Nie zwlekajmy z KSeF. To ważny krok ku cyfryzacji polskich firm

Przesunięcie terminu wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Daje im więcej czasu na przygotowanie się do nowych wymogów, ale też na wykorzystanie tej zmiany do skutecznej cyfryzacji swoich firm. Eksperci Studia KSeF dyskutowali o tym, jak bezpiecznie wykorzystać najnowsze technologie do poprawy konkurencyjności biznesu. Wskazali dlaczego warto zrobić to teraz, gdy szykujemy się do KSeF. Oto najważniejsze wnioski z debaty.

 

W debacie Studia KSeF wzięli udział:

• Paulina Szkoła, dyrektorka Forum Cyfrowego, ZPP – prowadząca debatę;
• Agnieszka Gajewska, członek zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce;
• Bogdan Zatorski, ekspert biznesowo-prawny w Symfonii;
• Agnieszka Kozak, wiceprezes ZoriusPro;
• dr Łukasz Świerżewski, specjalista w zakresie zarządzania, komunikacji i finansów;
• Michał Górski, redaktor Cyberdefence24.pl.

 

Najważniejsze wnioski z debaty:

• Przedsiębiorcy i księgowi oczekują jak najszybszego przedstawienia daty wejścia w życie obowiązkowego KSeF,
• Wdrożenie KSeF nie dotyczy tylko księgowych i działów finansów, ale wpływa na niemal wszystkie obszary działania przedsiębiorstwa,
• Zmiany związane z przygotowaniem do obowiązkowego KSeF są doskonałym momentem do szerszej cyfryzacji firmy,
• Cyfryzacja MŚP jest dziś łatwiejsza, dzięki upowszechnieniu chmury obliczeniowej i oprogramowania w modelach subskrypcyjnych,
• Chmura cyfrowa jest rozwiązaniem bezpiecznym – daje przedsiębiorcom elastyczność i skalowalność,
• Dzięki cyfryzacji, MŚP stają się efektywne, mogą szybciej zwiększać skalę działania, a ich menedżerowie podejmują lepsze decyzje i mają większą kontrolę nad swoim biznesem,
• Polskie małe i średnie firmy mają dziś duże możliwości skutecznej cyfryzacji, a KSeF może stać się skutecznym impulsem do nadrobienia zaległości w tym zakresie.

 

Ministerstwo Finansów przeprowadza audyt przygotowywanego Krajowego Systemu e-Faktur i już wkrótce ma podać nowy termin jego obowiązywania. W tym kluczowym momencie odbyła się debata Studia KSeF pod tytułem CYFRYZACJA BEZ RYZYKA. Korzyści i bezpieczeństwo. Audyt KSeF i co dalej?. Studio KSeF to cykl debat i publikacji video, które jest głosem środowisk zaangażowanych we wdrożenie KSeF. Organizatorami są Symfonia oraz Związek Przedsiębiorców i Pracodawców.

Biznes oczekuje konkretnej daty

Uczestnicy debaty byli zgodni, że choć dla części firm przesunięcie KSeF może być pewną ulgą, bo nie rozpoczęły jeszcze przygotowań, to jednak duża część biznesu jest już w trakcie wdrożeń i oczekuje  określenia terminów i ostatecznych wymagań. – Wiele firm i księgowych poświęciło w 2023 roku sporo czasu i środków na naukę, porządkowanie procesów i przygotowanie wdrożeń. Oni teraz są nieco w pół kroku, czekając na konkretne komunikaty ministerstwa – zauważa Agnieszka Gajewska z SKwP.  – Konkretna data powinna być jak najszybciej wskazana – dodaje Agnieszka Kozak, wiceprezes ZoriusPro. Jej zdaniem jest to szczególnie ważne, ze względu na skalę koniecznych dostosowań. Proces wdrożenia KSeFu nie dotyczy bowiem tylko księgowości, ale jest to zmiana dla całej organizacji. – Dlatego kluczowy w tym procesie powinien być prezes i cały zarząd, czyli osoby, które decydują o procesach w firmie i procedurach dla pracowników – dodaje Agnieszka Kozak.

 

Impuls do cyfryzacji

Wdrożenie KSeF dotyczy także sprzedaży, zamówień, relacji z klientami, łańcucha dostaw i obiegu dokumentów, dlatego jest doskonałym bodźcem do szerszej cyfryzacji firmy. Dużą rolę do odegrania mają tu działy finansowe i księgowe, gdzie systemy IT wprowadzane są już od wielu lat.  – Księgowi są bardzo zaawansowani w cyfryzacji i niejednokrotnie chcą, by to biznes nadążał za nimi. Na przykład w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, czy wykorzystania sztucznej inteligencji. Księgowi chcą tych wdrożeń, bo wiedzą, że kolejnym krokiem może być analiza danych, czy usprawnienie kontroli wewnętrznej w firmach – podkreśla Agnieszka Gajewska.

