Czym jest faktura ustrukturyzowana i jaką funkcję pełni w systemie KSeF?

Od kwietnia 2026 r. wszystkie podmioty wystawiające faktury będą zobowiązane dokumentować transakcje gospodarcze za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe rozwiązanie ma usprawnić obieg dokumentów księgowych drogą elektroniczną. Te zresztą zmienią także swoją dotychczasową formę. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, czym jest faktura ustrukturyzowana, jak ją wystawić oraz co dokładnie powinna zawierać!

Spis treści:

• Czym jest Krajowy System e-Faktur i jakie są obowiązki firm w zakresie KSeF?
• Faktura ustrukturyzowana – co to takiego i od kiedy stanie się obowiązkowa?
• Dlaczego warto korzystać z KSeF i przejść na faktury ustrukturyzowane?
• Wystawianie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur
• Faktura ustrukturyzowana a klasyczna faktura elektroniczna – najważniejsze różnice

Czym jest Krajowy System e-Faktur i jakie są obowiązki firm w zakresie KSeF?

Krajowy System e-Faktur, znany również jako KSeF, to wirtualna platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Została udostępniona 1 stycznia 2022 r. w celu ułatwienia podatnikom generowania, udostępniania oraz otrzymywania dokumentów księgowych, potwierdzających konkretną transakcję gospodarczą. System ma zapewniać centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, poprzez ich zgromadzenie w ramach jednej platformy. Aby było to jednak możliwe, konieczne jest wycofanie z obiegu faktur papierowych i zastąpienie ich takimi, które mają postać pliku XML. Warto pamiętać, że choć podstawą do wdrożenia KSeF są przepisy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, to jednak z systemu będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy – także Ci, którzy nie mają statusu czynnego podatnika VAT.

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego i od kiedy stanie się obowiązkowa?

Faktura ustrukturyzowana (nazywana także fakturą KSeF) to, najprościej mówiąc, plik danych z informacjami i jedocześnie dokument księgowy, który przedsiębiorca lub wskazana przez niego osoba może wystawić wyłącznie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przygotowuje się ją w formacie XML – tak jak pliki JPK – a następnie nadaje się jej unikalny numer KSeF, umożliwiający jej identyfikację w systemie. Informacje widniejące na fakturze zapisywane są w postaci znaczników, które przekazują dane w ścisły, ustrukturyzowany sposób – stąd też wzięła się jej nazwa.

Od początku 2022 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. To jednak ma zmienić się już w 2026 r. w związku z implementacją przepisów prawa UE. Pod koniec kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów podało dwa terminy, gdy KSeF wejdzie w życie. Są to:

• 1 lutego 2026 r. – termin ten obowiązuje przedsiębiorców, którzy w  poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży przekraczającą 200 mln złotych,
• 1 kwietnia 2026 r. – data, gdy KSeF stanie się obligatoryjny dla pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Po integracji faktury elektroniczne będą miały taki samy format dla wszystkich przedsiębiorstw. W związku ze zmianą nie będą także potrzebne duplikaty tych dokumentów.

Zobacz również: E-faktura (Faktura elektroniczna)

Co zawiera faktura ustrukturyzowana i jak ją wystawić?

E-faktura wystawiona za pomocą KSeF zawiera takie same elementy, jakie powinny znaleźć się na każdej fakturze. W sposób enumeratywny zostały one wskazane w art. 106e ust.1 ustawy o VAT.  Należą do nich:

• data wystawienia faktury oraz jej nr indentyfikacyjny,
• dane stron transakcji – sprzedawcy i nabywcy,
• numer identyfikujący podatników na potrzeby podatku VAT,
• data dostawy towarów lub wykonania usług, a jeśli płatność nastąpiła przed sprzedażą – data otrzymania zapłaty,
• nazwa, rodzaj oraz liczba dostarczonych towarów lub usług,
• cena jednostkowa (netto) oraz kwoty obniżek,
• wartość sprzedaży netto,
• stawki podatku VAT wraz z kwotą tego podatku,
• kwota należności ogółem,
• informacja o mechanizmie podzielonej płatności (tzw. split payment), jeśli przedmiotem sprzedaży są towary lub usługi wskazane w załączniku nr 15 ustawy o VAT.

