Obowiązkiem każdego pracodawcy jest przekazanie pracownikom i zleceniobiorcom rocznego podsumowania dochodu oraz wysokości odprowadzonej do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Informacje te są ujęte w PIT-11. Organy podatkowe oraz sądy zezwalają na przekazywanie tego rodzaju dokumentacji drogą elektroniczną.

PIT-11 to dla pracownika czy zleceniobiorcy istotna informacja, ponieważ na jej podstawie dokonywane jest roczne rozliczenie z urzędem skarbowym. Pracodawca (zleceniodawca) zobowiązany jest przekazać bądź przesłać PIT-11 swoim pracownikom do końca lutego w roku następującym po zakończeniu roku podatkowego.

Tradycyjnie druki PIT-11 są przekazywane pracownikom i zleceniobiorcom w formie papierowej bezpośrednio lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Pewne problemy operacyjne mogą się pojawić, gdy firma zatrudnia wielu pracowników na terenie całego kraju. Im więcej druków do przygotowania i wysłania, tym więcej czasu potrzeba na przeprowadzenie całego procesu.

Jak wysłać PIT-11?

Doręczenie wszystkim osobom listów poleconych z wydrukowanymi i ręcznie podpisanymi dokumentami jest czasochłonne i kosztowne. Znaczne oszczędności zarówno czasu, jak i środków można wygenerować przesyłając PIT-11 pocztą elektroniczną, w czym pomocny może okazać się dobrze skonfigurowany program kadrowo-płacowy. Rozwiązanie to zapewnia jednocześnie uzyskanie potwierdzenia przekazania rozliczenia pracownikowi, co w przypadku tradycyjnej poczty wymaga opłacenia listu poleconego. Dodatkowo, takie wykorzystanie e-mailla jest korzystne dla samych pracowników, którym zależy na szybkim rozliczeniu podatku dochodowego i którym wygodniej jest archiwizować swoje dokumenty w formie elektronicznej.

Jak prawidłowo przesłać PIT-11 mailem?

Ustawa o PIT nie precyzuje sposobu przekazywania informacji PIT-11. Określa jedynie termin jej przesłania i podaje wzór dokumentu. Aby zatem prawidłowo przesłać pracownikom i zleceniobiorcom roczne podsumowanie dochodów, należy przesłać plik:

• w formie nieedytowalnej,
• zgodny ze wzorem zawartym w ustawie,
• opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, aby można było jednoznacznie określić, kto wystawił deklarację.

Warto zadbać również o potwierdzenie przez adresata odbioru dokumentu, bowiem to pracodawca w razie potrzeby musi udowodnić, że dostarczył w terminie informację podatnikowi. W przypadku wykorzystania poczty elektronicznej może to być np. potwierdzenie transmisji danych lub wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. Istotne jest, aby pracodawca posiadał potwierdzenie doręczenia, a nie jedynie informację o dokonanej wysyłce wiadomości e-mail z deklaracją.

Dobrą praktyką, choć nieobowiązkową, jest uzyskanie od pracowników pisemnej zgody na otrzymywanie PIT-11 drogą elektroniczną. Zgoda powinna zawierać aktualny adres mailowy pracownika lub zleceniobiorcy, co pozwoli uniknąć problemów wynikających z przesłania deklaracji na niewłaściwy adres. Jednocześnie przesłanie informacji PIT-11 na adres mailowy eliminuje konieczność dostarczenia jej w formie papierowej.