Długość czytania:
Schibsted & Vend Polska to joint venture pomiędzy Schibsted i Vend, zatrudniające ponad 300 specjalistów w dwóch biurach – w Krakowie i Gdańsku. Zespoły, złożone głównie z programistów i analityków, tworzą technologie dla wiodących domów mediowych oraz serwisów marketplace w krajach nordyckich. Od początku działalności w Polsce organizacja stawia na innowacje, automatyzację i cyfryzację procesów. Mimo że od 2019 roku przepisy umożliwiały prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej, w Schibsted & Vend Polska – podobnie jak w wielu innych firmach – nadal utrzymywano dokumentację kadrową w tradycyjnych papierowych teczkach. Dopiero pandemia COVID-19 stała się katalizatorem zmiany.
Wyzwanie: absurd drukowania dokumentów elektronicznych
Kiedy z dnia na dzień pracownicy HR musieli przejść na pracę zdalną, dotychczasowy system okazał się niewystarczający.
Do czasów pandemii papierowe akta osobowe nam wystarczały. Ale gdy zostaliśmy wyciągnięci z biur i potrzebny stał się szybki dostęp do danych – okazało się, że coś trzeba zmienić
– wspomina Justyna Horodecka, Payroll & PA Manager w Schibsted & Vend Polska.
Firma wdrożyła już elektroniczny podpis oraz obieg dokumentów, ale nadal musiała… drukować podpisane cyfrowo dokumenty, by umieszczać je w papierowych teczkach.
Drukowaliśmy dokumenty podpisane elektronicznie, żeby włożyć je do papierowej teczki. To był bardzo nieefektywny proces.”
– dodaje Justyna Horodecka, Payroll & PA Manager w Schibsted & Vend Polska.
Dodatkowym wyzwaniem był fakt, że choć wiele dokumentów zostało zeskanowanych wcześniej, wciąż przybywało nowych akt – i utrzymywanie dwóch równoległych systemów (papier i elektronika) generowało koszty, chaos i frustrację.
Rozwiązanie: wybór rozwiązania eTeczka od Symfonii
Zespół Payroll wiedział, że pełna digitalizacja akt osobowych to jedyne sensowne rozwiązanie, w związku z czym rozpoczął się proces analizy dostępnych na rynku narzędzi.
Przełomowym momentem w tym procesie była branżowa konferencja w Warszawie, gdzie przedstawiciele firmy mieli okazję porozmawiać z dostawcami systemów kadrowych, w tym z zespołem ekspertów Symfonii. Wtedy też poznali możliwości rozwiązania Symfonia eTeczka.
Od razu wiedzieliśmy, że to rozwiązanie wpisuje się w nasze potrzeby. Spełniało wymogi prawne, miało potencjał rozwojowy i przede wszystkim – gwarantowało integrację z naszym systemem płacowym
– opowiada Justyna Horodecka, Payroll & PA Manager w Schibsted & Vend Polska.
Firma już wcześniej korzystała z programu Symfonia R2Płatnik, który od lat wspierał ją w obszarze naliczania wynagrodzeń i rozliczeń kadrowo-płacowych. Pozytywne doświadczenia z tym rozwiązaniem oraz możliwość integracji narzędzi miały wpływ na decyzję o wyborze eTeczki od Symfonii – jako naturalnego rozszerzenia dotychczasowego systemu.
Sprawne wdrożenie rozwiązania
Wdrożenie odbyło się sprawnie i bez konieczności skomplikowanej konfiguracji. Standardowe funkcje eTeczki w pełni odpowiadały wymaganiom Schibsted & Vend Polska, a zespół Payroll samodzielnie dostosował strukturę folderów do własnych procesów.
Analizując potrzeby klienta, wiedzieliśmy, że kluczem będzie prostota. Schibsted oczekiwał narzędzia, które zadziała od razu, bez długiego etapu personalizacji rozwiązania. Dlatego postawiliśmy na standardowe funkcje eTeczki i integrację z Symfonią R2Płatnik – i to wystarczyło
– podkreśla Krzysztof Głowacki, konsultant Robcom, partnera odpowiedzialnego za wdrożenie rozwiązania.
