Cyfrowe podpisy i ich rola w elektronicznym obiegu dokumentów

Podpisy cyfrowe umożliwiają znacznie szybsze załatwianie wielu spraw i gwarantują większe bezpieczeństwo niż tradycyjne podpisy. Odgrywają one ważną rolę w elektronicznym obiegu dokumentów, na który decyduje się coraz więcej polskich firm. Na czym właściwie ona polega i dlaczego warto postawić na e-dokumentację z podpisami cyfrowymi?

Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?

Elektroniczny obieg dokumentów polega na zamianie tradycyjnych, drukowanych dokumentów – np. faktur czy wniosków urlopowych – na te w wersji elektronicznej. E-odpowiedniki występują w postaci plików PDF, Excel czy DOC. Elektroniczny obieg dokumentów daje upoważnionym osobom dostęp do firmowej dokumentacji niemal bez przerwy – wystarczy użyć w tym celu urządzenia z dostępem do Internetu. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu w chmurze, co znacząco usprawnia wiele firmowych procesów i ułatwia przekazywanie danych do kolejnych osób oraz działów firmy. Przejście na e-dokumenty pozwala także zaoszczędzić mnóstwo czasu, przeznaczanego wcześniej na poszukiwanie dokumentów w teczkach i szufladach. Wiąże się ono również z oszczędnością kosztów oraz miejsca w biurze – nie ma bowiem potrzeby wynajmowania dużych przestrzeni do przechowywania i archiwizacji dokumentacji. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów ryzyko jej zniszczenia lub zagubienia spada niemal do zera, a zarządzanie firmą staje się znacznie efektywniejsze.

Czym są podpisy cyfrowe?

Podpis elektroniczny to alternatywa dla tradycyjnego, własnoręcznego podpisu na papierze. Mimo wersji cyfrowej ma on dokładnie taką samą wartość prawną jak klasyczna sygnatura. Wystawia się go przy użyciu urządzenia mobilnego lub komputera z dostępem do sieci internetowej. Dzięki podpisowi elektronicznemu możliwe jest podpisywanie wielu ważnych dokumentów online na odległość, bez względu na miejsce czy porę. Podpis cyfrowy to nic innego, jak podpis elektroniczny uzupełniony o certyfikat cyfrowy wydany przez urząd certyfikacji (CA). Stanowi on metodę weryfikacji autentyczności dokumentów czy wiadomości elektronicznych. Podpisy cyfrowe uznaje się często za jeszcze bezpieczniejszą formę podpisu niż te tradycyjne.

Przeczytaj także: Cyfrowa transformacja biura rachunkowego – jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Jaka jest rola podpisów cyfrowych w elektronicznym obiegu dokumentów?

Podpisy cyfrowe umożliwiają podpisywanie elektronicznych dokumentów w każdej chwili – bez konieczności opuszczania gabinetu i osobistej wizyty w innym pomieszczeniu firmy. Ma to znaczący wpływ na szybkość przepływu informacji między poszczególnymi działami, a także pomiędzy firmą a kontrahentami. Dzięki podpisom cyfrowym pracownicy firmy nie muszą też każdorazowo drukować dokumentów, przygotowywać ich do wysyłki, a następnie nadawać kurierem lub pocztą. Posługiwanie się podpisem cyfrowym i elektroniczny obieg dokumentów skutkują także większym zadowoleniem klientów – otrzymują oni umowy czy inne dokumenty niemal natychmiast po ich podpisaniu. Co więcej, podpisem cyfrowym da się podpisywać różne rodzaje plików – zarówno te w formacie PDF czy Word, jak i pliki Excel czy Dokumenty Google. Połączenie podpisu cyfrowego i elektronicznego obiegu dokumentów to całkowicie bezpieczne rozwiązanie – znacznie bezpieczniejsze niż klasyczna, drukowana dokumentacja z odręcznym podpisem.