Pomimo trwającej pandemii i powracających lockdownów, firmy kontynuują działalność. Utrudnienia mocno je utrudniają, ale niemal wszystkie procesy biznesowe muszą być kontynuowane. Priorytetowe dzisiaj okazują się takie obszary jak zapewnienie bezpiecznej pracy pracownikom. W tym okresie szczególna odpowiedzialność spadła na działy kadrowo-płacowe, które są dzisiaj w głównej mierze odpowiedzialne za zapewnienie ciągłości procesów obsługi pracowniczej i HR, zwłaszcza za wsparcie pracowników oraz komunikację między poszczególnymi osobami oraz całymi działami w organizacjach. W jaki sposób narzędzia informatyczne mogą wspierać działy kadrowe w tych procesach?

W okresie pandemii większość firm, jeśli tylko to było możliwe, wysłała swoich pracowników na pracę zdalną z domu, czasami łącząc ją z wcześniejszą możliwością pracy z biura. Osobiście uważam, a jak pokazują wyniki badania „Wyzwania HR 2020” przeprowadzone wspólnie przez ICAN Research z redakcją „ICAN Management Review” – nie jestem w tym odosobniona, takie modele pracy – czy to hybrydowej, czy zdalnej zostaną z nami zdecydowanie na dłużej.

Już w pierwszym roku pandemii 76% ankietowanych stwierdziło, że praca zdalna zagości z nami na dłużej. Nie dziwne zatem, że kwestia cyfryzacji procesów HR oraz ich automatyzacja zostały uwzględnione jako silny trend z wynikiem ponad 70% odpowiedzi.  I chociaż zainteresowanie osób decyzyjnych tymi obszarami było widoczne już od jakiegoś czasu, to zdecydowanie potrzeby te nasiliły się w występującej sytuacji pandemicznej. Z dnia na dzień pracownicy nie mogli podejść jak zawsze do działu HR i dostarczyć dokumentów, a na korytarzach czy tablicach ogłoszeń nie mogli zapoznać się z najważniejszymi komunikatami w organizacji.

Jak systemy informatyczne mogą usprawnić i zapewnić ciągłość procesów HR?

W czasach, gdy na rynek pracy wkraczają nowe pokolenia młodych ludzi, które nie znają już czasów „sprzed internetu”, działy HR mają niezwykle trudne zadanie w łączeniu potrzeb różnych grup wiekowych pracowników. Sadzę, że – podobnie jak ja – większość z nas nie lubi korzystać z wielu źródeł informacji, logować się do kilku czy kilkunastu aplikacji, by dowiedzieć się podstawowych spraw, niezbędnych do realizacji obowiązków zawodowych.

Skoro zatem spora część z nas komunikuje się z światem za pomocą mediów społecznościowych to dlaczego dział HR nie mógłby robić podobnie? Ależ może! Oczywiście – nie poprzez ogólnodostępne portale społecznościowe, ale poprzez wewnętrzną, firmową tablicę ogłoszeń, tylko, że… wirtualną. Zespół pozyskał nowy kontrakt? Przyjęliśmy nowego dyrektora? Organizujemy charytatywny bieg? Kilka kliknięć i wiedzą o tym wszyscy pracownicy, czy to siedząc przed ekranem komputera, czy patrząc w swojego smartfona.  Jedna platforma dla HR i komunikacji z pracownikami (często bywa to intranet) jest bardzo cenionym rozwiązaniem wśród pracowników i pracodawców.

Wniosku urlopowego nie trzeba już drukować

Innym z przykładów jest proces składania wniosków urlopowych. Wiele lat pracowałam w działach kadrowo-płacowych odpowiadając za twarde i miękkie procesy HR. Od ponad 10 lat korzystam z wielu informatycznych, cyfrowych usprawnień zarówno jako pracownik, jak i specjalista.

Tradycyjna metoda składania wniosków urlopowych, gdy pracownik drukuje dokument, wypełnia, zanosi lub przesyła do działu kadrowego, gdzie następnie jest archiwizowany, rocznie zabierała nawet 25 godzin z czasu pracownika.

A przecież można inaczej. Swoje wnioski urlopowe składam za pomocą telefonu lub laptopa widząc stan dostępnego urlopu. Od razu po rejestracji zgłoszenie trafia do szefa. Kierownik zanim zatwierdzi wniosek, sprawdza wcześniej czy moja nieobecność nie zaburzy pracy zespołu. Od razu po akceptacji otrzymuję powiadomienie, a wniosek zaczytywany jest do systemu kadrowo-płacowego w celu ewidencji i prawidłowego rozliczenia.

Rozwiązanie proste, łatwe i korzystne dla wszystkich. Pracownik otrzymuje niezbędne informacje, kierownik ma dostęp do wszystkich wniosków całego zespołu. Dział HR oszczędza czas, bo dzięki automatyzacji szybciej otrzymuje potrzebne dane.

Zarówno pracownicy jak i menedżerowie dzięki automatyzacji procesu składania wniosków w wersji elektronicznej zobaczyli korzyści i zyskali cenny czas na realizację innych obowiązków. Pracownicy zamiast wypełniać wydruki i biegać za podpisami mogą logować się do systemów przez przeglądarkę internetową w dowolnym czasie, z każdego miejsca lub korzystać z dedykowanych aplikacji na urządzenia mobilne.

Najważniejsze zalety wprowadzenia systemu to:

• szybsze pozyskiwanie danych,
• mniej błędów, które mogą wystąpić przy każdorazowym ręcznym wprowadzaniu danych,
• brak potrzeby archiwizowania papierowych wniosków,
• brak potrzeby kilkukrotnego wprowadzania, przepisywania danych do systemu (dane są importowane),
• dane są w systemie na wyciągnięcie ręki (kliknięcie myszką),
• ułatwiona weryfikacja i kontrola danych,
• firma postrzegana jest jako innowacyjna – nie tylko – przez pracowników.