Jaki system ERP wybrać? 6 najważniejszych kryteriów wyboru systemu ERP

Systemy ERP ułatwiają prowadzenie biznesu – i to niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Nic więc dziwnego, że w tego typu rozwiązania inwestuje dziś coraz więcej firm – także tych z sektora MŚP. Choć oferta dostawców jest bardzo różnorodna, znalezienie odpowiedniego rozwiązania może okazać się sporym wyzwaniem. Jaki system ERP wybrać, by po latach nie żałować? Które czynniki wziąć pod uwagę porównując opcje dostępne na rynku? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym poradniku.

Spis treści:

• Trendy na ryku systemów ERP
• Jak wybrać system ERP i czy da się znaleźć idealne rozwiązanie?
• Jaki system ERP wybrać? Poznaj 6 podstawowych kryteriów
• Jaki ERP wybrać? Teraz już wiesz!

Trendy na rynku systemów ERP

Pod względem wykorzystania systemów ERP Polska należy do jednych z najszybciej rozwijających się rynków w Europie. Z szacunków IDC wynika, że w ubiegłym roku wydatki krajowych firm na tego typu oprogramowanie przekroczyły 1,6 mld zł. Ten wzrost widać również w statystykach. Dziś z systemów ERP w Polsce korzysta blisko 2/3 średnich przedsiębiorstw i niemal 30% firm zatrudniających nie więcej niż 50 pracowników. To całkiem sporo, biorąc pod uwagę fakt, że jeszcze dekadę temu takie rozwiązania można było spotkać jedynie w co piątym dużym przedsiębiorstwie.

Odsetek firm korzystających z systemów ERP w 2023 r. 

Źródło: GUS 2023

Analizując rynek systemów ERP w Polsce, łatwo zauważyć pewne charakterystyczne trendy. Te najważniejsze to m.in.:

• wzrost zainteresowania systemami ERP w chmurze, które w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw często okazują się bardziej efektywne kosztowo niż rozwiązania on-premise,
• coraz większy udział w rynku polskich producentów, którzy w przeciwieństwie do międzynarodowych dostawców szybciej dostosowują oprogramowanie do zmian wprowadzanych w krajowych przepisach,
• rosnąca popularność rozwiązań korzystających z technologii automatyzacyjnych, które są w stanie przyspieszyć obsługę rutynowych procesów, związanych np. z przygotowywanie sprawozdań finansowych, naliczaniem wynagrodzeń czy generowaniem cyklicznych raportów.

Rozwojowi rynku systemów ERP w Polsce sprzyjają także zmiany w strukturze oprogramowania:

– Jeszcze kilka lat temu systemy ERP projektowane były w taki sposób, żeby odpowiadać na wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa – od finansów, poprzez kadry i sprzedaż, aż po zaawansowaną analitykę. Dziś coraz więcej producentów proponuje rozwiązania modułowe, składające się z różnych aplikacji, które można połączyć ze sobą w jeden ekosystem. Są one szczególnie popularne w MŚP, bo dają możliwość wyboru dokładnie takich funkcjonalności, jakich potrzebuje dana firma. Tego typu systemy ERP łatwo również dostosować do specyfiki danej branży – przedsiębiorstwo produkcyjne może np.  rozbudować oprogramowanie o moduły do planowania produkcji, a handlowe o takie, które wspierają sprzedaż w kanałach B2B i B2C – wyjaśnia Tomasz Kozłowski, Kierownik ds. Komercjalizacji Produktu.

Rosnąca popularność ERP, szczególnie w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, wynika także ze zmian w modelach udostępniania tego typu oprogramowania. Duża w tym zasługa chmury, dzięki której koszt wdrożenia systemu przestaje być barierą. Firma nie musi już bowiem inwestować w rozbudowę infrastruktury IT, czy ponosić wydatków związanych z utrzymaniem czy aktualizacją oprogramowania. Ponieważ system jest udostępniany w modelu subskrypcji, na jego zakup może sobie pozwolić nawet przedsiębiorstwo, które zatrudnia kilku pracowników.

Jak wybrać system ERP i czy da się znaleźć idealne rozwiązanie?

Choć systemy ERP oferowane przez różnych producentów są dostosowane do obsługi podobnych procesów, to jednak każde z tego typu rozwiązań ma swoją specyfikę.

– Jeden system ERP może pasować do wielu firm, ale warto mieć świadomość, że nie ma rozwiązań uniwersalnych, które sprawdzą się tak samo dobrze w każdym przedsiębiorstwie – komentuje Tomasz Mamys – ekspert z zakresu wdrożeń systemów ERP.

Jak zatem znaleźć odpowiednie oprogramowanie?  W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się temu, jak wyglądają procesy w organizacji i które z nich potrzebują szczególnego wsparcia. Odpowiednio dobrany system ERP powinien automatyzować rutynowe czynności oraz tworzyć schematy i wzorce dla powtarzalnych procesów. Nie da się jednak wybrać takiego rozwiązania bez świadomości tego, jak funkcjonują konkretne obszary biznesowe.

