Likwidacja działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia różnych formalności. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zamknięcie działalności lub spółki niebędącej osobowością prawną, zgodnie z obowiązującymi przepisami mają obowiązek sporządzenia wykazu składników majątku na dzień likwidacji bądź dzień wystąpienia wspólnika ze spółki. Dotyczy on również podatników prowadzących pełną księgowość, podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz osoby rozliczające się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. Niniejszy artykuł niech będzie poradnikiem, jak krok po kroku należy postępować, kiedy zdecydujemy się na zamknięcie działalności gospodarczej.

Zamknięcie działalności gospodarczej – jak rozliczyć się z urzędami?

Aby móc w pełni legalnie zlikwidować działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do zakończenia prowadzonej dokumentacji i dopełnienia formalności związanych z wyrejestrowaniem firmy w urzędach i instytucjach. Zgłoszenie zamknięcia działalności gospodarczej należy złożyć na specjalnym formularzu CEIDG-1, będącego jednocześnie wnioskiem o wykreślenie ze spisu CEIDG. Termin, w jakim należy to uczynić, to 7 dni od daty zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

Dalsze swoje kroki należy skierować do Urzędu Skarbowego, by złożyć tam formularz VAT-Z, jako potwierdzenie zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Tu również ważny jest czas – przedsiębiorca ma na to 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

Po złożeniu przez przedsiębiorcę formularza CEIDG-1, Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządza druk ZUS ZWPA, aby wyrejestrować przedsiębiorcę jako płatnika składek. Przedsiębiorca w terminie 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej musi ponadto przedłożyć formularz ZUS ZWUA, dotyczący wyrejestrowania siebie z ubezpieczeń i ewentualnie ZUS ZCNA, jeśli musi również wyrejestrować z ubezpieczeń członków rodziny.

Wykaz składników majątku a zamknięcie działalności gospodarczej

Przy likwidacji działalności gospodarczej konieczne jest przygotowanie wykazu składników majątku firmy na potrzeby PIT i VAT. W pierwszym przypadku należy sporządzić spis z natury, a w drugim – wykaz składników majątku oraz spis z natury.

W likwidacyjnym spisie z natury powinny znaleźć się wszystkie towary handlowe, materiały (czy też surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby będące w trakcie produkcji, wyroby gotowe oraz braki i odpady, które znajdują się na stanach magazynowych w dniu zamknięcia działalności gospodarczej. Nie można też zapomnieć o obcych towarach – należy je wymienić, ale nie trzeba ich wyceniać. Wystarczy zawrzeć adnotację dotyczącą ilości tych produktów oraz informację na temat tego, kto jest ich właścicielem.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a dokładniej zgodnie z paragrafem nr 25 tego dokumentu, w wpisie z natury powinny znaleźć się przynajmniej takie dane, jak:

• Imię i nazwisko właściciela zakładu (firmy);
• Data sporządzenia spisu;
• Numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
• Szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w paragrafie 24;
• Jednostka miary;
• Ilość stwierdzona w trakcie spisu;
• Cena w złotych i groszach za jednostkę miary;
• Wartość wynikająca z pomnożenia ilości towaru przez jego wartość jednostkową;
• Łączna wartość spisu z natury oraz klauzula „Spis zakończono na pozycji…”;
• Podpisu osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (oraz ewentualnych wspólników).

Przeczytaj także: Zawieszenie działalności gospodarczej – wszystko, co musisz wiedzieć

Ostatnim wpisem w KPiR powinien być ten odnoszący się do spisu i widnieć tam pod datą likwidacji działalności gospodarczej.

Z kolei czynni podatnicy VAT zobowiązani są do sporządzenia oddzielnego spisu z natury dla celów VAT, który nosi nazwę remanentu likwidacyjnego. W rejestrze tym powinno się ująć wszystkie rzeczowe składniki majątku, pozostające w firmie na dzień likwidacji, posiadające określoną wartość rynkową i takie, od których podatnik miał prawo odliczyć VAT (nawet jeśli tego nie zrobił). W remanencie likwidacyjnym należy zatem uwzględnić materiały i towary handlowe, wyposażenie oraz środki trwałe. To wartość rynkowa składników spisu ma decydujące znaczenie dla określenia podstawy ich opodatkowania. Przedsiębiorca nie musi składać w urzędzie skarbowym deklaracji chęci sporządzenia spisu z natury. Informacja o jego wykonaniu powinna zostać zawarta w ostatnim pliku JPK V7M lub JPK V7K.