżnienie problemów po stronie przedsiębiorcy od faktycznej awarii systemu. Jeśli internet nie działa lokalnie, korzystamy z trybu offline24. Jeśli Ministerstwo ogłosi przerwę serwisową – stosujemy tryb offline. Jeśli pojawi się komunikat o awarii – wchodzimy w tryb awaryjny. Tylko w sytuacjach skrajnych, nagłaśnianych w mediach, stosujemy procedurę awarii całkowitej.

Brak dostępu do KSeF a faktury korygujące

Korekty można wystawiać w każdym z opisanych trybów. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli korekta dotyczy faktury wystawionej w trybie offline24, to najpierw trzeba przesłać do KSeF fakturę pierwotną, aby otrzymała numer, a dopiero potem wystawić fakturę korygującą.

Jak przygotować się na brak internetu – praktyczne wskazówki

Choć procedury awaryjne chronią przedsiębiorców przed paraliżem, to jednak warto pamiętać, że można je stosować wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości pracy spoczywa na firmach. Dlatego warto mieć plan B – zadbać o zapasowe łącze (np. modem LTE), nauczyć się korzystać z trybu offline24, przetestować dostępne aplikacje Ministerstwa Finansów i upewnić się, że kontrahenci wiedzą, jak będą otrzymywać faktury w razie awarii. Warto skorzystać także z aplikacji, które automatyzują wysyłkę e-faktur do KSeF — to może pomóc w dostarczeniu dokumentów na czas. Przykładem jest Symfonia KSeF Plus, która w razie nieudanej próby dostarczenia dokumentu ponawia wysyłkę automatycznie. W przypadku firm obsługujących większe wolumeny dokumentów kluczowa będzie integracja własnych systemów księgowych z KSeF.

Co zrobić w przypadku awarii KSeF? Teraz już wiesz!

Brak internetu czy niedostępność systemu KSeF nie oznaczają, że firma przestaje działać. Dzięki trybom offline24, offline, awaryjnemu i procedurze awarii całkowitej można wystawiać faktury również w sytuacjach kryzysowych. Różnią się one zakresem obowiązków i terminami, dlatego warto dokładnie je poznać i przygotować się wcześniej. Świadome i proaktywne podejście sprawi, że KSeF nie zaskoczy, a nawet w przypadku problemów technicznych przedsiębiorstwo będzie mogło działać bez przerw.