Dlaczego warto korzystać z KSeF i przejść na faktury ustrukturyzowane?

Przejście z faktur tradycyjnych na te w formie ustrukturyzowanej niesie za sobą wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Mowa m.in. o:

• łatwym i szybkim dostępie do faktur,
• możliwości ich bieżącego podglądu,
• braku konieczności ręcznego wypisywania faktur,
• minimalizacji błędów w ich treści,
• braku potrzeby przechowywania i archiwizacji faktur,
• większej automatyzacji procesów firmowych (m.in. księgowych),
• oszczędności czasu i mniejszych kosztach,
• możliwości przesyłania faktur w sposób automatyczny w czasie rzeczywistym.

KSeF umożliwia również zabezpieczenie faktur przed zgubieniem czy uszkodzeniem. Zalety korzystania z tego systemu odczują zatem zarówno duże, jak i mniejsze firmy. W ocenie MF wdrożenie tego rozwiązania powinno również pozwolić na  skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT o 20 dni (z 60 na 40).

Przeczytaj również: Faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć?

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pośrednictwem KSeF lub przy użyciu programów finansowo-księgowych zintegrowanych za pomocą API z platformą Ministerstwa Finansów, jak np. Symfonia KSeF. By skorzystać z pierwszej z metod, wystarczy zalogować się do aplikacji Podatnika KSeF. Umożliwia ona m.in.:

• zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
• wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF,
• weryfikację statusu wysyłki,
• pobieranie UPO KSeF,
• odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz ich przenoszenie do ewidencji VAT.

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu, w którym została przesłana do KSeF. Datą jej otrzymania jest z kolei data wygenerowania dokumentu w systemie. Data wystawienia faktury przez sprzedającego jest zatem taka sama jak data jej otrzymania przez nabywcę. Warto pamiętać, że w okresie przejściowym kontrahent może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur wystawianych w KSeF. W takim przypadku dokument należy dostarczyć do odbiorcy w inny, uzgodniony z nim sposób.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w archiwum Krajowego System e-Faktur przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. W niektórych przypadkach zapewniony przez ustawę okres przechowywania może się jednak okazać za krótki. W takiej sytuacji istnieje możliwość, aby po upływie 10 lat przedsiębiorca samodzielnie zarchiwizował faktury ustrukturyzowane poza systemem. Termin ich przechowywania mija w momencie, w którym upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przeczytaj także: Krajowy System e-Faktur w biurze rachunkowym: Wszystko, o czym musisz pamiętać

Faktura ustrukturyzowana a klasyczna faktura elektroniczna – najważniejsze różnice

Między fakturą ustrukturyzowaną a podstawową fakturą elektroniczną, wykorzystywaną od wielu lat, istnieje kilka różnic. Popularne e-faktury, które są nam już znane, wystawia się w formacie PDF. W przypadku faktury ustrukturyzowanej jest to zupełnie inny rodzaj pliku – wspomniany już wcześniej XML. Oznacza to, że informacje na niej zawarte mogą odczytać wyłącznie konkretne programy księgowe – podczas gdy plik PDF jest zrozumiały dla każdego odbiorcy. W przypadku faktur ustrukturyzowanych dane mogą być przekazywane między programami bez udziału ludzi.

Obieg e-faktur w systemie Symfonia KSeF

Przy użyciu oprogramowania Symfonia KSeF możesz zarządzać dokumentami elektronicznymi swojej firmy o każdej porze i z dowolnego miejsca. To rozwiązanie dedykowane zarówno użytkownikom oprogramowania Symfonii, jak i przedsiębiorcom korzystającym z systemów innych producentów. Umożliwia ono wygodne wystawianie, wysyłanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, bezpieczną łączność z Ministerstwem Finansów oraz optymalizację procesów dzięki współpracy z systemami ERP – a to tylko kilka spośród wielu jego zalet!