 – Firma produkcyjna będzie miała inne wymagania względem systemu ERP niż firma czysto handlowa. Właśnie dlatego podczas wyboru systemu każdą z ich potrzeb trzeba odpowiednio zidentyfikować i zaadresować – dodaje Tomasz Mamys.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie? – Symfonia

Analizując oferty różnych producentów, warto także przyjrzeć się temu, jakie wsparcie oferują w zakresie aktualizacji oprogramowania.

– W Polsce przepisy podatkowe często się zmieniają. Jeśli system ma np. automatyzować pracę w obszarze księgowości i finansów to ważne, żeby za tymi zmianami nadążał. I nie chodzi tu tylko o działanie mechanizmów dotyczących np. rozliczeń podatkowych – bo te można dostosować ręcznie – ale także o to, czy znajdą się w nim np. aktualne wzory deklaracji – wyjaśnia Agnieszka Flasza, Kierownik ds. Komercjalizacji Produktu w Symfonii.

Przeczytaj również:  Wdrożenie ERP – jak długo trwa, ile kosztuje, jak się do tego przygotować? Poznaj fakty i mity! – Symfonia

Jaki system ERP wybrać? Poznaj 6 podstawowych kryteriów

Z badań firmy Gartner wynika, że ponad 70% projektów związanych z wdrożeniem systemu ERP nie osiąga założonych celów biznesowych, ze względu na błędy popełnione na etapie wyboru oprogramowania. Te statystyki bardzo wyraźnie pokazują, że szukając rozwiązań dla swojej firmy, nie warto zdawać się na przypadek. Jeśli zatem zastanawiasz się, jaki system ERP wybrać, poznaj 6 kryteriów, które warto wziąć pod uwagę.

1.      Przeanalizuj potrzeby swojej firmy

Nawet najbardziej rozbudowany system nie spełni oczekiwań, jeśli nie będzie w stanie dopasować się do firmy, a w tym procesów, jakie w niej zachodzą czy innych programów, z jakich korzystają już pracownicy. Właśnie dlatego wybór oprogramowania ERP rozpocznij od gruntownej analizy potrzeb. Zastanów się:

• które obszary biznesowe ma wspierać nowe oprogramowanie,
• w jaki sposób są obecnie zarządzane poszczególne procesy oraz jakie wąskie gardła i problemy w nich występują,
• które procesy w firmie nadają się do automatyzacji,
• jakiego rodzaju danych potrzebujesz, by zyskać lepszy wgląd w poszczególne obszary działalności swojego przedsiębiorstwa,
• kto będzie głównym użytkownikiem systemu i jakie są jego wymagania wobec oprogramowania,
• czy system ERP musi być zintegrowany z innymi aplikacjami, z których korzystasz w firmie.

Analiza potrzeb biznesowych to proces czasochłonny, ale konieczny, żeby zrozumieć, jaki system ERP sprawdzi się w Twojej firmie najlepiej.

2. Ustal wymagania wobec nowego systemu ERP

Analiza potrzeb biznesowych to krok w kierunku zdefiniowania wymagań, jakie powinien spełniać system ERP. Te mogą dotyczyć funkcjonalności oprogramowania, sposobu jego działania, a także możliwości integracji z innymi rozwiązaniami. Podejdź do tego zadania z dużą szczegółowością. Jeśli np. sprzedajesz produkty kontrahentom z innych krajów, pamiętaj, by na liście wymagań stawianych wobec systemu ERP uwzględnić obsługę transakcji w różnych walutach.

Postaraj się również, żeby Twoje wymagania dotyczyły także procesów, jakie oprogramowanie powinno uspójnić. Zdarza się, że system ERP świetnie współpracuje z modułem magazynowym, ale nie oferuje modułów analitycznych, umożliwiających m.in. prognozowanie trendów, analizę sezonowości popytu na konkretne towary czy monitorowanie kosztów związanych z przechowywaniem zapasów. Bez tego typu informacji trudno będzie Ci zoptymalizować procesy z zakresu logistyki magazynowej.

Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Funkcjonalność to jednak niejedyne kryterium wyboru ERP. Oprócz tego weź pod uwagę także:

• budżet, jakim dysponujesz – jeśli jest on ograniczony, rozsądnym rozwiązaniem może okazać się system ERP w chmurze udostępniany w modelu subskrypcyjnym;
• specyfikę branży, w jakiej działa Twoja firma – niektórzy producenci oprócz systemów ERP oferują także moduły o charakterze branżowym. Dzięki nim możesz zbudować system o charakterze „specjalistycznym”;
• model dostępu – system ERP może działać lokalnie, w ramach infrastruktury Twojego przedsiębiorstwa lub w chmurze. Każde z Tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Więcej na ich temat piszemy w poradniku: Chmura a serwer – podobieństwa i różnice – Symfonia;
• bezpieczeństwo – ten aspekt odnosi się nie tylko do kwestii zwianych z zabezpieczeniem informacji przed nieuprawnionym dostępem, ale także częstotliwości wykonywania kopii zapasowych czy zgodności oprogramowania z aktualnymi przepisami;
• możliwość integracji z rozwiązaniami zewnętrznymi – niekiedy warunkiem automatyzacji procesów jest możliwość zintegrowania systemu ERP z aplikacjami, z których na co dzień korzystają pracownicy. Taką funkcjonalność zapewnia otwarte API, które pozwala połączyć system z innymi rozwiązaniami.

