Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Jak prowadzić skuteczne negocjacje biznesowe? 10 kluczowych zasad

Redakcja

Redakcja

Długość czytania:

17 września 2024

Prowadzenie negocjacji, bez względu na ich charakter, jest trudną sztuką. Jeśli jednak ma się wiedzę o tym, jak powinny przebiegać poszczególne ich etapy oraz co można zrobić, by się do rozmów odpowiednio przygotować, zadanie staje się o wiele łatwiejsze.

1 Przygotowanie do negocjacji

Zanim w ogóle zasiądzie się do rozmów biznesowych, podczas których chce się do czegoś przekonać swojego kontrahenta, niezbędne jest poczynienie odpowiednich przygotowań.

Jak zbierać informacje przed negocjacjami?

Uporządkowanie wiedzy, jaka jest niezbędna podczas rozmów mających doprowadzić do nawiązania nowej biznesowej współpracy, Konieczne jest zgromadzenie konkretnych informacji:

  • trzeba dokładnie poznać historię i specyfikę firmy, której przedstawiciele usiądą do stołu negocjacyjnego. Istotne wiadomości dotyczą także struktury, oferty oraz sytuacji finansowej;
  • dobrze wiedzieć zawczasu, z kim będzie się prowadzić rozmowy i zebrać informacje na temat pozycji tych osób w firmie oraz preferowanego przez nie stylu negocjacyjnego;
  • aby pertraktacje były jak najbardziej merytoryczne, należy zawczasu sporządzić raport dotyczący aktualnej sytuacji rynkowej. Obowiązujące warunki i trendy oraz oferta konkurencji to wiedza, która jest podczas negocjacji bardzo cenna.

 

Narzędzia do analizy przeciwnika

Aby mieć pełen obraz tego, z czym do negocjacji przychodzi druga strona, należy przeanalizować zarówno mocne, jak i słabe strony firmy. Można w tym celu wykorzystać narzędzia, jakich dostarcza metoda SWOT (od ang. Strenghts – Mocne Strony, Weaknesses – Słabe Strony, Opportunieties – Szanse oraz Threats – Zagrożenia). Mając tak wnikliwy wgląd w zasady funkcjonowania danej organizacji, można zaproponować bardziej korzystne dla niej rozwiązania i podkreślić swoją zdolność do tego, by różnego rodzaju luki czy niedostatki zapełnić.

W kontekście negocjacji warto także wspomnieć o metodzie BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement). Ma ona służyć wypracowaniu najlepszej, najbardziej korzystnej dla obu stron alternatywy dla negocjowanego porozumienia, przez co pośrednio ustalana jest także żelazna granica, poza którą podczas negocjacji wyjść nie można.

 

2. Ustalanie celów negocjacyjnych

Kiedy negocjacje można uznać za udane? Kiedy uda się osiągnąć założone w trakcie przygotowań do rozmów cele. Ustalanie celów negocjacyjnych to dość skomplikowane zagadnienie, wymagające szerokiego spojrzenia na pozycję swoją i oraz swojego potencjalnego kontrahenta.

Jak określić swoje cele?

Cele można podzielić na różne kategorie, w zależności od stopnia ich ważności. Najbardziej istotnym jest cel główny, którym w przypadku negocjacji biznesowych może być osiągnięcie konkretnych warunków współpracy, poziomu cen etc. Opracowując strategię negocjacji trzeba mieć zawsze na uwadze, że nie może być trudno skłonić kontrahenta do przyjęcia naszych warunków bez żadnych zastrzeżeń. Warto, a nawet trzeba mieć zatem opracowane cele minimalne, określające ustępstwa, na jakie jesteśmy w stanie pójść, by nawiązać współpracę i by warunki nadal były dla nas satysfakcjonujące.

Świadomość, na co możemy się zgodzić, a kiedy dalsze rozmowy przestają mieć jakikolwiek sens, pozwala określić wspominaną już wcześniej najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia. Dzięki niej jesteśmy w stanie jasno określić granicę, której przekroczenie będzie się równało z zerwaniem dalszych rozmów.

Priorytetyzacja celów – co jest najważniejsze?

Priorytetyzacja celów to nic innego, jak podzielenie ich na te najważniejsze i mniej istotne, których realizacja może, ale nie musi dojść do skutku, by negocjacje ostatecznie zakończyły się sukcesem.

Określenie ważności swoich zamierzeń pozwala zachować koncentrację w trakcie rozmów, bo nie traci się z oczu tego, co najbardziej istotne.

Znając i jasno określając swoje „warunki brzegowe” osoby odpowiedzialne za prowadzenie negocjacji w imieniu firmy są także w stanie lepiej się przygotować do kwestii związanych z ustępstwami i kompromisami.

