Od ręcznych procesów do cyfrowej automatyzacji – przeskok do przyszłości w księgowości [CASE STUDY]

Jak Symfonia eBiuro zrewolucjonizowała Usługi Księgowe Joanny Cackowskiej 

Biuro rachunkowe „Usługi Księgowe Joanna Cackowska” działa na rynku od niespełna siedmiu lat. Obecnie obsługuje grupę 47 zaufanych klientów, koncentrując się głównie na dekretacji ich dokumentów.  

Wyobraźmy sobie to małe, ale dynamicznie rozwijające się biuro rachunkowe na przed 2023 rokiem. Rysuje nam się obraz niewielkiej firmy (prowadzonej przez panią Joannę oraz jej pracownicę), która stara się nadążyć za rosnącą liczbą klientów. Jednak codzienna praca jest pełna wyzwań.  

 

Jak było kiedyś?

Brak automatyzacji i problemy techniczne 

Jeszcze ponad roku temu, biuro pani Joanny korzystało z dość prostego funkcjonalnie systemu księgowego, który nie nadążał za wymaganiami współczesnej rachunkowości. System ten często gubił podwójne faktury, co prowadziło do chaosu w dokumentacji. Z kolei brak automatyzacji sprawiał, że pani Joanna wraz ze wspólniczką musiały ręcznie wprowadzać dane, co było czasochłonne i podatne na błędy. 

„Stary system nie wyłapywał podwójnych faktur, co prowadziło do chaosu w dokumentacji. Byłam przytłoczona ilością pracy i problemów, które codziennie napotykałam.” – mówi Joanna Cackowska.  

 

Opóźnienia w płatnościach 

Wielu klientów miało opóźnienia w płatnościach, a brak systemu do monitorowania tych płatności utrudniał zarządzanie finansami biura. Pani Joanna, mimo ogromnego doświadczenia i zaangażowania, czuła się przytłoczona ilością pracy i problemów, które codziennie napotykała. 

 

Jak jest dzisiaj? 

Przenieśmy się teraz do przyszłości, po wdrożeniu nowoczesnego oprogramowania Symfonia eBiuro. Już od lutego 2023 roku biuro rachunkowe Pani Joanny po wdrożeniu oprogramowania przez firmę MAP Solutions, Partnera Symfonii, korzysta z nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, które całkowicie zmieniły sposób prowadzenia działalności. 

 

Automatyzacja i praca w chmurze 

Symfonia eBiuro wprowadziła pełną automatyzację procesów księgowych. Dzięki temu, Pani Joanna i jej zespół mogą wystawiać faktury cykliczne i tworzyć nowe faktury na podstawie już istniejących, co znacząco oszczędza czas. Praca w chmurze eliminuje konieczność noszenia pendrive’ów czy komputerów – teraz wszystko jest dostępne z dowolnego miejsca na świecie, co znacząco zwiększa mobilność i elastyczność pracy. 

 

Bezpieczeństwo i efektywność 

System zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, co daje Pani Joannie spokój ducha. Intuicyjny interfejs Symfonii eBiuro sprawia, że codzienna praca jest bardziej przejrzysta i efektywna. Możliwość generowania raportów i monitorowania płatności w czasie rzeczywistym pozwala na lepsze zarządzanie finansami i uniknięcie opóźnień. 

 

Mobilność i oszczędność czasu 

Aplikacja mobilna pozwala Pani Joannie zarządzać biurem nawet wtedy, gdy pracuje na etacie w innej firmie. To rozwiązanie daje jej mobilność, jakiej wcześniej nie miała, oraz oszczędność czasu, który może teraz poświęcić na rozwój swojego biznesu. 

Chmura to idealne rozwiązanie – teraz mogę pracować z dowolnego miejsca na świecie, co eliminuje konieczność noszenia pendrive’ów czy komputerów. Aplikacja mobilna jest dla mnie idealna, pozwala mi zarządzać biurem nawet wtedy, gdy pracuję na etacie w innej firmie. – mówi.  

