Cyfrowa transformacja wiąże się z szeregiem korzyści dla niemal każdej firmy – w tym z widoczną automatyzacją procesów księgowych. W czym dokładnie mogą pomóc nowoczesne cyfrowe narzędzia?

 

Cyfryzacja – podstawowe informacje

Cyfryzacja skupia się na przejściu z papierowych danych i procesów na te w postaci elektronicznej i zamienia metody tradycyjne na nowoczesne systemy oraz technologie. Dzięki cyfrowej transformacji biura rachunkowe oraz działy księgowości zaczynają funkcjonować znacznie sprawniej i efektywniej, a oszczędność kosztów oraz czasu staje się faktem. Dokumenty są ponadto znacznie lepiej chronione przed ewentualnym uszkodzeniem czy zagubieniem oraz atakami hakerów. Co więcej, zmniejsza się również liczba pomyłek w dokumentacji. Wdrożenie cyfrowych narzędzi niesie za sobą wiele korzyści, które da się zauważyć już po zaledwie kilku godzinach użytkowania.

 

Cyfryzacja a automatyzacja procesów księgowych

Cyfryzacja pomaga w automatyzacji wielu procesów księgowych – nie tylko tych związanych z zarządzaniem danymi. Sprawdź, jakie wsparcie w codziennej pracy może przynieść Twojej firmie wdrożenie cyfrowych narzędzi.

 

Sprawne wprowadzanie danych

Dzięki cyfryzacji wprowadzanie danych – np. do faktur – jest znacznie szybsze, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Nie ma już potrzeby ręcznego uzupełniania dokumentów – wszystko odbywa się przy użyciu specjalistycznych programów do księgowości. Zamiast monotonnego i czasochłonnego wypełniania faktur ręcznie, księgowi mogą teraz w szybki sposób wygenerować faktury w systemie. Niekiedy cykliczne dokumenty generowane są nawet całkowicie automatycznie. To z kolei pozwala skupić się na innych obowiązkach, do których realizacji nie są potrzebne nowoczesne programy.

 

Szybsze wyszukiwanie danych

Cyfryzacja przyspiesza także samo wyszukiwanie istotnych danych. Aby odszukać konkretny plik lub ważną informację, wystarczy skorzystać z wyszukiwarki w systemie księgowym. Nie ma konieczności przeglądania setek teczek i dziesiątek segregatorów oraz szuflad, jak miało to miejsce w przypadku tradycyjnych archiwów dokumentów. Dzięki temu czas oszczędzają zarówno pracownicy, jak i klienci, którzy podczas spotkania pytają o konkretny dokument lub ważne dane. Ma to znaczenie również podczas ewentualnych kontroli skarbowych czy audytów.

W przypadku rozwiązań chmurowych dostęp do dokumentów jest jeszcze łatwiejszy niż w przypadku oprogramowań tradycyjnych. Aby dotrzeć do konkretnych danych, wystarczy posiadać urządzenie z dostępem do Internetu, bez względu na aktualną porę czy lokalizację. Wszystkie pliki są gromadzone w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich uprawnionych użytkowników, którzy posiadają login oraz hasło.

 

Wygodniejsza wymiana informacji

W wyniku cyfryzacji usprawniona zostaje również sama wymiana informacji – zarówno wśród personelu biura, jak i pomiędzy firmą a klientem. W przypadku oprogramowań chmurowych wszystkie ważne informacje znajdują się w jednym miejscu, do którego uprawieni użytkownicy mają dostęp w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Faktury również trafiają do odbiorców niemal od razu po ich wysłaniu przed wystawcę. Wszystko to sprawia, że wymiana informacji oraz komunikacja znacząco przyspieszają, a w razie jakichkolwiek wątpliwości i pytań nie trzeba czekać na osobiste spotkanie czy połączenie telefoniczne.

Przeczytaj także: Jak zadbać o proces elektronicznego obiegu dokumentów? – Symfonia

Szybsze planowanie firmowych zasobów

Cyfryzacja pomaga w automatyzacji nie tylko wprowadzania, wyszukiwania czy udostępniania danych. Wiąże się ona również z wygodniejszym i sprawniejszym planowaniem zasobów firmy. Przykładowo, nowoczesne oprogramowania ERP integrują ze sobą różne obszary organizacji – od księgowości i finansów, przez kadry i płace, aż po produkcję, sprzedaż i sam magazyn. To z kolei pozwala na znacznie szybsze zarządzanie każdym z działów, wgląd w budżet firmy czy wygodną kontrolę nad konkretnymi projektami – a wszystko to z poziomu jednego narzędzia.

 

Koniec z wysyłką kurierem lub pocztą

Cyfrowe narzędzia sprawiają, że wysyłka dokumentów do klientów za pośrednictwem poczty lub kuriera staje się przeszłością. Elektroniczna dokumentacja trafia do odbiorców niemal kilka sekund po wysłaniu – to ogromna różnica w porównaniu z wcześniej wspomnianymi metodami. Co więcej, łatwiejsza jest sama kontrola obiegu dokumentów – informacje na temat tego, u kogo akurat znajduje się dany dokument i czy wprowadzono w nim jakieś zmiany, są dostępne w dowolnym momencie.