Przydatnym ćwiczeniem przygotowującym do negocjacji może być rozpisanie potencjalnych scenariuszy, według których mogą potoczyć się rozmowy. Wtedy łatwiej można przewidzieć, jakie oczekiwania może mieć potencjalny partner i czy są one do zaakceptowania, a jeśli tak – to na jakich dodatkowych warunkach.

3. Zrozumienie potrzeb drugiej strony

Negocjacje biznesowe mają wiele cech wspólnych np. z rozmowami, jakie odbywają rodzice ze swoimi dziećmi, kiedy zależy im, by w zachowaniu ich pociech zaszła jakaś zmiana. Oprócz tego, że trzeba przygotować się na opór oponenta i mieć przygotowany szereg sensownych, dopasowanych do rozmówcy argumentów, należy również wykazać przede wszystkim to, jakie są motywacje pociech i skąd może wynikać taki a nie inny model postępowania. Pochylając się nad ta kwestią, dajemy do zrozumienia, że chcemy poznać potrzeby drugiej strony i umieć właściwie na nie odpowiedzieć.

Jak zidentyfikować potrzeby i oczekiwania drugiej strony?

Nie ma lepszego sposobu na to, by zrozumieć potrzeby i oczekiwania drugiej strony, niż po prostu uważne i aktywne jej wysłuchanie. Ważne, by zadawać dużo otwartych pytań, podczas których przedstawiciele firmy, z którymi prowadzi się negocjacje, będą mogli swobodnie i szczegółowo opowiedzieć o kwestiach dla nich najbardziej istotnych.

Warto stosować podczas takich rozmów parafrazowanie, by upewnić się – podsumowując wypowiedź drugiej strony – czy wszystko dobrze zrozumieliśmy i czy prawidłowo odczytaliśmy jej intencje.

Pytania sondujące pomogą z kolei w odkryciu ukrytych (intencjonalnie bądź nie) motywów oraz interesów.

Metody budowania empatii w negocjacjach

Oprócz wspomnianego wcześniej aktywnego słuchania oraz parafrazowania, poprzez które budujemy w drugiej stronie przekonanie, że to, co chce ona nam przekazać, jest dla nas ważne i wartościowe, okazać i podkreślić swoją empatię można również popytanie o potrzeby i obawy a także zauważanie i werbalizowanie emocji oraz oczekiwań.

Skuteczna komunikacja w negocjacjach

Nie jest sztuką zdominowanie drugiej strony podczas negocjacji. Zarzucenie potencjalnego kontrahenta swoimi spostrzeżeniami, ekspercką wiedzą i pomysłami jest ryzykowne, bo z jednej strony pokazuje nasze profesjonalne podejście i zaangażowanie, a z drugiej strony – może stanowić sygnał, że za mało miejsca pozostawiamy na informację zwrotną.

4. Unikanie błędów w komunikacji

Aby negocjacje przebiegały w pełnej zrozumienia, profesjonalnej atmosferze i by były jak najbardziej rzeczowe, należy stosować się do kilku ważnych zasad, pozwalających na uniknięcie podstawowych błędów w komunikacji:

  • Przede wszystkim nie można drugiej stronie przerywać w trakcie jej wypowiedzi – to nie tylko niegrzeczne, ale też niesie ze sobą przekaz, że oczekiwania i zdanie kontrahenta nie jest dla nas wystarczająco istotne;
  • Myśli trzeba formułować jasno i precyzyjnie, tak aby ograniczyć ryzyko występowania niedopowiedzeń i zapobiec nieporozumieniom;
  • Niezwykle istotne jest także to, by – mówiąc kolokwialnie – trzymać nerwy na wodzy i nie reagować emocjonalnie na różne wypowiedzi, spostrzeżenia, sugestie albo żądania drugiej strony;
  • Należy pamiętać o tym, jak istotna podczas negocjacji biznesowych jest mowa ciała. Utrzymanie postawy otwartej i unikanie gestów uchodzących za wrogie jest bardzo istotne, by zachować profesjonalny wizerunek.

Jak zacząć pracę z Platformą B2B?

Pobierz bezpłatną listę kontrolną

5. Strategie negocjacyjne

W zależności od tego, jakie pozycje mają obie strony podczas negocjacji i jaki rodzaj współpracy chciałyby nawiązać, można wyodrębnić kilka adekwatnych do różnych konfiguracji strategii prowadzenia rozmów biznesowych.

