KSeF – zmiany w fakturacji elektronicznej, które każdy przedsiębiorca powinien znać

1 lipca 2024 roku w życie wejdzie obligatoryjny Krajowy System e-Faktur. Od 2022 roku integracja z systemem jest dobrowolna – za kilka miesięcy wszyscy przedsiębiorcy podlegający polskim przepisom będą jednak musieli przejść na faktury ustrukturyzowane. Co warto wiedzieć na temat zbliżających się zmian?

KSeF – kilka podstawowych informacji

Krajowy System e-Faktur jest platformą, która umożliwia wystawianie, udostępnianie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Została ona stworzona z myślą zarówno o czynnych podatnikach VAT, jak i o tych zwolnionych z podatku czy o podatnikach zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. KSeF zapewnia dostęp do informacji z faktur w czasie rzeczywistym. Do ich wystawiania służy m.in. Aplikacja Podatnika KSeF przygotowana przez ministerstwo lub Aplikacja e-Mikrofirma – choć można korzystać również z innych komercyjnych programów do faktur ustrukturyzowanych. Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur miało się odbyć 1 stycznia 2024 roku, jednak ostatecznie termin przesunięto na 1 lipca tego samego roku. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z VAT mogą jednak wdrożyć system jeszcze pół roku później, czyli od 1 stycznia 2025 roku.

Obowiązkowa integracja z KSeF – co się zmieni?

Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wiąże się z pewnymi zmianami, na które przedsiębiorcy muszą być przygotowani. Czas od wprowadzenia dobrowolnego KSeF miał umożliwić im właśnie przygotowanie biznesu do nowego rozwiązania – m.in. przeszkolenie pracowników. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zoptymalizuje nie tylko proces wystawiania faktur, ale i cały obieg dokumentów. Faktury będą trafiały do systemu jeszcze przed dostarczeniem do odbiorcy w celu sprawdzenia pod kątem zgodności i ewentualnych błędów. W przypadku awarii po stronie podatnika możliwe będzie wystawianie faktur w trybie offline już poza systemem – dotyczy to również faktur korygujących. Z KSeF wyłączone zostaną za to bilety pełniące wcześniej funkcję faktur, faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS czy też faktury konsumenckie (B2C). Faktury z kas rejestrujących w obowiązującej do tej pory postaci będą mogły być wystawiane do ostatniego dnia 2024 roku. Do końca tego samego roku również paragony fiskalne z NIP-em będą traktowane jako faktury uproszczone. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie za pośrednictwem tego systemu – zyska go przedsiębiorca oraz upoważnione przez niego osoby, np. księgowy czy konkretni pracownicy.

Przeczytaj także: 5 powodów, dla których Twoja firma powinna zainwestować w przejście na KSeF już teraz

Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom obligatoryjny KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zapewni przedsiębiorcom wiele korzyści. To przede wszystkim znaczna optymalizacja procesów firmowych, głównie tych związanych z księgowością. KSeF wpłynie również na większą ilość czasu. Zamiast poświęcać go na ręczne wypisywanie dokumentów czy żmudne przeszukiwanie szuflad w celu znalezienia konkretnej faktury, przedsiębiorca i pracownicy będą mogli skupić się na innych kluczowych zadaniach. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w jednym miejscu w systemie są ponadto skutecznie zabezpieczone przed zniszczeniem, zagubieniem lub trafieniem w niepowołane ręce. Znacząco spada także samo ryzyko błędów w treści dokumentów. Co więcej, wdrożenie KSeF wiąże się z krótszym okresem oczekiwania na zwrot podatku – będzie to teraz 40 dni zamiast 60. Jest to duży plus zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, którym trudniej utrzymać płynność finansową. System zapewnia wygodny, łatwy dostęp do dokumentacji i pozwala na bieżące monitorowanie jej przepływu. Co więcej, likwiduje on konieczność przechowywania oraz archiwizowania faktur, co wpływa na oszczędność kosztów oraz miejsca w przestrzeni biurowej. Dużym atutem Krajowego Systemu e-Faktur jest także łatwiejsza wymiana informacji między kontrahentami. Rozwiązanie to niesie za sobą szereg zalet, o których przekonało się już część polskich przedsiębiorców.