Wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach uzyskania przychodu

Kosztami uzyskania przychodu nazywamy wydatki, które ponosi podatnik w związku z prowadzoną przez siebie działalnością o charakterze zarobkowym, a także w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Ich prawidłowe rozliczenie pozwala obniżyć podstawę opodatkowania, a wraz z tym wysokość podatku do zapłaty. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz poradnik i sprawdź, co to są koszty uzyskania przychodu i jak je obliczyć!

Spis treści:

• Koszty uzyskania przychodu – co to takiego?
• Jakie wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu?
• Koszty uzyskania przychodu w PIT – czego nie można do nich zaliczyć?
• Czym są pracownicze koszty uzyskania przychodu?
• Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu z umowy zlecenie lub o dzieło?
• Koszty uzyskania przychodu 2024 – jak liczyć, by uniknąć problemów z fiskusem?

Koszty uzyskania przychodu – co to takiego?

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to  wydatki, które poniósł podatnik w celu uzyskania przychodu z konkretnego źródła. Możliwość ich rozliczenia wpływa na wysokość podstawy opodatkowania oraz samego podatku. Podczas wypełniania formularza PIT-36 wykazuje się je w sekcji E, z kolei w formularzu PIT-37 – w sekcji D. Warto pamiętać, że koszty uzyskania przychodu są inne dla przedsiębiorcy, a inne dla pracownika. Od 2023 roku do KUP można zaliczyć składki ZUS z miesiąca, za który są należne, o ile zostaną one opłacone w terminie.

Jakie wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu?

W przepisach nie określono dokładnie, co stanowi koszty uzyskania przychodu. Wskazano jedynie, że są to wszystkie te wydatki, które zostały poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. W praktyce zalicza się do nich m.in. pensje dla pracowników, wydatki związane z księgowością, koszty reklamy czy opłaty za utrzymanie służbowych pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć ponadto wydatki dotyczące utrzymania biura – np. remonty, czynsz, zakup urządzeń i innego wyposażenia – czy koszty abonamentu na telefon oraz Internet. Są to również wszelkie koszty związane z kursami i szkoleniami pracowników, a nawet leasing samochodu osobowego o wartości 150 tys. zł lub 225 tys. zł w przypadku pojazdu elektrycznego. U pracownika do KUP zalicza się natomiast wydatki poniesione w związku z dojazdem do pracy.

Koszty uzyskania przychodów w PIT – czego nie można do nich zaliczyć?

Pomimo braku konkretnej listy wydatków stanowiących KUP, w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidziano pewne koszty, których  nie można zaliczyć do tej kategorii. Są to m.in.:

• wydatki na reprezentację,
• kary, opłaty oraz odszkodowania,
• wydatki na spłatę kredytów oraz pożyczek (z wyjątkiem części odsetkowej opłaconej raty);
• odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych oraz podatkowych;
• koszty ubezpieczenia AC samochodu osobowego w wartości, jaka przekracza ich ustaloną część w proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 tys. zł.;
• odpisy amortyzacyjne, które przekraczają 150 tys. zł (w przypadku pojazdów osobowych).

Powyższy katalog ma charakter otwarty. Oznacza to, że przedsiębiorca do KUP może zaliczyć także inne wydatki, o ile jednak będzie w stanie wykazać, że zostały one faktycznie poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów z działalności gospodarczej.
Przeczytaj także: Zleceniobiorca czy pracownik? Podobieństwa i różnice

Czym są pracownicze koszty uzyskania przychodu?

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę miesięczne koszty uzyskania przychodu mogą sięgać nawet 300 zł. Zalicza się do nich m.in. wydatki na dojazdy do miejsca pracy – o ile tylko zostaną one odpowiednio udokumentowane przez pracownika, np. biletami okresowymi czy paragonami za paliwo. Znaczenie ma tutaj m.in. miejsce zamieszkania czy ilość umów o pracę, jaką dana osoba zawarła.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu z umowy o pracę – jak je policzyć?

Jeżeli pracownik pracuje w tej samej miejscowości, w której zlokalizowany jest zakład pracy, wartość KUP to 250 zł na miesiąc, czyli nie więcej niż 3000 zł za rok podatkowy – o ile dana osoba uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy. Jeżeli jednak pracownik uzyskuje przychody z przynajmniej dwóch umów podpisanych z pracodawcą, koszty uzyskania przychodu nie mogą być wyższe niż 4500 zł za cały rok. Podatnikom, którzy pracują w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Wynoszą one odpowiednio 3600 zł oraz 5400 zł – w zależności od tego, czy pracownik uzyskuje przychody z jednego, czy z kilku stosunków pracy. Ich wysokość należy wskazać w zeznaniu rocznym (PIT). Pracownik dojeżdżający powinien jednak pamiętać, by takie wydatki odpowiednio udokumentować – np. za pomocą imiennych biletów okresowych.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu z umowy zlecenie lub o dzieło?

Wiele wątpliwości budzi kwestia, co to są koszty uzyskania przychodu z umowy zlecenie lub o dzieło, a także z umów o podobnym charakterze. W obu tych przypadkach do obliczania KUP stosuje się stawki zryczałtowane, które wynoszą:

• 20% – są to tzw. ustawowe koszty uzyskania przychodu z umów cywilnoprawnych
• 50% – są to tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodu, mające zastosowanie wówczas, gdy świadczenie czynności objętych umową wiąże się z rozporządzaniem prawami autorskimi, wartościami niematerialnymi i prawnymi, które zostały wskazane w 22 ust. 9 pkt 3;

Koszty uzyskania przychodu 2024 – jak liczyć, aby uniknąć problemów z fiskusem?

Aby zaliczyć dany wydatek do KUP trzeba pamiętać o dwóch kwestiach. Tą pierwszą jest spełnianie ustawowej definicji kosztu uzyskania przychodu. Ciężar udowodnienia, czy dany wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością zarobkową, spoczywa w tym przypadku na podatniku. Druga kwestia dotyczy natomiast sposobu udokumentowania danego kosztu. Co do zasady przedsiębiorcy mogą rozliczać tylko te KUP, które zostały uwzględnione w księgach na podstawie takich dowodów księgowych, jak np.: faktury, rachunki czy dokumenty celne. W niektórych przypadkach firmowe wydatki można ewidencjonować również za pomocą dowodów wewnętrznych. Aby jednak móc je rozliczyć w KPiR, trzeba pamiętać, aby dokładnie wskazać wysokość kosztu oraz rodzaj operacji gospodarczej, w związku z którą został on poniesiony.