  • Strategia integracyjna (wygrana – wygrana) – kiedy obie strony są na równej pozycji negocjacyjnej, środek ciężkości rozmów będzie położony na wypracowaniu rozwiązań korzystnych dla jednego i drugiego kontrahenta. Negocjacje oparte na takim modelu prowadzone są w sposób otwarty, a strony skupiają się na poszukiwaniu kompromisów.
  • Strategia rywalizacja (wygrana – przegrana) – o takiej strategii mówimy, kiedy każda ze stron skoncentrowana jest na wypracowaniu jak najlepszych warunków dla siebie, nierzadko kosztem kontrahenta. Wybór takiej strategii może być podyktowany faktem, że stronom nie zależy za bardzo na jakości relacji albo że nie dysponują one wystarczająco dużymi zasobami.
  • Strategia ustępliwa (przegrana – wygrana) – kiedy jedna ze stron znajduje się na wyraźnie niższej pozycji negocjacyjnej, a zależy jej na nawiązaniu współpracy z drugą stroną, będzie to robić kosztem własnych potrzeb, przyjmując oczekiwania swojego potencjalnego partnera za priorytetowe.
  • Strategia unikania konfliktów – kiedy rozmowy nie przebiegają w pełnej zrozumienia, opartej na wzajemnym szacunku atmosferze i gdy między dwiema stronami narasta konflikt, uniemożliwiający podejmowanie rzeczowych dyskusji, strategia polegająca na „przeczekaniu” wydaje się najbardziej trafiona.
  • Strategia kompromisu – opiera się ona na ustępstwach, na jakie są skłonne pójść obie strony, aby jak najszybciej doprowadzić do osiągnięcia porozumienia. Żadna z nich nie wychodzi z takich rozmów jako wygrana, ale wypracowane na podstawi kompromisu warunki są zadowalające dla obu. Wybiera się tę strategię wtedy, kiedy ważny jest czas i zachowanie dobrych relacji biznesowych.

 Jak wybrać odpowiednią strategię?

Kluczowa jest tutaj szczerość i rozsądne podejście w ocenie swojej pozycji negocjacyjnej. Nie można udawać przed samym sobą, że jest się równoprawnym partnerem w negocjacjach np. z firmą, która ma na rynku o wiele silniejszą, bardziej stabilną pozycję. Trzeba określić, na czym nam najbardziej zależy i umieć dopasować środki, które pomogą nam te cele osiągnąć.

 

6. Radzenie sobie z impasem

Nierzadką jest sytuacja, kiedy podczas negocjacji dochodzi do impasu, czyli stanu, w którym obie strony mają poczucie, że dalsze rozmowy mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów i są skłonne je przerwać.

Techniki przełamywania impasu

Aby nie dopuścić do tego, można zastosować kilka technik. W przełamaniu stagnacji i wypracowaniu porozumienia mogą pomóc:

  • Przerwanie rozmów – obie strony zyskują nieco czasu i dystansu potrzebnego po to, by przełamać niechęć i wrócić do rozmów ze świeżą perspektywą;
  • Zmiana tematu i przesunięcie środka ciężkości rozmów na inne kwestie, w których łatwiej będzie o porozumienie;
  • Przeformułowanie problemu, czyli spojrzenie na sporne kwestie z innej perspektywy, np. nie poprzez stanowisko, a interes;
  • Przeprowadzenie konsultacji z niezależnym ekspertem z zewnątrz;
  • Rozebranie kwestii spornych na czynniki pierwsze i podjęcie próby rozwiązania ich metodą małych kroków.

Alternatywne rozwiązania i kompromisy

Kiedy obie strony są zniechęcone i zaczynają nieprzychylnie na siebie patrzeć, warto podjąć próbę odwrócenia takiej sytuacji. Z pewnością pomocne może okazać się wspólne poszukiwanie nowych opcji, prowadzenie otwartej dyskusji oraz zastosowanie metody „co jeśli”, polegającej na opracowaniu hipotetycznych scenariuszy i testowaniu bez zobowiązań różnych opcji.

 

7. Radzenie sobie z emocjami

Kiedy gra idzie o wysoką stawkę, a tak jest zazwyczaj podczas ważnych rozmów i negocjacji biznesowych, nierzadko trudno jest utrzymać nerwy na wodzy. Emocje oczywiście są rzeczą naturalną, ale kierowanie się nimi i uleganie im podczas tak ważnych spotkań, może spowodować więcej szkody niż pożytku.

Jak kontrolować emocje podczas negocjacji?

