Jak Provitus usprawnił zarządzanie produkcją z Symfonią ERP?

Kiedy wdrożyć system ERP? Rozwój Provitus przyniósł potrzebę zmian

Provitus to rodzinna firma działająca od 1992 roku, specjalizująca się w przetwórstwie owoców, warzyw i grzybów. Firma konsekwentnie rozwija swoją ofertę, dba o jakość produktów, walory smakowe przetworów i estetykę opakowań, co potwierdzają kolejne nagrody, m.in. Złoty Medal Targów Polagra oraz znak „Polska Dobra Żywność”, przyznawany przez Ministerstwo Rolnictwa. Wysokie standardy produkcji potwierdzają certyfikaty IFS, HACCP, BRC Global Standard Food oraz GOST R.

Od 1999 roku kluczowe procesy przedsiębiorstwa – w szczególności obszary handlowe, finansowo-księgowe oraz rozliczanie środków trwałych – były obsługiwane przez oprogramowanie Symfonii. Wraz z dynamicznym rozwojem firmy brak systemu wspierającego zarządzanie produkcją stał się barierą skutecznej skalowalności. W 2013 roku podjęto decyzję o modernizacji oprogramowania oraz infrastruktury IT, aby dostosować je do rosnącej skali działalności.

Rozwiązanie: Symfonia ERP
Moduły: Zarządzanie Produkcją, Handel, Finanse i Księgowość, Środki Trwałe

Po przeanalizowaniu dostępnych rozwiązań do zarządzania produkcją firma zdecydowała się na dalszą współpracę z Symfonią. Kluczowe znaczenie miały możliwości systemu w zakresie obsługi produkcji . Duże znaczenie miały również niższe koszty szkoleń – pracownicy byli już przyzwyczajeni do pracy w tym samym środowisku i na podobnym interfejsie.

Od modernizacji infrastruktury do wdrożenia modułu produkcyjnego

Konieczność wdrożenia modułu produkcyjnego, zarządzania dużą ilością danych oraz zapewnienia szybkiego dostępu do informacji zarządczych wymagała implementacji systemu Symfonia ERP na platformie Microsoft SQL Server. Modernizacja oprogramowania została połączona z unowocześnieniem całej infrastruktury IT firmy.

W pierwszym etapie na serwerze oraz 21 stacjach roboczych zainstalowano nowy silnik bazodanowy SQL Server oraz moduły systemu: Zarządzanie Produkcją, Handel, Finanse i Księgowość, Środki Trwałe, Kreator Raportów oraz Moduł Administracyjny.

Wdrożenie krok po kroku bez przerywania pracy firmy

Kolejnym krokiem była migracja danych z dotychczas używanych systemów. Proces poprzedzono migracją próbną, która pozwoliła zweryfikować poprawność konwersji danych przed uruchomieniem środowiska produkcyjnego.

„Migracja danych z wersji wcześniejszej modułu finansowo-księgowego do Symfonia ERP z uwagi na dużą ilość danych i infrastrukturę klienta wymagałaby przerwy produkcyjnej i dlatego operacja ta została wykonana w środowisku produkcyjnym Symfonia.”

Kinga Gregorczyk, kierownik zespołu wdrożeniowego Symfonia

Wdrożenie realizowano etapami. Najpierw uruchomiono moduł handlowy oraz finansowo-księgowy, aby zapewnić ciągłość pracy i wymianę danych między najważniejszymi obszarami działalności. Następnie wdrażano kolejne moduły odpowiadające wcześniej wykorzystywanym rozwiązaniom. Moduł produkcyjny, jako całkowicie nowy element systemu, został uruchomiony na końcu procesu.

Etap konfiguracji obejmował m.in. ustawienia magazynów, zdefiniowanie technologii produkcyjnych, konfigurację planowania i zleceń produkcyjnych, nadanie uprawnień użytkownikom oraz przygotowanie przykładowych kart technologicznych i planów produkcyjnych.

Całość zakończyły szkolenia dla pracowników firmy, koncentrujące się głównie na obsłudze modułu Produkcja oraz różnicach w nowych wersjach pozostałych programów.

Co daje Symfonia ERP w zarządzaniu produkcją?

Dzięki wdrożeniu nowej wersji systemu Symfonia ERP oraz nowych modułów w spółce uporządkowano i zautomatyzowano procesy związane z produkcją. Wzrosła skuteczność zarządzania, planowania i kontroli.

„Przed zmianą każde działanie było spowolnione. Utrudnione było filtrowanie i dostęp do zasobów. To był kluczowy motyw zmiany – zapewnić płynną pracę działów, dostęp do danych, zagregowanych raportów, a przede wszystkim zapewnić informacje zarządcze o wszystkich zdarzeniach produkcyjnych.”

Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki firmy Provitus

Pełna kontrola nad produkcją i dostęp do danych w czasie rzeczywistym

Dzięki wdrożeniu firma uzyskała szybki dostęp do wiarygodnych i spójnych informacji zarządczych. Możliwe stało się bieżące monitorowanie zużycia surowców, skuteczniejsze planowanie produkcji oraz weryfikacja stanów magazynowych jeszcze przed rozpoczęciem realizacji zamówień.

Firma zyskała możliwość bieżącej kontroli procesów produkcyjnych oraz szybszego podejmowania decyzji biznesowych na podstawie aktualnych danych.

Mniejsze koszty i skuteczniejsze planowanie produkcji

Nowy system umożliwił lepszą kontrolę kosztów dodatkowych, ograniczenie strat i odpadów, usprawnił zarządzanie zużyciem surowców oraz zapewnił dostęp do bardziej szczegółowych danych wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.

Moduł finansowo-księgowy usprawnił zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, wspierał kontrolę realizacji budżetów i analizę rentowności projektów, a także proces rozliczania projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

Z kolei moduł handlowy usprawnił obsługę obrotu towarowego. Każda faktura została powiązana z informacją o odbiorcy, partii produkcyjnej oraz dacie wydania produktu, co znacząco zwiększyło identyfikowalność procesów.

„Doceniliśmy także wsparcie rozsądnego i pomocnego eksperta firmy Symfonia, który odpowiadał za wdrożenie i niezależnie od pory dnia służył pomocą. To było dla nas bardzo ważne.”

Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki firmy Provitus

Nowy system, który szybko zyskał akceptację użytkowników

Kompleksowe wdrożenie systemu Symfonia ERP oraz nowych modułów przyczyniło się do uporządkowania i automatyzacji wielu procesów biznesowych. W szczególności usprawniono planowanie, kontrolę oraz zarządzanie produkcją, a firma zyskała dostęp do nowych informacji wspierających podejmowanie decyzji.

„Pracownicy Provitus szybko zaczęli dostrzegać korzyści z przeprowadzonej zmiany: nowy system działał szybciej, płynniej, lepiej. To pozwoliło im na sprawniejszą pracę.”

Więcej o kliencie: Provitus

Provitus zajmuje się przetwórstwem owoców, warzyw i grzybów. Firma powstała w 1992 roku. Jej siedziba znajduje się w Radzyminie, a oddział w Zambrowie. Produkty marki są sprzedawane zarówno w Polsce, jak i na rynkach zagranicznych, m.in. w Europie, USA, Kanadzie, Izraelu i Argentynie.

Więcej informacji: www.provitus.com.pl