Faktura ustrukturyzowana w pigułce – to musisz wiedzieć

Od 2024 r. wszystkie podmioty wystawiające faktury będą zobowiązane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest całkowicie dobrowolne. Pół roku, które pozostało do wprowadzenia zmiany, to dobry czas na zapoznanie się z systemem i nowym rodzajem dokumentów. Co warto zatem wiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej?

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Faktura ustrukturyzowana to dokument, który przedsiębiorca lub wskazana przez niego osoba może wystawić wyłącznie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Występuje ona w postaci pliku elektronicznego w formacie XML – tak jak pliki JPK – i posiada numer umożliwiający jej identyfikację w systemie. Informacje widniejące na fakturze zapisywane są w postaci znaczników, które przekazują dane w ścisły, ustrukturyzowany sposób – stąd też wzięła się jej nazwa. Od 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne – w połowie 2024 roku będzie to jednak konieczne bez względu na wielkość czy rodzaj firmy. Po integracji faktury elektroniczne będą miały taki samy format dla wszystkich przedsiębiorstw. W związku ze zmianą nie będą także potrzebne duplikaty tych dokumentów – faktury ustrukturyzowane są skutecznie zabezpieczone przed zgubieniem i zniszczeniem.

Korzyści z przejścia na faktury ustrukturyzowane

Przejście z faktur tradycyjnych na te w formie ustrukturyzowanej niesie za sobą wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Mowa m.in. o:

• łatwym i szybkim dostępie do faktur;
• możliwości ich bieżącego podglądu;
• braku konieczności ręcznego wypisywania faktur;
• minimalizacji błędów w ich treści;
• braku potrzeby przechowywania i archiwizacji faktur;
• większej automatyzacji procesów firmowych (m.in. księgowych);
• oszczędności czasu i mniejszych kosztach;
• możliwości przesyłania faktur w sposób automatyczny w czasie rzeczywistym;
• ochronie faktur przed zagubieniem lub zniszczeniem.

Zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur odczują je zarówno duże, jak i mniejsze firmy. System ma wiązać się także ze skróceniem czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT
o 20 dni (z 60 na 40).

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej

Faktury ustrukturyzowane wystawiane są za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W celu ich wystawienia należy skorzystać z Aplikacji Podatnika KSeF – została ona udostępniona bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów – lub innych, komercyjnych programów finansowo-księgowych, np. Symfonia KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu, w którym została przesłana do KSeF. Datą otrzymania faktury jest z kolei data wygenerowania faktury w systemie. Data wystawienia faktury przez sprzedającego jest zatem taka sama jak data jej otrzymania przez nabywcę.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane przechowywane są w archiwum Krajowego System e-Faktur przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. W niektórych przypadkach zapewniony przez ustawę okres przechowywania może się jednak okazać za krótki. W takiej sytuacji istnieje możliwość, aby po upływie 10 lat przedsiębiorca przechowywał faktury ustrukturyzowane już poza systemem. Termin ich przechowywania mija wówczas w momencie, w którym upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przeczytaj także: Krajowy System e-Faktur w biurze rachunkowym: Wszystko, o czym musisz pamiętać

Faktura ustrukturyzowana a klasyczna faktura elektroniczna

Między fakturą ustrukturyzowaną a podstawową fakturą elektroniczną, wykorzystywaną od wielu lat, istnieje kilka różnic. Popularne e-faktury, które są nam już znane, wystawia się w formacie PDF. W przypadku faktury ustrukturyzowanej jest to zupełnie inny rodzaj pliku – wspomniany już wcześniej XML. Oznacza to, że informacje na niej zawarte mogą odczytać wyłącznie konkretne programy księgowe – podczas gdy plik PDF jest zrozumiały dla każdego odbiorcy. W przypadku faktur ustrukturyzowanych dane mogą być przekazywane między programami bez udziału ludzi.

Przy użyciu oprogramowania Symfonia KSeF możesz zarządzać dokumentami elektronicznymi swojej firmy o każdej porze i z dowolnego miejsca. To rozwiązanie dedykowane zarówno użytkownikom oprogramowania Symfonii, jak i przedsiębiorcom korzystającym z systemów innych producentów. Umożliwia ono wygodne wystawianie, wysyłanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, bezpieczną łączność z Ministerstwem Finansów oraz optymalizację procesów dzięki współpracy z systemami ERP – a to tylko kilka spośród wielu jego zalet!