Skupiając się na tym, na czym nam najbardziej zależy i mając na względzie osiągnięcie sukcesu negocjacyjnego, łatwiej jest odsunąć od siebie emocje. Należy zawsze koncentrować się na faktach i meritum sprawy, a nie personalnych odczuciach, które – jak wiadomo – mogą być różne. Pomocne jest także praktykowanie empatii i aktywnego słuchania. A kiedy mimo prób emocje zaczynają brać górę, najlepiej zrobić sobie chwilę przerwy i zastosować relaksacyjne ćwiczenia oddechowe.

Rozpoznawanie emocji drugiej strony

Przy stole negocjacyjnym zasiadają różni ludzie – ze swoim charakterem, osobowością i emocjami. Kiedy skupimy się na tym, co nas łączy i co wspólnie chcemy osiągnąć, szanując wzajemne potrzeby i oczekiwania, łatwiej będzie stworzyć sprzyjającą rozmowom atmosferę.

 

8. Negocjacje pod presją czasu

Nie zawsze jest tak, że na prowadzenie negocjacji ma się dużo czasu i że można bez napięcia planować kolejne spotkania, na spokojnie wypracowując podczas nich kolejne szczeble porozumienia. Bywa, że czasu na dojście do zgody jest niewiele i wtedy trzeba działać szybko i zdecydowanie.

Symfonia ERP

Podejmuj decyzje biznesowe na podstawie wiarygodnych danych

Jak zarządzać czasem podczas negocjacji?

Tak jak w wielu innych życiowych sytuacjach, również w przypadku prowadzenia negocjacji pod presją czasu bardzo przydatny jest plan. Warto z wyprzedzeniem opracować agendę i rozpisać wszystkie kwestie, jakie będą na spotkaniu poruszane, a następnie nadać im ramy czasowe. Kiedy dyskusja zawiesi się na którymś z punktów, nie należy starać się na siłę rozwiązać sporne kwestie – warto wtedy przejść do kolejnego punktu, pozostawiając je na koniec rozmów.

Szybkie podejmowanie decyzji

Dużą sztuką jest umiejętność szybkiego podejmowania trafnych decyzji. Niełatwo o zachowanie spokojnej głowy, kiedy wywierana jest presja czasu. Aby zachować tę zdolność, warto zawczasu przygotować sobie kilka możliwych scenariuszy, jakie mogą się spełnić podczas negocjacji i starać się wypracować najbardziej korzystne rozwiązania.

Przeczytaj także: Jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliw

 

9. Zamykanie negocjacji

Zamykanie negocjacji to kluczowy etap, podczas którego strony osiągają porozumienie i finalizują ustalenia.

Jak sfinalizować umowę?

Ten etap negocjacji dzieli się na:

  • Podsumowanie ustaleń
  • Rozwiązanie ostatnich spornych kwestii
  • Ostateczną weryfikację, czyli potwierdzenie, że wszystkie punkty zostały zrozumiane i zaakceptowane przez obie strony;
  • Formalizację porozumienia, polegającą na spisaniu wszystkich ustaleń w formie umowy, kontraktu lub protokołu. Zgodę na ostateczny kształt strony wyrażają poprzez złożenie podpisu na takim dokumencie;
  • Wyrażenie akceptacji i zadowolenia poprzez symboliczny gest, taki jak np. uścisk dłoni.

Jak upewnić się, że obie strony są zadowolone?

Weryfikacja tego, czy obie strony są zadowolone, ma miejsce podczas finalizacji umowy, na etapie weryfikowania wszystkich ustaleń.

10. Analiza i wyciąganie wniosków

Po zakończeniu negocjacji przychodzi pora na analizę i wyciągniecie wniosków dotyczących tego, co okazało się sukcesem podczas rozmów, a co stanowiło największą przeszkodę na drodze do porozumienia.

Jak analizować zakończenie negocjacji?

Po zakończeniu negocjacji analizie należy poddać to, czy udało się osiągnąć zamierzone cele (jeśli tak, to w jakim stopniu), na jakie ustępstwa trzeba było pójść, by doszło do porozumienia oraz jakość komunikacji i relacji. Dzięki zidentyfikowaniu mocnych słabych stron, łatwiej jest wyciągnąć wnioski na przyszłość, by kolejne rozmowy biznesowe o takiej randze przebiegały jeszcze sprawniej.

Co poprawić w przyszłych negocjacjach?

Po przeanalizowaniu wcześniej wymienionych punktów, łatwiej będzie stwierdzić, które aspekty – mówiąc kolokwialnie – najbardziej kulały, a przez to naraziły nas na niepowodzenie. Szczera ocena tego, co się udało, a co nie, jest kluczowa dla wypracowania skuteczniejszych schematów działania.

Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Powiązane kategorie

Międzynarodowa
ekspansja

Pozyskiwanie
funduszy

Pozyskiwanie
klientów

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik