Kupiliśmy najlepszy system na rynku. Szkoda, że nikt nie umie go włączyć 

W ciągu minionych miesięcy, w związku z obowiązkiem KSeF, sporo polskich MŚP podjęło wyzwanie zmierzenia się z problemem aktualności i adekwatności swoich narzędzi IT w obszarze zarządzania firmą. Ale wiele stoi nadal przed tym wyzwaniem. Już niekoniecznie w kontekście faktur elektronicznych.  

W trakcie mojej wieloletniej pracy z polskimi MŚP jeden scenariusz – klasyczny rzec by można – wraca jak bumerang: zarząd czy właściciel, po miesiącach namysłu, podejmuje odważną decyzję i inwestuje kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy złotych w nowoczesny system klasy ERP. Implementacja postępuje, prezentacje dla zarządu robią wrażenie, wszyscy klaszczą.

Po sześciu, albo ośmiu miesiącach okazuje się jednak, że dwie trzecie funkcji systemu leży odłogiem, bo jedyna osoba, która naprawdę rozumiała, jak z niego korzystać, odeszła do konkurencji, a reszta zespołu po cichu wróciła do dobrze znanych arkuszy kalkulacyjnych. Nie, to nie jest anegdota. To opis największej bariery cyfryzacji polskich MŚP. I wbrew pozorom nie ma ona nic wspólnego z technologią. 

Nie technologia jest problemem 

Statystyki są tu bezlitosne, ale i pouczające. Aż 61 procent firm deklaruje brak wystarczających kompetencji cyfrowych w zespole – co oznacza, że sama chęć transformacji, deklarowana przez większość przedsiębiorców, rozbija się o zwyczajny, ludzki brak umiejętności. Do tego dochodzi jeszcze twardszy problem: dwie trzecie firm zmaga się z brakiem specjalistów IT, których po prostu brakuje na rynku pracy albo są zbyt drodzy dla budżetu małej firmy. 

To trochę tak, jakby cała branża kupowała najnowocześniejsze samochody, nie zdając sobie sprawy, że flota kierowców wciąż jeździ na prawie jazdy kategorii… traktor. Auta są świetne. Problem leży gdzie indziej. 

Warto tu obalić popularny mit: luka kompetencyjna nie dotyczy wyłącznie „zwykłych pracowników“, którzy boją się nowych narzędzi. Często dotyczy też kadry zarządzającej, która potrafi podjąć decyzję o zakupie systemu, ale nie potrafi zaplanować, jak zmienić wokół niego procesy w firmie. Kupno narzędzia bez zmiany sposobu pracy jest jak kupno siłowni domowej, która potem służy jako wieszak na ubrania – piękna inwestycja, zerowy efekt. 

Przeczytaj również: Jak ważne jest doskonalenie kompetencji cyfrowych w firmie?

Dlaczego „wyślemy ich na szkolenie“ rzadko działa? 

Klasyczna reakcja zarządu na wykryty problem kompetencyjny brzmi: „zorganizujmy szkolenie“. I owszem, szkolenie to krok w dobrą stronę – ale jednorazowe szkolenie z nowego systemu, przeprowadzone w formie ośmiogodzinnego maratonu w piątek po południu, ma mniej więcej taką skuteczność jak nauka pływania z filmu na YouTube: teoretycznie wszystko jasne, w praktyce pierwszy kontakt z wodą bywa bolesny. 

Kompetencje cyfrowe buduje się inaczej niż kompetencje jednorazowe. To proces, nie wydarzenie. Firmy, które osiągają realne rezultaty, stawiają na krótkie, regularne mikroszkolenia i konsultacje wplecione w codzienną pracę z systemem, zamiast jednego wielkiego „dnia z ekspertem przed ekranem“, po którym wszyscy wracają do starych nawyków, bo nikt nie miał czasu przećwiczyć nowej wiedzy w praktyce.

Trzy tanie sposoby na łatanie luki, zanim zabraknie budżetu na drogie 

Pierwszy sposób to wyznaczenie tak zwanych ambasadorów wewnętrznych – pracowników, niekoniecznie z działu IT, którzy uczą się nowego narzędzia trochę szerzej i głębiej niż reszta zespołu i stają się pierwszą linią wsparcia dla kolegów. To rozwiązanie tańsze niż zatrudnienie specjalisty na etat, a psychologicznie skuteczniejsze, bo pytanie kolegi z sąsiedniego biurka jest mniej stresujące niż zgłaszanie „ticketu“ do anonimowego działu IT. 

