Automatyzacja w biznesie: kiedy i jak inwestować w nowoczesne technologie, aby zmaksymalizować ich efektywność?

Automatyzacja przedsiębiorstwa to proces, z którym wiąże się z wiele korzyści. Mowa tu nie tylko o optymalizacji firmowych procesów czy oszczędności czasu, lecz również o wzroście wydajności pracy i redukcji kosztów. Kiedy i w jaki sposób inwestować w nowoczesne technologie, aby przyniosły one najlepsze rezultaty? Z jakimi wyzwaniami wiąże się automatyzacja w biznesie? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Co to jest automatyzacja w biznesie?
• Dlaczego warto inwestować w automatyzację?
• Kiedy warto inwestować w automatyzację?
• Wyzwania i ryzyka związane z wdrażaniem automatyzacji w firmie

Co to jest automatyzacja w biznesie?

Automatyzacja procesów biznesowych to temat, który ostatnio cieszy się dużą popularnością.  Trudno się temu zresztą dziwić – coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega korzyści wynikające z zastąpienia żmudnych i czasochłonnych czynności, wykonywanych często manualnie tymi, które realizowane są przez nowoczesne systemy i narzędzia cyfrowe. Automatyzacja w biznesie to jednak coś więcej niż tylko sama zmiana technologiczna. Odpowiednio wdrożona może okazać się punktem startowym do budowania nowej kultury organizacyjnej, której fundament stanowi podejmowanie decyzji na podstawie najnowszych danych, analiz oraz faktów. Aby było to jednak możliwe, powinna ona obejmować swoim zakresem wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, a zatem te z zakresu sprzedaży, marketingu, administracji, zarządzania zasobami ludzkimi czy obsługi klienta.

Dlaczego warto inwestować w automatyzację?

Automatyzacja biznesu umożliwia przede wszystkim poprawę efektywności pracy. Ponieważ dzięki niej część procesów nie wymaga już bezpośredniego udziału pracowników, firma może łatwo zwiększyć wolumen sprzedaży bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu. Wyeliminowanie działań manualnych to również dobry sposób na oszczędność kosztów oraz redukcję błędów występujących w procesach. Dzięki automatyzacji firma zyskuje również większą kontrolę nad procesami biznesowymi oraz jest w stanie szybciej reagować na ewentualne problemy. By jednak uzyskać wskazane wyżej korzyści, do automatyzacji trzeba się odpowiednio przygotować. Niezbędne jest nie tylko wyznaczenie konkretnych jej celów, lecz również wyodrębnienie procesów, które wymagają poprawy. Niezwykle ważny jest też dobór programów i narzędzi, a także odpowiednie przeszkolenie personelu.

Zobacz również: Automatyzacja pracy w księgowości – jakie korzyści z niej płyną?

Jakie nowoczesne technologie wspierają automatyzację w biznesie?

Automatyzację w biznesie wspiera wiele nowoczesnych rozwiązań. Wśród dostępnych technologii, które zasługują na szczególną uwagę, warto wymienić:

• technologie RPA (Robotic Process Automation), czyli oprogramowanie zdolne do naśladowania powtarzalnych czynności wykonywanych przez człowieka, np. wprowadzania danych, ich kopiowania i wklejania czy odczytywania informacji z dokumentów,
• sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, a zatem systemy i maszyny naśladujące inteligencję człowieka, posiadające zdolność do wykonywania ludzkich czynności, zapamiętywania danych czy podejmowania decyzji na podstawie faktów,
• systemy ERP i CRM, które optymalizują zarządzanie różnymi obszarami działalności, planowanie zasobów firmy i utrzymywanie dobrych relacji z klientami.

Wybierając nowoczesne narzędzia, warto sprawdzić, czy są one kompatybilne z innymi wykorzystywanymi systemami. Dzięki temu łatwo będzie uzyskać w pełni funkcjonalne rozwiązania, które nie tylko zwiększą efektywność procesów, lecz również ułatwią podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Kiedy warto inwestować w automatyzację?

Przedsiębiorstwa wykorzystujące innowacyjne systemy i narzędzia są w stanie szybciej budować swoją rynkową pozycję niż te, które w dalszym ciągu stawiają na rozwiązania tradycyjne, niekiedy nawet przestarzałe. Warto więc dokładnie zapoznać się z dostępnymi rozwiązaniami oraz działaniami konkurencyjnych marek – tak, aby rozpocząć cyfrową transformację firmy jeszcze przed nimi. Myśląc o automatyzacji, trzeba mieć również na uwadze, że jest to proces czasochłonny i wymagający dużego zaangażowania ze strony personelu. Pracownicy powinni mieć wiedzę na temat nowych systemów i sposobów ich działania – w przeciwnym razie inwestycja w nowoczesne technologie może nie przynieść oczekiwanych rezultatów.

Zobacz również: Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów. Dlaczego warto?

Wyzwania i ryzyka związane z wdrażaniem automatyzacji w firmie

Wdrożenie automatyzacji w przedsiębiorstwie wymaga opracowania odpowiedniej strategii. Powinna ona obejmować m.in.:

• kluczowe cele automatyzacji oraz obszary wymagające wprowadzenia zmian,
• szczegółowy plan działania,
• terminy wdrożeń poszczególnych rozwiązań.

Wyodrębniając procesy, które poddane zostaną zmianom, należy skupić się w szczególności na czynnościach zajmujących pracownikom dużo czasu, a także tych o charakterze powtarzalnym. Wdrożenie nowych technologii warto również poprzedzić różnego rodzaju testami, które mają na celu wykrycie ewentualnych błędów. Po implementacji poszczególnych rozwiązań niezbędne jest natomiast bieżące monitorowanie efektów, a w razie potrzeby – wprowadzanie zmian i usprawnień.

Automatyzacja w biznesie wiąże się nie tylko z wieloma korzyściami, ale również z pewnymi wyzwaniami i ryzykiem. Właśnie dlatego tak ważne jest właściwe przeszkolenie całego personelu z zakresu wdrażanych zmian. Pewną przeszkodą mogą być również wysokie koszty robotyzacji procesów biznesowych związane m.in. z zakupem oprogramowania czy urządzeń. Wiele problemów może ujawnić się także w obszarze integracji nowych systemów z innymi używanymi w firmie aplikacjami.

Przyszłość automatyzacji w biznesie

Popularność technologii automatyzujących procesy biznesowe rośnie z roku na rok. Automatyzacja cały czas postępuje i nie przewiduje się, aby w najbliższych latach cokolwiek miało się w tej kwestii zmienić. Rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji wykorzystywane są już w niemal każdym sektorze – od przemysłu, przez handel, aż po edukację. Co więcej, nowoczesne technologie pozwalają na tworzenie jeszcze bardziej zaawansowanych robotów, zdolnych do wykonywania skomplikowanych czynności. Trzeba jednak mieć na uwadze, że rozwój automatyzacji może wiązać się z koniecznością wprowadzenia zmian na rynku pracy, w modelach zatrudnienia czy w modelach biznesowych.