 

Upowszechnienie chmury

Zmianom sprzyja dziś upowszechnienie rozwiązań chmurowych, które znacznie ułatwiają wdrożenie systemów IT w firmach. – Chmura obliczeniowa to przetwarzanie danych nie lokalnie w firmie, na jej komputerach, ale zewnętrznie, przez wyspecjalizowanego, profesjonalnego dostawcę. Do chmury można więc bezpiecznie przekazać swoje dane, łączyć się z nimi, gdy tylko to jest potrzebne, dostosowywać pojemność i moc obliczeniową do naszych wymagań, i to wszystko niezależnie od miejsca, w którym się znajdujemy – opisuje Bogdan Zatorski z Symfonii.

Rozwiązania chmurowe są nie tylko elastyczne, a zatem efektywne finansowo, ale są też bezpieczne. – Decydując się na chmurę powierzamy nasze dane w ręce profesjonalistów i przekazujemy je do profesjonalnej infrastruktury. To najważniejszy element bezpieczeństwa. Dodatkowo zabezpieczamy się na wypadek awarii naszego własnego sprzętu, co w przypadku braku chmury odcinałoby nas od systemów i danych – podkreśla Michał Górski z Cyberdefence24.pl. Rozwiązania chmurowe są dziś powszechne i wielu przedsiębiorców nawet nie zdaje sobie sprawy, że korzysta z nich na co dzień. Przykładem może być bankowość internetowa, platformy handlowe, czyli tzw. marketplace-y, popularne aplikacje biurowe, usługi publiczne takie jak ePUAP, Twój e-PIT, e-recepty i wiele innych.

 

Efektywność i szybszy rozwój

Duża część oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem jest dziś dostępna w chmurze i oferowana w modelu Software as a Service (SAAS). Umożliwia to firmom korzystanie z niego na zasadzie subskrypcji i daje możliwość rozłożenia kosztów, opłat zgodnych z rzeczywistym wykorzystaniem i bieżącą aktualizację oprogramowania przez dostawcę. – Dzięki chmurze już nie trzeba być informatykiem, żeby aktywnie implementować różne nowe technologie w firmie. Wyzwaniem jest więc, żeby przejść z fazy reaktywnego wykorzystania technologii do fazy aktywnej, budowania dzięki temu przewagi firmy – podkreśla dr Łukasz Świerżewski. Jego zdaniem wprowadzenie obowiązkowego KSeF sprawi, że obrót między firmami będzie już całkowicie elektroniczny, czyli powstanie cyfrowy ekosystem biznesowy w Polsce. – Teraz więc warto się zastanowić, jak z tego skorzystać, i wdrożyć KSeF lepiej, niż zrobi to nasza bezpośrednia konkurencja – dodaje dr Łukasz Świerżewski.

 

Korzyści z wykorzystania danych

Jednym z najważniejszych efektów cyfryzacji procesów w firmie jest dostęp do danych na temat niemal wszystkich aspektów działania przedsiębiorstwa. – Wzrost efektywności działania, wzrost szybkości przetwarzania danych i łatwość dostępu do danych to ewidentne korzyści. Dzięki temu możemy z tych danych korzystać na bieżąco wtedy, gdy są potrzebne, a nie tylko w cyklu raportowania do administracji skarbowej. To jest dla MŚP szansa, by wreszcie konkurować z korporacjami, które są już scyfryzowane od A do Z – twierdzi Bogdan Zatorski. Cyfryzacja najważniejszych obszarów działania firmy ułatwia też nawiązywanie nowych relacji handlowych, ekspansję zagraniczną, eksperymentowanie i skalowanie działalności. Jest też narzędziem, dzięki któremu menedżerowie mają większą kontrolę nad biznesem i mogą podejmować lepsze decyzje.

 

Nie ustawać w biegu

Podsumowując debatę prowadząca, Paulina Szkoła z ZPP, zapytała uczestników jak przedsiębiorstwa mogą najlepiej wykorzystać czas, który pozostał do ostatecznej daty wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Najważniejszy apel dotyczył nierezygnowania z planów cyfryzacji mimo niepewności związanej z odroczeniem terminu. Warto przy tym skorzystać z dobrowolnego KSeF, dzięki czemu możliwe jest przetestowanie korzyści wynikających z planowanego wdrożenia. Ci, którzy jeszcze tego nie zrobili, powinni przejrzeć swoje procesy, czyli sposób organizacji pracy w firmie i tam, gdzie jeszcze nie korzystają z dobrodziejstw technologii, jak najszybciej zacząć cyfryzować. Warto też, by osoby najbardziej świadome cyfrowo zainteresowały zarząd i właścicieli tym tematem. Niejednokrotnie to właśnie księgowi i finansiści mogą być ambasadorami zmian.

 

Całą rozmowę w wersji wideo znajdziecie tutaj:

Obejrzyj debatę

Możecie też wysłuchać ją w formie podcastu na Spotify