Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy. W niektórych sytuacjach, za niewykorzystane dni wolne, możliwe jest jednak otrzymanie środków pieniężnych. Czym dokładnie jest ekwiwalent za urlop, w jaki sposób się go oblicza i czy od jego kwoty odprowadzane są składki?

Spis treści:

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – czym właściwie jest?
• Współczynnik ekwiwalentu za dni wolne – co to takiego?
• Obowiązek wypłacania ekwiwalentu za urlop
• Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy a ZUS

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – czym właściwie jest?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nic innego, jak środki wypłacane pracownikowi w zamian za przysługujące mu dni wolne od pracy. Można otrzymać je jednak wyłącznie w przypadku, gdy osoba zatrudniona nie ma możliwości wykorzystania urlopu zaległego – np. jeżeli dojdzie do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przepisy Kodeksu Pracy przewidują, że pracownik nie może zrezygnować z urlopu wypoczynkowego na rzecz ekwiwalentu. Wzmianka o wypłaconym świadczeniu – podobnie jak o wykorzystanym urlopie – powinna również znaleźć się w świadectwie pracy, które otrzymuje osoba opuszczająca firmę.

Kwestie ekwiwalentu urlopowego uregulowane są w dwóch aktach prawnych: wspomnianym już Kodeksie Pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Komu przysługuje prawo do ekwiwalentu za urlop?

O ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może ubiegać się osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. W umowie zlecenia czy umowie o dzieło nie ma zapisu o ustawowych dniach wolnych, dlatego osobom świadczącym usługi na ich podstawie nie przysługuje ekwiwalent.

Współczynnik ekwiwalentu za dni wolne — co to takiego?

W celu obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy ustalić tzw. współczynnik ekwiwalentu. Termin ten oznacza przeciętną liczbę dni w miesiącu, jakie pracownik musi przepracować w ciągu całego roku. Jest on określany osobno na każdy rok pracy. Co istotne, dodając ekwiwalent za miniony rok, należy uwzględnić wysokość współczynnika z roku, w którym będą wypłacane środki.

Na wysokość wspomnianego wyżej wskaźnika wpływa kilka czynników. Tym pierwszym jest wymiar czasu pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony tylko na część etatu, to wtedy wartość ekwiwalentu ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Wartość wskaźnika zależy również od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym. Podczas jego ustalania należy zatem uwzględnić liczbę niedziel oraz innych dni ustawowo wolnych od pracy.

Przeczytaj także: Ewidencja czasu pracy w pigułce – to warto wiedzieć

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu urlopowego należy w pierwszej kolejności określić podstawę jego wymiaru. Obejmuje ona wynagrodzenie pracownika, wyrażone w stawce miesięcznej, a także składniki zmienne, wynikające z regulaminu wynagrodzeń. Uzyskaną wartość dzieli się przez wskaźnik ekwiwalentu. W 2024 r. wynosi on 20,92. W ten sposób oblicza się podstawę wymiaru ekwiwalentu za jeden dzień urlopu.

Uzyskaną kwotę dzieli się jeszcze przez liczbę, która odpowiada dobowej normie czasu pracy pracownika. Dzięki temu ustala się ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu. Na koniec tę wartość wystarczy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego w 2024 r. Pozwoli to ustalić ostateczną kwotę do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za urlop

Co do zasady, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, jeśli ten nie wykorzystał przysługujących mu dni urlopu, a między stronami doszło do rozwiązania stosunku pracy. Istnieje tylko jeden wyjątek od tej reguły – mowa o sytuacji, w której pracownik nadal będzie świadczyć pracę na podstawie kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą. Wówczas, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracownikowi nie przysługuje dodatkowe świadczenie pieniężne. Wypłata ekwiwalentu nie jest możliwa także w trakcie trwania stosunku pracy, np. jeżeli pracodawca nie chce zgodzić się na urlop pracownika.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy a ZUS

Oprócz samego obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego pracodawca powinien pamiętać również o oskładkowaniu takiego świadczenia oraz naliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. W myśl przepisów ekwiwalent za urlop stanowi przychód ze stosunku pracy – od tej kwoty  pracodawca opłaca więc składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ze względu na to, że środki wypłacane zamiast dni urlopowych są także składnikiem wynagrodzenia, naliczany jest od nich również koszt uzyskania przychodu.