KSeF – zmiany w fakturowaniu, które każdy przedsiębiorca powinien znać

1 lipca 2024 roku w życie wejdzie obligatoryjny Krajowy System e-Faktur. Od 2022 roku integracja z systemem jest dobrowolna – za kilka miesięcy większość przedsiębiorców podlegających polskim przepisom podatkowym będzie musiała przejść na faktury ustrukturyzowane. Co warto wiedzieć na temat zbliżających się zmian?

KSeF – kilka podstawowych informacji

Krajowy System e-Faktur jest platformą, która umożliwia wystawianie, udostępnianie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Została ona stworzona z myślą zarówno o czynnych podatnikach VAT, jak i o tych przedsiębiorcach zwolnionych z podatku VAT. KSeF zapewnia dostęp do informacji z faktur w czasie rzeczywistym. Do ich wystawiania służy m.in. Aplikacja Podatnika KSeF przygotowana przez ministerstwo lub Aplikacja e-Mikrofirma – choć można korzystać również z innych programów do obsługi faktur ustrukturyzowanych (takich jak Symfonia KSeF).

Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur miało się odbyć już 1 stycznia 2024 roku, jednak ostatecznie termin przesunięto na 1 lipca tego samego roku.

Obowiązkowa integracja z KSeF – co się zmieni?

Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wiąże się z pewnymi zmianami, na które przedsiębiorcy muszą być przygotowani. Czas od wprowadzenia dobrowolnego KSeF miał umożliwić im właśnie przygotowanie biznesu do nowego rozwiązania – m.in. przeszkolenie pracowników dostosowanie procesów obsługi faktur czy zakup odpowiedniego oprogramowania.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zoptymalizuje nie tylko proces wystawiania faktur, ale i cały obieg dokumentów. Projekty faktury wystawiane w standardowych programach fakturujących zanim trafią do odbiorcy zostaną przez KSeF zweryfikowane pod kątem zgodności ze wzorem e-faktury czyli błędów technicznych. KSeF przyjmuje do przekazania nabywcy wyłącznie zweryfikowane faktury. W przypadku awarii KSeF możliwe będzie wystawianie faktur w trybie offline już poza systemem z obowiązkiem dosłania do KSeF – dotyczy to również faktur korygujących.

Poza KSeF pozostaną za to bilety pełniące wcześniej funkcję faktur, faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS czy też faktury konsumenckie (B2C). Paragony fiskalne z NIP-em do kwoty 450 PLN będą traktowane jako faktury uproszczone do ostatniego dnia 2024 roku.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF wymiana faktur między przedsiębiorcami będzie realizowana wyłącznie za pośrednictwem tego systemu – dostęp do faktur będzie miał  przedsiębiorca oraz upoważnione przez niego osoby, np. księgowy czy konkretni pracownicy.

Jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom obligatoryjny KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zapewni przedsiębiorcom wiele korzyści. To przede wszystkim znaczna optymalizacja procesów firmowych, głównie tych związanych z obsługą faktur kosztowych. Faktury elektroniczne docierają do nabywcy najszybciej jak to tylko możliwe.

KSeF wpłynie pozytywnie na lesze wykorzystanie czasu po stronie księgowości. Zamiast poświęcać go na ręczne wypisywanie dokumentów czy żmudne przeszukiwanie szuflad w celu znalezienia konkretnej faktury, przedsiębiorca i pracownicy będą mogli skupić się na innych kluczowych zadaniach. Faktury ustrukturyzowane przechowywane w jednym miejscu w systemie są ponadto skutecznie zabezpieczone przed zniszczeniem, zagubieniem lub trafieniem w niepowołane ręce.

Przeczytaj także: 10 najpopularniejszych mitów na temat KSeF – Symfonia

Znacząco spada także samo ryzyko błędów w treści dokumentów. Co więcej, wdrożenie KSeF wiąże się z krótszym okresem oczekiwania na zwrot podatku – będzie to teraz 40 dni zamiast 60. Jest to duży plus zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, którym trudniej utrzymać płynność finansową.

System zapewnia wygodny, łatwy dostęp do dokumentacji i pozwala na bieżące monitorowanie jej przepływu. Co więcej, przechowuje on faktury elektroniczne przez 10 lat, co wpływa na oszczędność kosztów u przedsiębiorców.

Dużym atutem Krajowego Systemu e-Faktur jest także szybsza wymiana informacji między kontrahentami. Rozwiązanie to pozwala uzyskać konkretne korzyści, aby je odczuć wymaga jednak odpowiedniego wdrożenia w organizacji o czym przekonało się już część polskich przedsiębiorców.