Ekwiwalent za urlop – co trzeba o nim wiedzieć?

Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy. Jeśli jednak dojdzie do rozwiązania stosunku pracy, za niewykorzystane dni wolne pracodawca musi wypłacić zatrudnionemu tzw. ekwiwalent. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego świadczenia? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, czym dokładnie jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz jak prawidłowo obliczyć jego wysokość.

Spis treści:

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – czym właściwie jest?
• Współczynnik ekwiwalentu za dni wolne – co to takiego?
• Obowiązek wypłacania ekwiwalentu za urlop
• Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy a ZUS

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie wypłacane przez pracodawcę pracownikowi, który w okresie zatrudnienia nie wykorzystał wszystkich dni urlopu wypoczynkowego.
• Przysługuje wyłącznie w sytuacji, w której dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
• Co do zasady ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy wypłacić pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia.
• Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeśli po rozwiązaniu stosunku pracy zawarł z pracownikiem kolejną umowę.
• Wysokość świadczenia ustala się za pomocą tzw. współczynnika ekwiwalentu. Ten jest ustalany indywidualnie dla każdego roku kalendarzowego.
• W 2024 r. współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,93, a w 2025 r. 20,83.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – czym właściwie jest?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nic innego, jak środki wypłacane pracownikowi w zamian za przysługujące mu dni wolne od pracy. Takie świadczenie przysługuje wyłącznie w przypadku, gdy osoba zatrudniona nie ma możliwości wykorzystania urlopu zaległego – np. jeżeli dojdzie do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przepisy Kodeksu Pracy przewidują, że pracownik nie może zrezygnować z urlopu wypoczynkowego na rzecz ekwiwalentu. Wzmianka o wypłaconym świadczeniu – podobnie jak o wykorzystanym urlopie – powinna również znaleźć się w świadectwie pracy, które otrzymuje osoba opuszczająca firmę.

Kwestie ekwiwalentu urlopowego uregulowane są w dwóch aktach prawnych: wspomnianym już Kodeksie Pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Komu przysługuje prawo do ekwiwalentu za urlop?

O ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może ubiegać się osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. W umowie zlecenia czy umowie o dzieło nie ma zapisu o ustawowych dniach wolnych, dlatego osobom świadczącym usługi na ich podstawie nie przysługuje ekwiwalent.

Współczynnik ekwiwalentu za dni wolne — co to takiego?

W celu obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy ustalić tzw. współczynnik ekwiwalentu. Termin ten oznacza przeciętną liczbę dni w miesiącu, jakie pracownik musi przepracować w ciągu całego roku. Jest on określany osobno na każdy rok pracy. Co istotne, dodając ekwiwalent za miniony rok, należy uwzględnić wysokość współczynnika z roku, w którym będą wypłacane środki.
Ważne: W 2025 r. współczynnik ekwiwalentu wyniesie 20,83, bo: [365 – (52 niedziele + 52 soboty + 11 dni świątecznych)]: 12 = 20,83

Na wysokość wspomnianego wyżej wskaźnika wpływa kilka czynników. Tym pierwszym jest wymiar czasu pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony tylko na część etatu, to wtedy wartość ekwiwalentu ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Wartość wskaźnika zależy również od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym. Podczas jego ustalania należy zatem uwzględnić liczbę niedziel oraz innych dni ustawowo wolnych od pracy.

Tabela: wysokość współczynnika ekwiwalentu w 2025 a wymiar czasu pracy

Przeczytaj także: Ewidencja czasu pracy w pigułce – to warto wiedzieć

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Aby ustalić wysokość świadczenia, jakie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien otrzymać pracownik:

1. Ustal podstawę wymiaru ekwiwalentu.

Będzie nią przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika, obejmujące:

• wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okres nie dłuższy niż miesiąc,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okres dłuższy niż miesiąc.

2. Oblicz wysokość ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu.

W tym celu podstawę wymiaru ekwiwalentu podziel przez wskaźnik ekwiwalentu obowiązujący w danym roku. Uzyskaną wartość podziel przez dobową normę czasu pracy pracownika (np. 8 godzin).

3. Oblicz kwotę świadczenia przysługującego za niewykorzystany urlop.

Wartość ekwiwalentu za 1 godzinę pomnóż przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Ekwiwalent za urlop – przykład wyliczenia

Pod koniec grudnia 2024 r. pan Adam zatrudniony w firmie X w pełnym wymiarze godzin złożył wypowiedzenie. Wykorzystał 23 z 26 przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego. Za pozostałe 3 dni pan Adam otrzyma ekwiwalent. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie pana Adama wynosi 5 000 zł.

Aby obliczyć wynagrodzenie przysługujące za niewykorzystany urlop:

1. Podstawę wynagrodzenia Pana Adama dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu. W 2024 r. wynosi on 20,92:

5 000 zł / 20,93 = 238,89 zł

2. Kwotę 238,89 zł dzielimy przez dobową normę czasu pracy:

238,89 zł / 8 h = 29,86 zł

3. Kwotę 29,86 zł mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:

29,86 zł x (3 dni x 8 godzin) = 29, 86 zł x 24 = 716, 64 zł

Kwota 716,64 zł to wartość brutto ekwiwalentu przysługującego panu Adamowi. Od tej kwoty należy potrącić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także zaliczkę na podatek dochodowy.

Ustalanie ekwiwalentu pieniężnego w programie kadrowo-płacowym

Niektóre programy kadrowo-płacowe, jak np. Symfonia R2Płatnik, pozwalają naliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w sposób automatyczny – z poziomu karty urlopowej. System oblicza wysokość świadczenia z uwzględnieniem wszystkich wymaganych składników wynagrodzenia. Następnie przenosi tę kwotę do listy płac – wraz z wysokością należnych składek i zaliczki na podatek dochodowy. Więcej informacji a ten temat znajdziesz we wpisie: [R2P] Rozliczanie w R2Płatniku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. – Symfonia – Centrum pomocy

Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za urlop

Co do zasady, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, jeśli ten nie wykorzystał przysługujących mu dni urlopu, a między stronami doszło do rozwiązania stosunku pracy. Istnieje tylko jeden wyjątek od tej reguły – mowa o sytuacji, w której pracownik nadal będzie świadczyć pracę na podstawie kolejnej umowy zawartej z tym samym pracodawcą. Wówczas, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, pracownikowi nie przysługuje dodatkowe świadczenie pieniężne. Wypłata ekwiwalentu nie jest możliwa także w trakcie trwania stosunku pracy, np. jeżeli pracodawca nie chce zgodzić się na urlop pracownika.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy a ZUS

Oprócz samego obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego pracodawca powinien pamiętać również o oskładkowaniu takiego świadczenia oraz naliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. W myśl przepisów ekwiwalent za urlop stanowi przychód ze stosunku pracy – od tej kwoty  pracodawca opłaca więc składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ze względu na to, że środki wypłacane zamiast dni urlopowych są także składnikiem wynagrodzenia, naliczany jest od nich również koszt uzyskania przychodu.