Digitalizacja dokumentów – na czym polega, po co się ją robi?

Digitalizacja dokumentów przestała być dziś domeną jedynie dużych korporacji. Potencjał drzemiący w tym rozwiązaniu dostrzega coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw. Trudno się temu zresztą dziwić, bo przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwala na usprawnienie procesów administracyjnych, a w wielu organizacjach stanowi pierwszy krok do wprowadzenia w pełni cyfrowego biznesu. Jakie są najnowsze trendy w tej dziedzinie i jakie korzyści digitalizacja dokumentów może przynieść Twojej firmie?

Spis treści:

• Co to jest digitalizacja dokumentów?
• Digitalizacja dokumentów – w jakim celu?
• Korzyści związane z digitalizacją dokumentów

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Digitalizacja dokumentów to proces mający na celu zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi odpowiednikami.
• Obejmuje ona skanowanie, rozpoznawanie znaków optycznych (OCR), a także konwersję danych do formatów umożliwiających ich edycję i wyszukiwanie w elektronicznym repozytorium dokumentów.
• Do najważniejszych korzyści digitalizacji dokumentów należą usprawnienie procesów administracyjnych, związanych np. z obiegiem i akceptacją wniosków czy faktur, zapewnienie większego bezpieczeństwa informacji, a także redukcja kosztów operacyjnych związanych z obsługą papierowej dokumentacji.
• Digitalizację dokumentów wspierają m.in. aplikacje OCR, które są w stanie odczytać tekst drukowany czy dane z tabel, nadać im formę cyfrową, a następnie zaimportować te dane do systemu.

Co to jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania tradycyjnej, papierowej dokumentacji w format cyfrowy. Jest to z reguły pierwszy krok w kierunku wdrożenia w firmie elektronicznego obiegu dokumentów.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów składa się z kilku etapów. W pierwszej kolejności papierowy dokument jest skanowany. Pozwala to na przygotowanie cyfrowego pliku, który jest wierną kopią oryginału. Taki plik trafia następnie do aplikacji OCR, która działa na zasadzie konwertera tekstu. Automatycznie wyodrębnia ona drukowany tekst z zeskanowanego dokumentu, a następnie przekształca go w edytowalny tekst w pliku elektronicznym. Takie rozwiązanie ma szereg korzyści –  pozwala bowiem wyszukiwać konkretne słowa czy frazy w zeskanowanym dokumencie, a także  kopiować i wklejać dane do innych aplikacji. Zdigitalizowane w ten sposób dokumenty są następnie indeksowane, czyli oznaczane odpowiednimi słowami kluczowymi, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie. Tak przygotowane można przechowywać w elektronicznym archiwum, zlokalizowanym na lokalnym serwerze lub w chmurze.

Przeczytaj również: Jak wygląda obieg dokumentów w firmie? – Symfonia

Digitalizacja dokumentów – w jakim celu?

Dla wielu firm digitalizacja dokumentów to szansa na zwiększenie wydajności i efektywności pracy. Pozwala ona bowiem na automatyzację wielu procesów, szczególnie tych z zakresu księgowości czy HR, związanych z obiegiem faktur czy wniosków pracowniczych. Dzięki niej wszystkie dokumenty znajdują się w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Można również zaprojektować ścieżki ich akceptacji. Ponadto, digitalizacja umożliwia szybkie udostępnianie informacji zarówno wewnątrz firmy, jak i partnerom biznesowym. Wreszcie warto pamiętać, że takie rozwiązanie jest znacznie bardziej ekologiczne niż przechowywanie dokumentów papierowych.  Odpowiednio wdrożona digitalizacja firmowych dokumentów może stanowić skuteczną zachętę do automatyzacji kolejnych procesów w organizacji. Bardzo często jest to właśnie pierwszy etap do kolejnych, większych zmian.

Przeczytaj również: Dlaczego warto przejść na cyfrowy obieg dokumentów?

Korzyści związane z digitalizacją dokumentów

Z digitalizacją dokumentów firmowych wiąże się wiele korzyści. Jedną z nich jest idealne uporządkowanie dokumentacji oraz jej zwiększone bezpieczeństwo. Jest ona zabezpieczona zarówno przed zagubieniem, jak i zniszczeniem, co w przypadku dokumentów papierowych nie jest już takie proste. Co więcej, dokumenty nie mają prawa dostać się w niepowołane ręce – dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby. Digitalizacja zapewnia również lepszą dostępność oraz organizację – wystarczy, że wyszukasz dokument po nazwie, zamiast przeglądać setki teczek, segregatorów i szuflad. Tym samym firma może zaoszczędzić przestrzeń biurową – w przeciwieństwie do tradycyjnych, papierowych dokumentów, te w wersji elektronicznej nie zajmują… żadnego miejsca.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesu tworzenia i podpisywania umów. Dlaczego warto?