 

Joanna Cackowska, patrząc wstecz, wspomina z uśmiechem i ulgą trudne początki swojego biura rachunkowego: „Nie wolno bać się tej zmiany!” – mówi z przekonaniem. To właśnie dzięki otwartości na nowe technologie i wsparciu bliskich udało jej się przekształcić swoje biuro w nowoczesne centrum rachunkowości, które jest gotowe na przyszłe wyzwania. 

Mimo początkowych obaw, zaprzyjaźniłam się z nowym systemem bardzo szybko. Symfonia eBiuro okazała się strzałem w dziesiątkę! – wspomina.  

 

Przyszłe plany i perspektywy 

Biuro Pani Joanny nie zamierza zatrzymywać się w miejscu. Plany na przyszłość obejmują wdrożenie modułu kadrowo-płacowego oraz OCR, co jeszcze bardziej usprawni procesy księgowe i zarządzanie dokumentacją. Pani Joanna wierzy, że nowoczesne rozwiązania cyfrowe są kluczem do dalszego rozwoju i sukcesu jej biura. 

 

Rady dla innych biur rachunkowych 

Pani Joanna zachęca inne biura rachunkowe by nie obawiały się zmian i wdrażania nowoczesnych technologii. „Symfonia eBiuro to intuicyjny i funkcjonalny system, który może znacząco usprawnić prowadzenie księgowości i zarządzanie biurem” – mówi. Jej doświadczenie pokazuje, że warto inwestować w technologie, które zwiększają efektywność i elastyczność pracy. 

Przed wdrożeniem Symfonii eBiuro biuro rachunkowe Pani Joanny było uwięzione w czasochłonnych i nieefektywnych procesach. Ręczne zarządzanie dokumentacją, brak automatyzacji oraz opóźnienia w płatnościach od klientów były na porządku dziennym. System, z którego korzystało biuro, nie nadążał za rosnącymi wymaganiami i utrudniał rozwój firmy. 

 

Wyzwania stojące przed małym biurem rachunkowym pracującym na prostym systemie księgowym:  

• Problemy z systemem księgowym: Stary system nie wyłapywał podwójnych faktur, co prowadziło do chaosu w dokumentacji. 

• Brak automatyzacji: Konieczność ręcznego wprowadzania danych i zarządzania dokumentacją znacząco obniżała efektywność pracy. 

• Opóźnienia w płatnościach: Brak systemu do monitorowania płatności od klientów prowadził do opóźnień i nieefektywnego zarządzania finansami. 

 

Pozytywne zmiany po wdrożeniu programu Symfonia eBiuro 

• Automatyzacja procesów: Możliwość wystawiania faktur cyklicznych i tworzenia nowych faktur na podstawie istniejących znacząco oszczędza czas. 

• Praca w chmurze: Dzięki dostępowi do systemu przez przeglądarkę, Pani Joanna może pracować z dowolnego miejsca, co eliminuje konieczność noszenia pendrive’ów czy komputerów. 

• Mobilność: Aplikacja mobilna umożliwia Pani Joannie zarządzanie biurem z telefonu, co jest szczególnie przydatne, gdy pracuje w dwóch miejscach jednocześnie. 

 

Wdrożenie Symfonii eBiuro otworzyło przed biurem Pani Joanny nowe możliwości. Automatyzacja, praca w chmurze oraz mobilność to tylko niektóre z zalet, które zrewolucjonizowały sposób prowadzenia księgowości. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym, biuro jest teraz bardziej efektywne, elastyczne i gotowe na przyszłe wyzwania. 

Dzięki wdrożeniu Symfonii eBiuro, biuro rachunkowe Pani Joanny przeszło transformację z tradycyjnego modelu na nowoczesne, cyfrowe biuro, które jest gotowe na wyzwania przyszłości. Przyszłość należy do tych, którzy nie boją się zmian i potrafią wykorzystać technologię do osiągnięcia sukcesu.