3. Porównaj rozwiązania dostępne na rynku

Lista wymagań funkcjonalnych przygotowana w poprzednim kroku pozwoli Ci lepiej porównać rozwiązania różnych producentów. Podczas przeglądu poszczególnych ofert nie ograniczaj się jednak wyłącznie do analizy cennika. Nie dowiesz się z niego bowiem, jak faktycznie wygląda praca z programem ani w jaki sposób może on usprawnić procesy w Twojej firmie. Dobrym rozwiązaniem właśnie na tym etapie podejmowania decyzji może okazać się przetestowanie wersji demonstracyjnej systemu, którego wdrożenie rozważasz w swojej firmie. Takie oprogramowanie możesz często bezpłatnie pobrać ze strony producenta. Dzięki temu samodzielnie sprawdzisz, jak wygląda interfejs systemu oraz w jaki sposób działają poszczególne funkcje.

4. Szukaj elastyczności – nie perfekcji

Podstawowe funkcje i domyślne mechanizmy działania systemów ERP projektowane są w taki sposób, żeby wpisywały się w potrzeby większości przedsiębiorstw. Właśnie dlatego jednym z ważniejszych kryteriów wyboru oprogramowania, jest jego elastyczność i możliwość dostosowania do specyfiki przedsiębiorstwa.

Zanim zdecydujesz się zakup konkretnego rozwiązania, zastanów się:

• czy Twoja firma ma tak unikalne procesy, że żadne gotowe rozwiązanie nie spełni oczekiwań?
• czy dostosowanie konkretnych funkcji jest niezbędne do rozpoczęcia pracy z systemem?
• czy system pozwala na łatwe wprowadzanie zmian bez konieczności angażowania specjalistów IT?
• czy system łatwo współpracuje z innymi narzędziami, które są już wykorzystywane w firmie lub z których dopiero zamierzasz korzystać w przyszłości?

Elastyczny system ERP to taki, który pozwala na wprowadzanie zmian bez konieczności całkowitej jego przebudowy. Wybierając oprogramowanie, stawiaj na rozwiązania łatwe w obsłudze i skalowalne, czyli takie, które będą rosły wraz z rozwojem Twojej firmy.

5. Zwróć uwagę na wsparcie, jakie oferuje producent oprogramowania

Wsparcie techniczne to nic innego, jak gwarancja pomocy ze strony producenta, podczas problemów związanych z obsługą systemu. Warto zwrócić uwagę na ten aspekt, nawet jeśli w Twojej firmie istnieje zespół IT. Może on bowiem nie mieć specjalistycznej wiedzy na takim poziomie, jaką zapewni dostawca systemu. Wsparcie techniczne okaże się niezbędne, jeśli np. będziesz mieć problem z aktualizacją oprogramowania czy jego integracją z zewnętrznymi aplikacjami.

6. Sprawdź referencje i opinie innych użytkowników

System ERP to inwestycja na lata. Właśnie dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji sprawdź referencje producenta, obejrzyj case study z wdrożeń w innych firmach oraz zapytaj swoich znajomych, na jakich systemach pracowali. Ich szczere opinie mogą okazać się bezcenne. Pozwól również wypowiedzieć się swoim pracownikom i współpracownikom – być może ich opinie rzucą zupełnie nowe światło na potrzeby, bolączki, oczekiwania.

Jaki ERP wybrać? Teraz już wiesz!

Wybór systemu ERP to decyzja, która wymaga czasu i zaangażowania. Nie da się tu wskazać drogi na skróty, bo rozwiązanie, które sprawdzi się w jednej firmie, może nie być dostosowane do potrzeb innej. Właśnie dlatego szukając systemu ERP, postaraj się dobrze przeanalizować potrzeby biznesowe swojego przedsiębiorstwa i przekształcić je na konkretne wymagania wobec oprogramowania. Pamiętaj również, by rzetelnie porównać rozwiązania dostępne na rynku. Przeanalizuj cenniki i zapoznaj się z opiniami innych użytkowników.  Jeśli szukasz systemu ERP dla swojej firmy, skorzystaj również z możliwości bezpłatnego przetestowania oprogramowania Symfonii. Wypełnij formularz kontaktowy, wybierz rozwiązanie, które chcesz lepiej poznać i przekonaj się, jak może ono pomóc Ci w codziennej pracy.

Źródła:

• Raport IDC, Poland Enterprise Application Software Market Analysis and 2023 Vendor Shares
• Główny Urząd Statystyczny / Obszary tematyczne / Nauka i technika. Społeczeństwo informacyjne / Społeczeństwo informacyjne / Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2024 roku
• Latest Enterprise Resource Planning (ERP) Insights | Gartner