5 powodów, dla których warto zdecydować się na cyfrowe repozytorium dokumentów

Cyfrowe repozytoria dokumentów cieszą się w ostatnich latach coraz większą popularnością. Gwarantują znacznie łatwiejszy dostęp do danych niż ich tradycyjny wariant – a to tylko jedna z wielu ich zalet. Dlaczego jeszcze warto wdrożyć w firmie właśnie tę formę przechowywania dokumentacji? Jak cyfrowe repozytoria dokumentów mogą wpłynąć na efektywność pracy i bezpieczeństwo danych? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Cyfrowe repozytorium dokumentów – co to takiego?
• Dlaczego warto korzystać z cyfrowego repozytorium dokumentów?
• Zarządzanie firmową dokumentacją w systemie Symfonia ERP

Cyfrowe repozytorium dokumentów – co to takiego?

Repozytorium to miejsce  służące do gromadzenia i przechowywania dokumentacji przeznaczonej do udostępniania. Dziś w wielu firmach przyjmuje ono postać oprogramowania chmurowego, zapewniającego pracownikom dostęp do ważnych danych o dowolnej porze i z każdego miejsca na świecie. Cyfrowe repozytoria dokumentów mogą funkcjonować także jako dyski sieciowe, serwery, czy aplikacje utrzymywane w ramach wewnętrznej infrastruktury przedsiębiorstwa.  Dzięki swojej funkcjonalności zapewniają  szybki dostęp do aktualnych, jak i archiwalnych dokumentów, którymi można zarządzać za pomocą jednego systemu informatycznego.

Dlaczego warto korzystać z cyfrowego repozytorium dokumentów?

Zarządzanie firmową dokumentacją to jeden z najważniejszych procesów operacyjnych w każdym przedsiębiorstwie. By usprawnić jego przebieg, wiele firm decyduje się dziś wdrożyć cyfrowe repozytoria. Poniżej przedstawiamy 5 powodów przemawiających za wyborem właśnie takiego rozwiązania.

Powód nr 1: szybkie wyszukiwanie dokumentów

Cyfrowe repozytoria dokumentów pozwalają na szybkie i dokładne wyszukiwanie potrzebnych informacji. Korzystając z nich, nie trzeba już przeglądać dziesiątek szuflad, teczek czy segregatorów – zamiast tego wystarczy tylko wpisać konkretną frazę w wyszukiwarce. Taka funkcjonalność może okazać się przydatna podczas audytów czy różnego rodzaju kontroli, kiedy istotne jest szybkie odszukanie konkretnego dokumentu.

Powód nr 2: przyspieszenie firmowych procesów

Szybsze wyszukiwanie dokumentów to klucz do usprawnienia wielu firmowych procesów. Pracownicy z różnych działów mogą bowiem łatwo dotrzeć do interesujących ich informacji, zaś wewnętrzna dokumentacja zyskuje spójną i uporządkowaną strukturę. Co więcej, korzystając z cyfrowych repozytoriów, na jednym dokumencie w tym samym czasie może pracować kilka osób. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia współpracę zespołową.

Powód nr 3: ekspresowe udostępnianie dokumentów

Cyfrowe repozytorium przyspiesza również proces udostępniania dokumentacji. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby kolejna osoba otrzymała potrzebny dokument i uzyskała cenne informacje. Wgląd w konkretne dane mają w tym przypadku wyłącznie upoważnieni użytkownicy. Co istotne, nowoczesne cyfrowe repozytoria dokumentów posiadają odpowiednią certyfikację i są zgodne ze standardami ISO oraz przepisami RODO.

Powód nr 4: dostęp do dokumentów o każdej porze i z każdej lokalizacji

Cyfrowe repozytoria dokumentów zapewniają dostęp do przechowywanych w nich danych bez względu na miejsce oraz porę – wystarczy tylko zalogować się do systemu. Dzięki temu użytkownik może otwierać potrzebne dokumenty również poza siedzibą firmy.

Powód nr 5: lepsza kontrola nad dokumentacją

Dzięki cyfrowym repozytoriom monitorowanie dostępu do firmowej dokumentacji staje się o wiele łatwiejsze. Zwiększa się również samo bezpieczeństwo danych – do informacji zgromadzonych w systemie mają dostęp tylko i wyłącznie uprawnieni użytkownicy, posiadający login oraz hasło. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko, że firmowe dokumenty trafią w niepowołane ręce.

Zarządzanie firmową dokumentacją w systemie Symfonia ERP

System ERP od Symfonii to oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem w różnych obszarach działania – od finansów i księgowości, poprzez kadry i płace, aż po takie procesy, jak sprzedaż, produkcja czy magazynowanie. Aby jak najskuteczniej wspomagać obieg informacji, system wyposażony został w moduł, jakim jest repozytorium dokumentów. Za jego pomocą użytkownik może nie tylko przesyłać umowy, lecz również sprawdzać integralność otrzymanych dokumentów elektronicznych oraz zlecić ich archiwizację. To wszystko nie tylko usprawnia obieg  firmowej dokumentacji i zwiększa kontrolę nad tym procesem, a także pozwala wyeliminować wiele błędów, jakie mogą pojawić się podczas ręcznego wprowadzania danych do systemu.