Drugi sposób to wykorzystanie narzędzi typu: no-code (z ang. bez kodu) i low-code (z ang. mało kodu), które pozwalają automatyzować proste procesy bez pisania nawet jednej linijki kodu. Pracownik działu sprzedaży, który dotąd ręcznie przepisywał dane z formularza do arkusza, może dziś skonfigurować prostą automatyzację samodzielnie, budując wszystko za pomocą graficznego ekranu, czy gotowej struktury wizualnej, bez czekania w kolejce do przeciążonego (i drogiego) programisty. To demokratyzacja cyfryzacji – kompetencje przestają być zamknięte w jednej osobie, czy dziale, a rozlewają się po całej organizacji. 

Trzeci sposób, najczęściej pomijany, to zwyczajne dopasowanie tempa uruchamiania rozwiązania do realnych możliwości zespołu. Firma, która wdraża jednocześnie nowy system finansowy, nowe narzędzie do zarządzania projektami i chatbota obsługi klienta, i to wszystko w ciągu jednego kwartału, nie buduje kompetencji, tylko… chaos i frustrację. Lepiej wdrożyć jedną rzecz dobrze i do końca, dając użytkownikom czas, by ją przyswoili i oswoili, niż trzy rzeczy na raz, bo wszystkie skończą jako „coś, co mieliśmy przetestować, ale nie było kiedy“. 

Dalsza część artykułu pod materiałem video

Pieniądze na kompetencje też są – tylko mniej się o nich mówi 

Dyskusja o dofinansowaniu cyfryzacji w Polsce koncentruje się zwykle na sprzęcie i oprogramowaniu, a rzadziej na ludziach – tymczasem znaczna część dostępnych programów, finansowanych między innymi ze środków Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) i Krajowego Planu Odbudowy, obejmuje też komponent szkoleniowy i doradczy. To istotna informacja, bo oznacza, że firma planująca cyfryzację nie musi wybierać między „kupić system“ a „przeszkolić ludzi“ – dobrze przygotowany wniosek może objąć jedno i drugie. Warunkiem jest jednak wcześniejsze przygotowanie dokumentacji, w tym często wymaganego audytu dojrzałości cyfrowej – co samo w sobie jest dobrą okazją, by szczerze ocenić, gdzie w firmie leży prawdziwy problem: w technologii czy w ludziach, którzy mają jej używać. 

Kompetencje jako inwestycja, nie koszt poboczny 

Najbardziej kosztowny błąd, jaki może popełnić polska firma na ścieżce cyfryzacji, to potraktowanie budżetu na szkolenia jako pozycji do wykreślenia w pierwszej kolejności, gdy trzeba ciąć koszty. To trochę jak zapłacić za najlepsze nasiona, a potem zapomnieć podlewać ogród, bo „przecież nasiona same wiedzą, co robić“. Nie wiedzą. Podobnie systemy IT same nie wdrożą się w codzienną pracę zespołu – potrzebują ludzi, którzy rozumieją, po co je mają, i którzy czują się na tyle pewnie, żeby z nich korzystać, zamiast po cichu wracać do sprawdzonego arkusza w piątek wieczorem, gdy nikt nie patrzy. 

Prawdziwa cyfrowa transformacja polskiej małej firmy nie zaczyna się od wyboru dostawcy oprogramowania. Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie, czy zespół, który ma z tego oprogramowania korzystać, w ogóle wie, dlaczego warto to zrobić – i czy ktoś dał mu na to wystarczająco dużo czasu, żeby się nie sparzyć przy pierwszym kontakcie z wodą. 

Przeczytaj również: 15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować 

Test na piątkowe popołudnie 

Jest prosty sposób, żeby sprawdzić, jak naprawdę wygląda sytuacja w firmie, bez zamawiania drogiego audytu kompetencyjnego. Wystarczy w piątek po południu zapytać trzech losowych pracowników z różnych działów, do czego służy ostatnio wdrożony system i jak z niego korzystają na co dzień. Jeśli odpowiedzi są spójne i konkretne – gratulacje, wdrożenie się udało! 

Jeśli pojawia się niepewny uśmiech i odpowiedź w stylu „no, coś tam wpisuję, ale właściwie nadal mam swój arkusz z boku, żeby być pewnym“ – to sygnał, że problemem nie jest system, tylko to, co się wydarzyło (albo nie wydarzyło) między jego zakupem a codzienną pracą zespołu.  

Taki test kosztuje piętnaście minut i jedną trudną rozmowę z samym sobą, a mówi więcej o realnej dojrzałości cyfrowej firmy niż niejeden kosztowny raport konsultingowy.