Czym się różni delegacja od podróży służbowej? Wszystko co musisz wiedzieć o podróżach służbowych

Delegacja i podróż służbowa to dwa pojęcia, które często są ze sobą mylone. Na gruncie prawa pracy i prawa podatkowego występują jednak między nimi istotne różnice. By uniknąć problemów podczas kontroli, warto mieć tego świadomość oraz znać zasady związane z rozliczaniem podróży służbowych i delegacji.  Chcesz dowiedzieć się więcej? W tym artykule wyjaśnimy różnice między delegacją a podróżą służbową oraz przybliżymy zagadnienia związane z rozliczaniem delegacji oraz zwrotem kosztów przejazdu podczas podróży służbowej.

Spis treści:

• Definicja delegacji i podróży służbowej
• Różnice między delegacją a podróżą służbową
• Regulacje prawne dotyczące delegacji i podróży służbowych
• Koszty i zwroty związane z delegacją i podróżą służbową
• Przygotowanie do delegacji i podróży służbowej

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 roku (sygn. akt I PK 208/07) określił kryteria, które pozwalają odróżnić delegację od podróży służbowej.
• Informacja o tym, co to jest podróż służbowa, można znaleźć w art. 77⁵ 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim polega ona na wykonywaniu na wyraźne polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy danego pracownika. W przeciwieństwie do delegacji ma ona charakter tymczasowy.
• Definicja delegacji jest podobna, z tą jednak różnicą, że nie ma ona charakteru incydentalnego, lecz trwa przez dłuższy czas. Zmiana miejsca pracy, wynikająca z oddelegowania pracownika, musi być również wskazana w umowie.
• Różnice pomiędzy podróżą służbową a delegacją uwidaczniają się także na płaszczyźnie przysługujących pracownikowi świadczeń. W przypadku tej drugiej mogą one wynikać z nie tylko z przepisów Kodeksu Pracy, lecz również regulaminów wewnątrzzakładowych.
• Do czasu pracy podczas rozliczania delegacji należy wliczyć czas wykonywania zadania służbowego oraz czas dojazdu i powrotu – o ile jednak przypada on na harmonogramowe godziny pracy danego pracownika.

Definicja delegacji i podróży służbowej

Delegacja to sytuacja, w której pracownik zostaje wysłany przez pracodawcę do innego miejsca, niż miejsce stałego wykonywania pracy, w celu realizacji zadań zawodowych. Zazwyczaj obejmuje dłuższy czas, a miejsce delegacji nie musi być związane z siedzibą firmy.

Podróż służbowa natomiast dotyczy krótkotrwałego wyjazdu pracownika w ramach wykonywania obowiązków zawodowych, związana z konkretnymi celami np. spotkania, szkolenia czy konferencje. Miejsce podróży służbowej może być zarówno w kraju, jak i za granicą.

Przeczytaj również: Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych w systemie Symfonia Obieg Dokumentów

Różnice między delegacją a podróżą służbową

Spór o charakter wykonywanej pracy, zwłaszcza w kontekście wyjazdów służbowych, nie jest zjawiskiem nowym. Nie dziwi zatem fakt, że powyższe zagadnienie stanowiło przedmiot wielu orzeczeń sądowych. Tym najważniejszym jest wyrok z 22 lutego 2008 roku (sygn. akt I PK 208/07), w którym Sąd Najwyższy określił różnice między podróżą służbową a delegacją. Dotyczą one:
1. Czasu trwania: Delegacja zwykle trwa dłużej niż podróż służbowa. Podróż służbowa często obejmuje jednorazowe wydarzenia, takie jak konferencje czy spotkania biznesowe.
2. Miejsca: Delegacja może odbywać się w innym mieście lub kraju, niekoniecznie związane z siedzibą firmy. Podróż służbowa jest związana z konkretnym celem i miejscem docelowym.
3. Celu: Podczas delegacji pracownik realizuje zadania na rzecz firmy w innym miejscu niż zwykle. Podczas podróży służbowej pracownik uczestniczy w spotkaniach, konferencjach czy szkoleniach, które mają na celu rozwijanie kompetencji zawodowych.

