5 pytań o bezpieczeństwo danych w programie księgowym w chmurze

Prowadzisz własną firmę i stoisz przed wyborem idealnego oprogramowania księgowego? Chmura kusi dużą elastycznością, ale zastanawiasz się czy Twoje dane będą tam naprawdę bezpieczne? Jeśli masz choć cień wątpliwości, ten poradnik rozwieje Twoje obawy. Odpowiadamy w nim na najczęściej zadawane pytania o bezpieczeństwo danych w programach księgowych działających w chmurze i podpowiadamy, jak skutecznie chronić informacje o Twojej firmie i klientach – bez zbędnego technicznego żargonu. Przeczytaj i sprawdź, jak znaleźć bezpieczny program do księgowości dla swojej firmy!

Spis treści:

• Dlaczego bezpieczeństwo danych księgowych jest tak ważne?
• Kto odpowiada za dane przechowywane w chmurze?
• Czy dane gromadzone w chmurze są szyfrowane?
• Czy kopia zapasowa wpływa na bezpieczeństwo danych w chmurze?
• Czy podczas korzystania z chmury użytkownik może liczyć na wsparcie techniczne?
• Czy rozwiązania chmurowe są zgodne z obowiązującymi przepisami?
• Jaki program księgowy wybrać, aby mieć pewność, że moje dane są bezpieczne?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• W przypadku programów działających w chmurze odpowiedzialność za bezpieczeństwo jest współdzielona: dostawca dba o infrastrukturę, a użytkownik o zabezpieczenie danych i swoich kont – np. za pomocą silnego hasła.
• Dane w chmurze są chronione poprzez szyfrowanie zarówno w trakcie przesyłania, jak i przechowywania, co uniemożliwia nieautoryzowany dostęp.
• Regularne kopie zapasowe w chmurze pozwalają na odzyskanie danych po awariach, przypadkowym usunięciu lub atakach złośliwego oprogramowania, minimalizując ryzyko ich utraty.
• Kompleksowe podejście do bezpieczeństwa danych w chmurze łączy zaawansowane technologie dostawcy z odpowiedzialnymi praktykami użytkownika, takimi jak silne hasła i odpowiednie procedury.

Dlaczego bezpieczeństwo danych księgowych jest tak ważne?

Bezpieczeństwo danych – zwłaszcza tych dotyczących finansów i klientów – to nie tylko kwestia zgodności z przepisami prawa czy etyki biznesowej, ale przede wszystkim ochrona cennego kapitału. Dokumenty księgowe, takie jak faktury, raporty finansowe, zestawienia transakcji czy informacje o klientach, zawierają poufne dane, których wyciek może prowadzić do poważnych konsekwencji, a w tym kar finansowych czy utraty zaufania kontrahentów. Nic więc dziwnego, że nowoczesne programy księgowe działające w chmurze, jak np. Symfonia eBiuro dla firm, wykorzystują szereg mechanizmów zapewniających wielopoziomową ochronę danych. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, w jaki sposób te narzędzia chronią poufne informacje przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją czy nawet całkowitą utratą.

1. Kto odpowiada za dane przechowywane w chmurze?

Za bezpieczeństwo samej chmury – w tym sieci, serwerów, fizycznych centrów danych oraz systemów monitorujących – odpowiada dostawca rozwiązania chmurowego. To on zapewnia, że infrastruktura jest odpowiednio zabezpieczona przed zagrożeniami zewnętrznymi, takimi jak ataki hakerskie czy awarie sprzętu. Wykorzystuje w tym celu różnorodne mechanizmy ochrony, takie jak np.:

• szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i przechowywania,
• firewall’e,
• systemy wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDS/IPS),
• regularne tworzenie kopii zapasowych.

Dzięki tym wszystkim rozwiązaniom dane przechowywane w chmurze są chronione przed utratą i nieautoryzowanym dostępem.

Co z kolei z bezpieczeństwem danych firmowych, a zatem np. kont użytkowników, tożsamości czy aplikacji zintegrowanych z chmurą? Tu wiele zależy od dostawcy oprogramowania działającego w chmurze, a także samego użytkownika. Ten ostatni – jako wyłączy właściciel danych – powinien dbać o silne hasła, odpowiednią konfigurację ustawień prywatności, a także zarządzanie dostępem do aplikacji i usług. W chmurze mówimy o modelu odpowiedzialności współdzielonej, w którym dostawca odpowiada za ochronę samej infrastruktury, natomiast użytkownik za bezpieczeństwo danych i konta w obrębie tej infrastruktury.

2. Czy dane gromadzone w programie księgowym działającym w chmurze są szyfrowane?

Tak, dane przechowywane w programach działających w chmurze są chronione przy użyciu szyfrowania. Dzięki temu nieupoważnieni użytkownicy – w tym cyberprzestępcy – nie mają dostępu do firmowych informacji. Do ich odczytania potrzebny jest bowiem specjalny klucz kryptograficzny. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli ktoś przechwyci dane przesyłane między użytkownikiem a chmurą lub dane przechowywane w samej chmurze, nie będzie w stanie ich wykorzystać.