Interfejs rozwiązania spotkał się z pozytywnym odbiorem pracowników już od pierwszych dni korzystania z narzędzia:
To dla mnie bardzo duże ułatwienie – interfejs systemu jest naprawdę wygodny i dobrze przemyślany
– podkreśla Justyna Horodecka.
W ramach projektu zespół Payroll przeprowadził również formalny proces przekazania papierowych teczek pracownikom i utylizacji nieodebranych dokumentów. Od tego momentu wszystkie akta osobowe są prowadzone wyłącznie w formie cyfrowej.
Schibsted od początku był otwarty na digitalizację – to firma z DNA IT. Dzięki temu całość przebiegła wyjątkowo sprawnie
– podkreśla Krzysztof Głowacki, konsultant Robcom.
Gotowość na przyszłość
Projekt wdrożenia eTeczki to krok w kierunku pełnej digitalizacji procesów kadrowych w Schibsted & Vend Polska. Firma planuje w przyszłości rozszerzyć cyfryzację o dodatkowe zasoby, m.in. karty pracy czy archiwa historyczne.
Mamy już przygotowaną strukturę folderów pod kolejne obszary. To dla nas naturalna droga – chcemy całkowicie odejść od papieru
– zapowiada Justyna Horodecka.
Rezultaty: nowa jakość pracy w HR
Dzięki wdrożeniu eTeczki firma Schibsted & Vend Polska zyskała:
1. Pełną możliwość pracy zdalnej
Nie musimy koniecznie być w biurze, bo czeka stos papierów. Teraz wystarczy, że wchodzę do elektronicznej teczki – i wszystko widzę. Już nie muszę szukać dokumentów w szafach i segregatorach
– mówi Justyna Horodecka.
Zespół kadr może realizować swoje obowiązki w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności fizycznej obecności w biurze.
2. Szybki dostęp do danych
Historia zatrudnienia pracownika jest dostępna od ręki. Wcześniej przygotowanie analizy wymagało przeszukiwania papierowych akt. Teraz wystarczy kilka kliknięć.
3. Redukcję papierowej dokumentacji
Firma całkowicie zrezygnowała z drukowania dokumentów elektronicznych i prowadzenia podwójnej dokumentacji.
4. Przyjazne rozwiązanie z wygodnym interfejsem
Zupełnie inaczej szuka się dokumentów w eTeczce niż w klasycznej przestrzeni chmurowej. To intuicyjne narzędzie, które naprawdę oszczędza nam czas
– podkreśla Justyna Horodecka.
5. Pozytywny odbiór pracowników dla wprowadzonej zmiany
Dzięki możliwości podpisywania dokumentów elektronicznie – np. przez ePUAP – pracownicy również nie muszą odwiedzać biura w sprawach formalnych.
Ludzie czują się komfortowo, że nie muszą przychodzić do biura z każdym dokumentem. To oszczędza im czas i wzmacnia pozytywne doświadczenia pracownika.” – dodaje przedstawicielka Schibsted & Vend Polska
– mówi Justyna Horodecka.
Podsumowanie
Wdrożenie eTeczki w Schibsted & Vend Polska było odpowiedzią na realne wyzwania, które ujawniły się w czasie pandemii. Dzięki gotowości technologicznej, wsparciu zarządu i zaangażowaniu zespołu Payroll udało się przeprowadzić transformację, która nie tylko usprawniła codzienną pracę, ale także przygotowała firmę na dalszy rozwój cyfrowych procesów.
Nie wyobrażam sobie powrotu do papierowych teczek
– podsumowuje Justyna Horodecka.
Rozwiązanie Symfonii – wdrożone we współpracy z Robcom – okazało się nie tylko funkcjonalne, ale też strategiczne, wpisując się w długofalową wizję Schibsted & Vend Polska: organizacji opartej na automatyzacji, ergonomii i dostępności.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
![Jak spółka Mareckie Inwestycje Miejskie przyspieszyła obsługę kadr i obieg dokumentów? [CASE STUDY]](https://symfonia.pl/blog/wp-content/uploads/2025/07/AdobeStock_1253465374-1080x675.jpeg)
![Jak spółka Mareckie Inwestycje Miejskie przyspieszyła obsługę kadr i obieg dokumentów? [CASE STUDY]](https://symfonia.pl/blog/wp-content/uploads/2025/07/AdobeStock_1253465374-400x250.jpeg)
0 komentarzy