Przeczytaj również: Podróż służbowa – co wolno, a czego nie wolno robić pracownikowi podczas delegacji służbowej?

Regulacje prawne dotyczące delegacji i podróży służbowych

1. Regulacje wewnętrzne: Zarówno delegacje, jak i podróże służbowe powinny być uregulowane wewnątrz firmy poprzez umowy o pracę, regulamin pracy czy inne dokumenty.
2. Prawo pracy: Delegacje i podróże służbowe są również uregulowane przez prawo pracy, które określa zasady i warunki ich przeprowadzania, takie jak czas pracy, odpoczynek czy sposób rozliczenia kosztów.
3. Przepisy podatkowe: Koszty związane z delegacją i podróżą służbową są częściowo rozliczane przez pracodawcę, a częściowo przez pracownika. Przepisy podatkowe określają, jakie koszty mogą być odliczone od podatku oraz jak rozliczać koszty związane z wyżywieniem, zakwaterowaniem czy transportem.

Przeczytaj także: Co to jest baza CEIDG?

Koszty i zwroty związane z delegacją i podróżą służbową

1. Zwrot kosztów dojazdu: pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty dojazdu do miejsca delegacji lub podróży służbowej, w oparciu o środki transportu ustalone z pracownikiem.
2. Diety: w przypadku delegacji i podróży służbowych, pracownikowi przysługuje dieta, której wysokość zależy od czasu spędzonego poza miejscem pracy oraz od kraju, do którego podróżuje.
3. Zakwaterowanie: pracodawca powinien zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki zakwaterowania w miejscu delegacji lub podróży służbowej, bądź pokryć koszty noclegu.
4. Koszty dodatkowe: w zależności od indywidualnych ustaleń, pracodawca może również pokryć inne koszty związane z wyjazdem, takie jak wyżywienie czy bilety na konferencje.

Przygotowanie do delegacji i podróży służbowej

1. Planowanie: Aby uniknąć nieporozumień, warto dokładnie zaplanować cele i terminy wyjazdu oraz ustalić zakres odpowiedzialności z pracodawcą.
2. Dokumenty: Przed wyjazdem należy sprawdzić, czy posiada się wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak dowód osobisty, paszport, wizy czy bilety.
3. Ubezpieczenie: W przypadku podróży służbowej za granicę, warto upewnić się, że posiada się odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne i ewentualnie inne ubezpieczenia, takie jak ubezpieczenie bagażu czy odpowiedzialności cywilnej.
4. Komunikacja: Ważne jest również ustalenie z pracodawcą sposobu komunikacji podczas wyjazdu, zwłaszcza w przypadku delegacji na dłuższy okres.
5. Raportowanie: Po zakończeniu delegacji lub podróży służbowej, pracownik powinien sporządzić raport z wyjazdu oraz rozliczyć poniesione koszty zgodnie z ustaleniami z pracodawcą.

Delegacja i podróż służbowa to dwa różne pojęcia, które mają swoje specyficzne cechy i regulacje prawne. Wiedza na temat różnic między nimi oraz zasad związanych z podróżami służbowymi jest kluczowa, aby uniknąć nieporozumień i prawidłowo rozliczyć się z wyjazdu. Przestrzeganie zasad planowania, komunikacji i raportowania pozwoli na sprawne przeprowadzenie wyjazdu oraz osiągnięcie zamierzonych celów. Warto więc dobrze przygotować się do delegacji czy podróży służbowej, zwracając uwagę na szczegóły i jasno określając swoje oczekiwania względem pracodawcy. W ten sposób zarówno pracownik, jak i firma, będą mogli skorzystać z doświadczeń wynikających z podróży służbowych i delegacji, rozwijając swoje kompetencje oraz budując relacje biznesowe.