Warto również dodać, że szyfrowanie danych może odbywać się na różnych poziomach – zarówno podczas ich przesyłania (tzw. szyfrowanie „w tranzycie”), jak i przechowywania (szyfrowanie „w spoczynku”). Dzięki temu, dane są chronione na każdym etapie – od momentu ich przesłania do chmurowego serwera, aż po czas, kiedy są przechowywane na serwerze. To jedna z najważniejszych metod ochrony danych w chmurze, zapewniająca ich poufność i integralność.

3. Czy kopia zapasowa wpływa na bezpieczeństwo danych w chmurze?

Tak, regularne tworzenie kopii zapasowych jest kluczowym elementem bezpieczeństwa danych w chmurze. Wyobraź sobie sytuację, w której przez przypadek usuniesz ważny dokument księgowy. W tradycyjnym oprogramowaniu mogłoby to oznaczać jego bezpowrotną utratę. W chmurze, dzięki automatycznym kopiom zapasowym, możesz go łatwo odzyskać. Co więcej, kopie zapasowe pozwalają również na przywracanie poprzednich wersji dokumentów, a nawet ustawień programu, co jest niezwykle przydatne w przypadku awarii systemu, błędów podczas konfiguracji lub nawet ataków złośliwego oprogramowania. Regularne backupy to zatem podstawa, dająca właścicielom mikrofirm pewność, że ich dane są chronione, nawet w najtrudniejszych sytuacjach.

4. Czy podczas korzystania z chmury użytkownik może liczyć na wsparcie techniczne?

W razie wystąpienia awarii, która mogłaby skutkować np. utratą danych przechowywanych
w chmurze, użytkownicy mogą liczyć na pomoc specjalistów – często nawet 24 godziny na dobę. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że w razie jakichkolwiek problemów technicznych, ich firma nie zostanie pozostawiona sama sobie.

Wspomniane wyżej wsparcie obejmuje różne formy pomocy, takie jak:

• dostęp do infolinii,
• czat online,
• system zgłoszeń, w ramach których specjaliści mogą szybko zdiagnozować problem i pomóc w jego rozwiązaniu.

W przypadku poważniejszych awarii, dostawcy usług chmurowych oferują również usługi odzyskiwania danych z kopii zapasowych. To szczególnie ważne dla mikrofirm, które zazwyczaj nie dysponują własnym działem IT.

5. Czy rozwiązania chmurowe są zgodne z obowiązującymi przepisami?

Rozwiązania chmurowe, a w tym programy księgowe, są na bieżąco aktualizowane tak, aby zapewnić zgodność ich działania z obowiązującymi przepisami prawa, takimi jak np. RODO czy inne regulacje dotyczące ochrony danych osobowych. Co ważne, proces aktualizacji oprogramowania odbywa się automatycznie, a odpowiedzialność za niego spoczywa na dostawcy. Eliminuje to ryzyko pominięcia istotnych poprawek przez użytkowników.

Dane przechowywane w chmurze są skutecznie chronione także dzięki zaawansowanym mechanizmom zabezpieczeń, takim jak zapory sieciowe (tzw. firewalle), systemy wykrywania nieautoryzowanego dostępu, czy też szyfrowanie danych. Ponadto dostawcy rozwiązań chmurowych, jak np. Symfonia, dbają o przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych, co stanowi dodatkową gwarancję bezpieczeństwa. Te zabezpieczenia sprawiają, że programy do księgowości w chmurowe są znacznie mniej narażone na ataki hakerskie niż tradycyjne oprogramowanie przechowywane lokalnie.

Jaki program księgowy wybrać, by mieć pewność, że moje dane są bezpieczne?

Wybierając program księgowy dla swojej mikrofirmy, zwróć uwagę na kilka kluczowych aspektów związanych z bezpieczeństwem. Po pierwsze, upewnij się, że oprogramowanie oferuje silne mechanizmy ochrony, takie jak szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i przechowywania, regularne automatyczne kopie zapasowe oraz zabezpieczenia infrastruktury chmurowej, chroniące przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych. Zapytaj dostawcę o szczegóły techniczne tych zabezpieczeń – to Twoje prawo. Po drugie, równie ważne jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę. Sprawdź, czy oferuje on szybką reakcję na incydenty bezpieczeństwa i pomoc w razie awarii. Pamiętaj, że dobre wsparcie to podstawa w kryzysowych sytuacjach.

Technologia to jednak nie wszystko. Bezpieczeństwo danych w dużej mierze zależy od codziennych praktyk w Twojej firmie. Właśnie dlatego wprowadź jasne procedury dotyczące dostępu do systemu, regularnych zmian haseł (i wymuszaj ich stosowanie!), a także przeszkol swoich pracowników w zakresie bezpiecznego korzystania z oprogramowania. Unikaj zapisywania haseł w łatwo dostępnych miejscach i korzystaj z unikalnych, silnych haseł dla każdego konta. Tylko kompleksowe podejście, łączące zaawansowane technologie z odpowiedzialnymi praktykami, zapewni Twojej mikrofirmie realne bezpieczeństwo danych księgowych i spokojną głowę.

Prowadzisz mikrofilmem i szukasz programu do księgowości, który zapewni bezpieczeństwo danych i porządek w rozliczeniach? Skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania Symfonii eBiuro. Kliknij link https://symfonia.pl/ebiuro-dla-firm i korzystaj z programu za darmo przez 45 dni!