Od kwietnia 2020 roku można wystawiać e-paragony. Przynajmniej w teorii. W praktyce na to udogodnienie trzeba będzie jeszcze trochę poczekać, bo kasy fiskalne nie są przygotowane na ich wydawanie. Historia z paragonami elektronicznymi pokazuje, jak krętą drogę przechodzi w Polsce transformacja cyfrowa w biznesie.

Podejść do digitalizacji dokumentów potwierdzających płatność w sklepach było wiele. Dopiero pandemia przyspieszyła proces – rząd w ramach Tarczy Antykryzysowej wprowadził zmiany, które pozwolą na jeszcze większe ograniczenie osobistego kontaktu sprzedawców i nabywców. Teoretycznie e-paragon będzie można wysłać e-mailem. W praktyce jednak nie będzie to jeszcze możliwe, bo e-paragony można wystawiać za pomocą kas fiskalnych online…. które nie są jeszcze przystosowane do wydawania e-paragonów. Ma to się zmienić w drugiej połowie 2020 roku, choć nie znamy jeszcze dokładnej daty.

Wielu zwolenników elektronicznych paragonów wielokrotnie zwracało też uwagę na dość dziwny paradoks. Jesteśmy społeczeństwem, w którym bardzo dobrze przyjęły się transakcje bezgotówkowe (blisko 80 proc. Polaków wybiera tę formę płatności, gdy tylko ma okazję), ale odbieramy potwierdzenie dokonanego zakupu już w tradycyjnej papierowej formie.

Za e-paragonami przemawia wiele argumentów:

• potwierdzenie zakupu nie zgubi się w czeluściach innych papierów, co jest ważne zwłaszcza w przypadku droższych zakupów, objętych dłuższym okresem gwarancji
• kontrola domowego budżetu, szacowanie przyszłych wydatków, dzięki archiwizacji e-paragonów
• zmniejszamy ilość zużywanego papieru, co przekłada się na ekologię
• dokumenty w formie elektronicznej obniżają koszty administracji

Już w 2016 roku zaczęto mówić o pierwszych e-paragonach. Kasy w formie aplikacji, paragony wysyłane za pośrednictwem SMS-a miały być kolejnym, po fakturach elektronicznych, elementem programu „Od papierowej do cyfrowej Polski”, którego celem jest wdrożenie nowych technologii w administracji. Wcześniej takim ważnym momentem było wprowadzenie elektronicznych faktur, czy uruchomienie w 2008 roku e-PiTów. Rozliczenia podatkowe w formie elektronicznej, co roku składa przez Internet około 8 mln Polaków, poszerza się też zakres usług i spraw urzędowych, które można załatwić za pośrednictwem Profilu Zaufanego w systemie ePUAP.

Zastali Polskę papierową…

Drogę ku cyfryzacji utorowała nam Unia Europejska, która w swoich dyrektywach jasno zwracała uwagę, że dokumenty papierowe i elektroniczne są tożsame.  Parlament Europejski w sprawie identyfikacji elektronicznej definiuje, że dokument elektroniczny to „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią”, co wyraźnie oznacza odejście od rozumienia dokumentu jako informacji utrwalonej na papierze. Historycznie w Polsce przed dołączeniem do UE mocno opieraliśmy się digitalizacji dokumentów, podchodziliśmy do nich nieufnie i przedłużaliśmy proces ich akceptacji. Pokłosie tego widać do dzisiaj (więcej o strachu przed innowacjami piszemy w rozdziale 3 – przyp.red.). Gros faktur ma podpis wystawcy faktury, choć od 2014 roku nie ma już wymogu podpisywania dokumentów elektronicznych. Skąd to zamiłowanie do podpisów? Przedsiębiorcy wciąż mylnie łączą fakt podpisania faktury z zapewnieniem o jej wiarygodności. W myśl przepisów unijnych nie decyduje o tym podpis, a kontekst biznesowy, dla którego faktura została wystawiona.

Warto zapamiętać trzy wymogi, które musi spełniać faktura, by uznać ją za wiarygodną:

1. autentyczności pochodzenia czyli możliwa do wykazania wiarygodność źródła pochodzenia w sensie biznesowym, a nie tylko technicznym, (kontekst wystawienia faktury, np. umowa, zamówienie, potwierdzenie odbioru towaru)
2. integralności treści, czyli to że jej treść nie została zmieniona w trakcie wymiany między wystawcą, a odbiorcą
3. czytelność faktury czyli możliwość przeczytania jej treści, co ciekawe czytelność może być rozumiana na dwa sposoby, jako czytelność dla człowieka i jako czytelność dla sytemu informatycznego

Jednym ze sposobów zapewnienia niezmienności faktury jest jej podpisanie podpisem elektronicznym. Jakakolwiek ingerencja w plik elektroniczny faktury unieważnia bowiem podpis.

Rzecz jasna podpisowi elektronicznemu nie będzie można odmówić skutku prawnego wyłącznie z powodu, że nie spełnia on wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie miał skutek prawny równoważny z podpisem własnoręcznym. Przepisy wyraźnie też mówią o czytelnym widoku dokumentów pozwalającym nabywcy na sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Dotyczy to zarówno e-paragonów i e-faktur. Ciężko jednak od razu zrozumieć, co mamy na myśli, mówiąc o czytelności. Bardziej niż dokument papierowy zaawansowanym technologicznie i dużo wygodniejszym rozwiązaniem jest faktura ustrukturyzowana połączona z obrazem treści, ponieważ użytkownik widzi obraz faktury, więc jest w stanie odczytać zapisane na niej informacje, a do PDF dołączony jest plik w formacie, który jest widziany i odczytywany przez system finansowo-księgowy.