Nowe przepisy prawne dotyczące e-faktur w 2023 roku

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur będzie obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku. 1 września 2023 wprowadzone zostały jednak pewne nowe przepisy związane z wystawianiem e-faktur. Mają one na celu ułatwienie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz przyspieszenie dokonywanych transakcji. Czego dotyczą zmiany i co powinna wiedzieć każda osoba prowadząca własną działalność?

Nowa struktura e-faktury

W związku ze zmianami wprowadzonymi 1 września tego roku e-faktura wystawiana przy użyciu KSeF posiada nową strukturę. Wśród obowiązkowych danych, których nie może w niej zabraknąć, znajdują się nazwy i adresy sprzedawcy oraz nabywcy, data realizacji usługi lub dokonania sprzedaży, a także data wystawienia samej faktury. Co ważne, w przypadku e-faktur z KSeF niezbędne jest uwzględnienie oznaczeń negatywnych. Oprócz danych obowiązkowych nowa e-faktura zawiera także dane niezbędne – te pola muszą być uzupełnione jedynie wówczas, gdy wymagają tego konkretne okoliczności. Jeżeli nie zostaną one wypełnione, nie będzie to jednak uznawane za błąd techniczny. Krajowy System e-Faktur zaakceptuje dokument, jednak może się okazać, że osoba wystawiająca fakturę będzie musiała w późniejszym czasie przeprowadzić jej korektę. Trzecim elementem nowej e-faktury są dane fakultatywne, np. wartość kapitału zakładowego czy numer VIN samochodu. Puste pola nie mają jednak w tym przypadku dużego wpływu na poprawność całej faktury. Nowy wzór elektronicznej umowy ma zostać zaakceptowany przez wszystkich podatników, a dzięki temu, że można korzystać z niego już teraz, może pomóc im w zrozumieniu zmian. Firmy, które wciąż korzystają z dawnego schematu, będą musiały dostosować się do nowych przepisów.

Nowe przepisy dot. faktur zaliczkowych

Nowe przepisy dotyczą również faktur zaliczkowych, a zmiany związane z ich wystawianiem wiążą się z samym KSeF. Dotąd należało wystawiać je nawet w sytuacji, gdy wpłata zaliczki oraz końcowa sprzedaż odbyły się w tym samym okresie rozliczeniowym. W związku z obowiązującymi od września przepisami przedsiębiorca nie ma już obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli klient przekazał mu część bądź całość kwoty w miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę. Nowe zasady nie dotyczą jednak szczególnych terminów wystawiania faktur wymienionych w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT. Co więcej, jeżeli faktura zaliczkowa zostanie wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, musi zawierać numer.

Przeczytaj także: Integracja KSeF z twoim systemem księgowym: jak to zrobić?

Zmiany w wystawianiu faktur korygujących

Obowiązujące od września zmiany związane są również z fakturami korygującymi. Jeśli faktura związana z korektą jest wystawiona w postaci elektronicznej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, nie może zabraknąć w niej numeru KSeF faktury, w której pojawił się błąd. Od 1 września 2023 roku nowy przepis dotyczy nawet podmiotów, które nie posiadają siedziby działalności na terenie Polski. Wyjątek stanowią sytuacje, w których faktura korygowana nie posiada tego numeru.