Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny?

Obecnie Krajowy System e-Faktur jest całkowicie dobrowolny, jednak w 2024 roku stanie się obligatoryjny dla większości przedsiębiorców. O jakiej dacie dokładnie mowa? Sprawdź ostateczne terminy wprowadzenia KSeF w polskich firmach.

KSeF – co trzeba o nim wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to platforma, przy użyciu której przedsiębiorcy mogą wystawiać, przechowywać i udostępniać faktury ustrukturyzowane. W ten sposób nazywane są dokumenty w formacie xml udostępniane w czasie rzeczywistym. Do ich wystawiania służy m.in. Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma, czyli narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów. Krajowy System e-Faktur znacząco przyspiesza wiele procesów i pozwala na wygodny, bieżący dostęp do dokumentów. Znaczna część programów do księgowości umożliwia ponadto wygodną integrację z systemem. Wdrożenie obowiązkowego KSeF w firmach będzie wiązało się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców – m.in.:

• krótszym oczekiwaniem na zwrot podatku;
• skuteczniejszą ochroną przed zniszczeniem i zagubieniem faktur;
• mniejszą liczbą błędów w dokumentacji;
• dużym usprawnieniem pracy wielu działów firmy – nie tylko księgowości.

KSeF – od kiedy będzie obligatoryjny?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe już od stycznia 2022 roku, jednak 1 lipca 2024 stanie się obowiązkiem wszystkich czynnych podatników VAT. Wynika to z zapisów ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku. Początkowo wdrożenie systemu było planowane na styczeń 2024, jednak termin przesunięto o dodatkowe pół roku. Przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT obowiązek ten będzie dotyczył nieco później, bo od 1 stycznia 2025 roku. Wyjątek stanowią mali oraz średni przedsiębiorcy, których roczne obroty nie przekraczają 200 tysięcy złotych – mogą oni zostać zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych – obowiązek każdego podatnika

O ile do wystawiania faktur od drugiej połowy 2024 roku nie są zobligowani wszyscy przedsiębiorcy, o tyle obowiązek przyjmowania faktur ustrukturyzowanych dotyczy każdego z nich. Nie ma w tym przypadku znaczenia to, czy przedsiębiorca należy do czynnych podatników VAT – jeżeli podlega polskim przepisom podatkowym, musi odbierać e-faktury z KSeF.

Dobrowolny KSeF w 2023 roku

Czas przed lipcem 2024, kiedy KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny, to dla przedsiębiorców dobry moment na przygotowanie się do przejścia na faktury ustrukturyzowane. Zanim integracja z systemem stanie się obowiązkowa, warto skupić się m.in. na szkoleniu pracowników – szczególnie tych z działu finansów oraz księgowości – i nadaniu im odpowiednich uprawnień. Warto ponadto upewnić się, że wykorzystywane w firmie oprogramowania do księgowości współpracują z Krajowym Systemem e-Faktur. W niektórych przypadkach może się okazać niezbędna ich aktualizacja lub całkowita zmiana. Przed lipcem 2024 właściciele firm powinni powołać także zespół odpowiedzialny za zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi. Co jednak ważne, powinien obejmować on nie tylko pracowników związanych z kwestiami księgowymi, ale i tych odpowiedzialnych za kwestie informatyczne czy współpracę z kontrahentami.