Jak otworzyć biuro rachunkowe?

Nowy Rok to idealny moment na założenie długo planowanego biznesu. Jeśli zamierzasz otworzyć własne biuro rachunkowe, nasz artykuł powinien ułatwić Ci dopełnienie najważniejszych formalności. Dowiesz się, jakie warunki musisz spełnić, aby móc działać w tym zakresie, jaką wybrać formę działalności i jak krok po kroku zarejestrować firmę.

 

Kto może prowadzić biuro rachunkowe?

Aby móc założyć biuro rachunkowe, trzeba spełniać dwa podstawowe warunki. Pierwszym z nich jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz niekaralność za takie przestępstwa jak:

• przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi gospodarczemu, mieniu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi;
• przestępstwo skarbowe;
• czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Co więcej, osoba zakładająca biuro rachunkowe musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC). Wyjątek stanowią biura, które zajmują się prowadzeniem wyłącznie ksiąg przychodów i rozchodów lub jedynie pomagają w wypełnianiu deklaracji oraz zeznań – w tym przypadku posiadanie ubezpieczenia nie jest konieczne. Co do zasady działalność tego rodzaju może otworzyć każdy – niezbędne są jednak odpowiednie kwalifikacje całego personelu.

 

Biuro rachunkowe a formy prowadzenia działalności

Decydując się na prowadzenie własnego biura rachunkowego, przyszły przedsiębiorca może wybierać spośród takich form prowadzenia działalności jak jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka akcyjna, spółka komandytowo-akcyjna lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Działalność może przybrać również formę spółdzielni. Wielu księgowych decyduje się na JDG, która z czasem może zostać przekształcona w większą firmę. Bardzo częsty wybór stanowi również spółka prawa handlowego – spółka z o. o.

 

Jak otworzyć biuro rachunkowe krok po kroku

 

Wpis do CEIDG lub KRS

Wybierając jako formę prowadzenia działalności jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, musisz złożyć formularz CEIDG-1. W przypadku spółek handlowych niezbędny jest już wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym.

 

Wybór kodu PKD

Podczas zakładania firmy należy określić odpowiedni kod PKD – dla usług biur rachunkowych jest to 69.20.Z (działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe). To sekcja obejmująca działalność profesjonalną, techniczną i naukową, która wymaga od przedsiębiorcy specjalistycznej wiedzy.

 

Wybór metody opodatkowania działalności gospodarczej

Zakładając biuro rachunkowe w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej, możesz wybrać dwie formy opodatkowania działalności – skalę podatkową (opodatkowanie na zasadach ogólnych) lub podatek liniowy. W przypadku tego rodzaju biur nie ma możliwości wyboru ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Przedmiot opodatkowania przy skali podatkowej i podatku liniowym stanowi dochód. Skala podatkowa to najpopularniejsza metoda opodatkowania działalności, która pozwala dodatkowo na korzystanie z ulg podatkowych oraz odliczeń. Jeżeli w trakcie rejestracji firmy w CEIDG nie wybierzesz podatku liniowego, Twoja działalność zostanie opodatkowana właśnie na zasadach ogólnych. Stawka podatku w przypadku skali podatkowej może wynosić 12% lub 32%. W przypadku podatku liniowego jest to natomiast 19% – bez względu na wysokość dochodów. Decydując się na opodatkowanie według stawki liniowej, nie możesz jednak korzystać z ulg ani rozliczać się z małżonkiem.

Rejestracja w Urzędzie Skarbowym

Biura rachunkowe nie mogą korzystać z podmiotowego zwolnienia VAT – prowadzenie ksiąg rachunkowych jest czynnością doradztwa podatkowego. Oznacza to, że otwierając własne biuro, musisz zarejestrować się w Urzędzie Skarbowym jako płatnik VAT. W tym celu wystarczy wypełnić formularz VAT-R. Wyjątek stanowią biura zajmujące się wyłącznie sporządzaniem deklaracji podatkowych i prowadzeniem ksiąg podatkowych – wówczas możliwe jest zwolnienie z podatku VAT z uwagi na wysokość obrotów.

 

Rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Zakładając biuro rachunkowe, musisz również zarejestrować się w ZUS-ie jako płatnik składek. Wspomniany wcześniej formularz CEIDG-1 po wypełnieniu jest przesyłany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wówczas następuje automatyczne zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZFA. W okresie do 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności należy jednak dodatkowo zgłosić się do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. W tym celu wystarczy wypełnić jeden z formularzy:

• ZUS ZUA – w przypadku podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu;
• ZUS ZZA – w przypadku podlegania wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. przy uldze na start lub w sytuacji, gdy ubezpieczenia społeczne są opłacane w obecnym zakładzie pracy lub z tytułu innej działalności);

Warto pamiętać, że ubezpieczenie chorobowe jest całkowicie dobrowolne – aby opłacać składkę chorobową, należy wypełnić formularz ZUS ZUA wraz ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

 

Opcjonalnie: firmowe konto bankowe

Zakładając biuro rachunkowe, nie trzeba otwierać dla firmy osobnego konta w banku. Możesz więc korzystać z prywatnego rachunku bankowego do celów firmowych – ważne jednak, aby należał on wyłącznie do Ciebie. Założenie firmowego konta staje się niezbędne w sytuacji, gdy otrzymywane płatności są objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności lub gdy pojawia się konieczność ujęcia rachunku bankowego na białej liście podatników.

Przeczytaj także: Jakie zadania ma biuro rachunkowe? (symfonia.pl)

Wybór programu do księgowości

Otwierając biuro rachunkowe, warto przeprowadzić dokładny research w celu wyboru skutecznego oprogramowania księgowego. Wśród istotnych cech dobrego programu wymienia się m.in. dostępność w chmurze, możliwość integracji z KSeF, opcję zarządzania różnymi obszarami firmy czy prostą, intuicyjną obsługę. Dobrze również, jeśli oprogramowanie aktualizuje się automatycznie i uwzględnia różne typy dokumentów. Przykładowo, oprogramowanie Symfonii wspierające już ponad 800 biur rachunkowych, umożliwia prowadzenie pełnej i uproszczonej księgowości, obsługuje kadry oraz płace i umożliwia wygodny kontakt z klientami. Program obejmuje analizę danych oraz wymianę faktur i zapewnia wygodny, elektroniczny obieg dokumentów. Co więcej, Symfonia dla biur rachunkowych gwarantuje również dostęp do rozbudowanych szkoleń, m.in. z zakresu aktualnych zmian w przepisach. Jeśli przymierzasz się do nowej drogi z własnym biurem rachunkowym, to zaawansowane, a zarazem proste narzędzie może znacząco ułatwić Ci start!