Jak zadbać o proces elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów jest w stanie w znacznym stopniu przyspieszyć firmowe procesy i wpłynąć na efektywność oraz wydajność poszczególnych działów. Jak wdrożyć go w organizacji, aby każdego dnia przynosił zamierzone korzyści?

 

Elektroniczny obieg dokumentów – co to takiego?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na tworzenie, udostępnianie i gromadzenie dokumentacji w wygodnej formie elektronicznej. Zamiana dokumentów papierowych na e-dokumenty wynika przede wszystkim z digitalizacji. Elektroniczny system obiegu ma znaczący wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dzięki bieżącemu wglądowi w ważne dokumenty firmowe działy pracują nie tylko sprawniej, ale i wydajniej. Nie trzeba już bowiem tracić czasu na ręczne poszukiwanie dokumentów w teczkach, segregatorach i stacjonarnych archiwach, a wgląd w ważne dane jest możliwy niemal natychmiast.

Do przekazania dokumentu innemu pracownikowi lub klientowi nie jest też konieczna osobista wizyta. To z kolei ułatwia wymianę informacji i wpływa na zadowolenie kontrahentów. Co więcej, EOD znacząco przyspiesza akceptację dokumentów i likwiduje problem niedotrzymywania ustalonych terminów.​ Dokumenty gromadzone są w chmurze, która jeszcze bardziej usprawnia wgląd w ważne informacje – bez względu na czas czy miejsce. Wszystko to pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, który można poświęcić na realizację kluczowych zadań firmy. Co ważne, EOD gwarantuje także wysoki poziom bezpieczeństwa dokumentów. Ryzyko ich uszkodzenia lub utraty jest zdecydowanie mniejsze niż w przypadku dokumentacji papierowej przekazywanej z rąk do rąk.

 

Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów – o czym trzeba pamiętać?

Decyzja o przejściu z dokumentacji tradycyjnej na tę elektroniczną niesie za sobą wiele korzyści. Zanim jednak dojdzie do samego wdrożenia, warto pamiętać o kilku ważnych aspektach – odpowiednie przygotowanie ma bardzo duże znaczenie.

 

Określenie celów wdrożenia EOD

Przed wdrożeniem w firmie elektronicznego obiegu dokumentów należy zastanowić się, jaki właściwie cel ma ta zmiana. Pod uwagę warto wziąć m.in. to, które firmowe procesy potrzebują usprawnienia, oraz określić wszelkie „za i przeciw” nowego sposobu zarządzania dokumentacją. Niezbędna jest również ocena środków koniecznych do podjęcia w ramach zmian.

Przeczytaj także: Zarządzanie przepływem dokumentów w erze KSeF: narzędzia i strategie – Symfonia

Precyzyjne testy przed wdrożeniem systemu

Instalacja i wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może się wydawać ogromnym wyzwaniem. To właśnie dlatego tak ważne są szczegółowe testy przeprowadzane przed implementacją systemu. Pozwalają one na wykrycie ewentualnych błędów i ich poprawę jeszcze przed wdrożeniem zmian.

 

Wybór systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Jednym z najważniejszych etapów wdrażania EOD jest wybór odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów. Na rynku dostępnych jest obecnie mnóstwo rozwiązań – różnią się one między sobą funkcjonalnościami czy ceną. Przykładowo, nasz program Symfonia Obieg Dokumentów łączy w sobie system ECM, system pracy grupowej oraz elementy ERP. To bezpieczne rozwiązanie chmurowe umożliwiające łatwą konfigurację obiegu dokumentacji, skuteczny OCR faktur i rejestrację dokumentów bezpośrednio z elektronicznej poczty.

 

Poszukiwania dobrej firmy instalacyjnej

W procesie przejścia na EOD duże znaczenie ma również wsparcie powdrożeniowe ze strony specjalistów odpowiedzialnych za wdrożenie. Jest ono równie ważne co wsparcie przed zmianami – pierwsze dni po wprowadzeniu nowego rozwiązania nigdy nie są najłatwiejsze. Firma, która dba o jakość swoich usług i zadowolenie klientów, powinna zapewnić zatem niezbędne szkolenia i pomóc w dostosowaniu programu do potrzeb danego przedsiębiorstwa.

 

Szkolenie pracowników

Aby elektroniczny system obiegu dokumentów działał tak, jak powinien, personel firmy powinien przejść odpowiednie szkolenie. Pracownicy muszą zrozumieć zachodzące zmiany – w przeciwnym razie wcale nie przyniosą one zamierzonych rezultatów. Oprócz przeszkolenia członków personelu znaczenie ma również nadanie konkretnym osobom dostępów – tak, aby po wdrożeniu systemu pracownicy mogli bez przeszkód z niego korzystać.