Cyfryzacja może mieć znaczący wpływ na wydajność całej organizacji – bez względu na branżę i charakter działalności. Co sprawia, że w tak dużym stopniu poprawia ona funkcjonowanie niemal każdego firmowego działu?

 

Cyfryzacja – co to takiego?

Cyfryzacja to niezwykle szerokie pojęcie, które może dotyczyć wielu branż i obszarów działalności. Polega ona na zastąpieniu tradycyjnych metod zarządzania, prowadzenia dokumentacji czy samej komunikacji nowoczesnymi technologiami. Dokumenty papierowe zostają zamienione na te elektroniczne, a nowoczesne narzędzia wpływają na funkcjonowanie wielu działów – zarówno księgowości, jak i HR czy zarządzania projektami. Elektroniczny obieg dokumentów jest w stanie przyspieszyć wiele procesów w firmie, a przy tym ułatwia archiwizację oraz wyszukiwanie konkretnych dokumentów i chroni je przed zagubieniem lub zniszczeniem.

 

W jaki sposób cyfryzacja wpływa na wydajność firmy?

Dzięki automatyzacji wielu procesów cyfryzacja jest w stanie w znacznym stopniu wpłynąć na wydajność całego przedsiębiorstwa – w jaki sposób?

 

Oszczędność czasu i wzrost produktywności

Dzięki cyfryzacji pracownicy mogą zaoszczędzić sporo czasu, który można poświęcić na kluczowe obowiązki związane z rozwojem firmy. Brak konieczności ręcznego wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności – np. wprowadzania danych – gwarantuje z kolei większą produktywność zatrudnionych osób, a to ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie całej organizacji. Szybsze jest również samo wyszukiwanie informacji – zamiast przeglądać dziesiątki teczek i szuflad w fizycznym archiwum, wystarczy wpisać w wyszukiwarce konkretną frazę, aby dotrzeć do wybranego dokumentu.

 

Poprawa komunikacji

Cyfryzacja w firmie usprawnia również komunikację – zarówno z kontrahentami i partnerami, jak również z pozostałymi pracownikami firmy. Jest ona bowiem możliwa za pośrednictwem sieci, a do ważnych informacji użytkownicy mają dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Elektroniczna wymiana dokumentów pozwala na szybką reakcję w razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości – przykładowo, faktury trafiają do odbiorców niemal od razu po ich wysłaniu przez wystawcę.

 

Skuteczna ochrona dokumentacji firmy i klientów

Dużą zaletą cyfryzacji jest również wzrost bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz dokumentów. Są one bowiem gromadzone w chmurze, do której nie ma dostępu nikt poza upoważnionymi użytkownikami. Dokumentacja jest skutecznie zabezpieczona zarówno przed utratą czy uszkodzeniem, jak i przed atakami hakerskimi. Dane są przechowywane zgodnie z prawem, a dzięki opcji tworzenia kopii zapasowej, czyli tzw. backupu, ryzyko ich utraty – oraz jej skutków – znacząco spada. Co więcej, zmniejsza się też liczba błędów w dokumentacji.

 

Wygodne rozliczanie obrotu

Przejście z faktur tradycyjnych na te w wersji papierowej ułatwia także samo rozliczanie obrotu pomiędzy stronami transakcji. Dzięki cyfryzacji klienci zyskują również dostęp do ciekawych form płatności, innych niż tradycyjny przelew bankowy. Dziś kontrahenci cenią sobie możliwość korzystania z szybkich płatności, np. payU – gwarantują one bowiem dużą oszczędność czasu.

 

Oszczędność kosztów

Cyfryzacja likwiduje konieczność wynajmowania dodatkowej przestrzeni biurowej na archiwa, zatrudniania dodatkowych pracowników i drukowania tysięcy stron papierowej dokumentacji. Nie ma również potrzeby wysyłania dokumentów pocztą lub za pośrednictwem kuriera. To z kolei gwarantuje sporą oszczędność pieniędzy, które firma może przeznaczyć na inne rozwojowe działania i inwestycje.

Przeczytaj także: Wykorzystanie AI w systemach ERP – Symfonia

Wszystko to znajduje odzwierciedlenie w większej produktywności, wydajności oraz efektywności firmy.