Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie, ale przeraża Cię skala tej inwestycji? Chcesz mieć pewność, że projekt przebiegnie szybko i sprawnie, a na koniec przyniesie oczekiwane rezultaty?  Nie masz pomysłu na to, jak przygotować swoją firmę na tę rewolucyjną zmianę? Jesteś w dobrym miejscu. Z tego poradnika dowiesz się, na czym polega wdrożenie ERP, jak przebiega ten proces oraz w jaki sposób nim zarządzać, by zmaksymalizować opłacalność takiej inwestycji.

Spis treści

• Wdrożenie ERP jest drogie i nie zawsze się udaje – prawda czy mit?
• Na czym polega wdrożenie ERP?
• Najważniejsze etapy wdrożenia ERP
• Dobre praktyki – co zrobić, by wdrożenie ERP przebiegło szybko i sprawnie?
• Od czego zależy sukces we wdrożeniu ERP? Kilka refleksji na koniec

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Wdrożenie oprogramowania ERP może trwać od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy. Czas projektu zależy w dużej mierze od jego skali i zakresu, a także tego, czy nowy system ma być zintegrowany z innymi aplikacjami wykorzystywanymi już w firmie.
• Najczęstsze cele wdrożenia ERP w MŚP to przede wszystkim potrzeba automatyzacji procesów, poprawy jakości danych oraz usprawnienia obsługi klienta.
• Proces wdrożenia systemu ERP najczęściej składa się z takich etapów, jak: analiza przedwdrożeniowa, parametryzacja i konfiguracja oprogramowania, testowanie, migracja danych, uruchomienie ERP na środowisku produkcyjnym oraz wsparcie powdrożeniowe.
• Nieudane wdrożenie ERP to najczęściej efekt braku jasno określonych oczekiwań wobec nowego systemu.

Wdrożenie ERP jest drogie i nie zawsze się udaje – prawda czy mit?

Pewnie zdarzyło Ci się słyszeć, że wdrożenie systemu ERP jest trudne, drogie (a nawet bardzo drogie), a wszystkie potencjalne korzyści tak chętnie pokazywane podczas prezentacji systemu giną w zalewie codziennych problemów po uruchomieniu. Czy to jednak prawda? Odpowiedź na to pytanie dostarcza m.in. najnowszy raport Panorama Consulting 2024 ERP Report. Z opublikowanych w nim badań wynika, że w blisko 67% przebadanych przedsiębiorstw wydatki związane z wdrożeniem systemu ERP nie przekroczyły zakładanego budżetu.

Koszt wdrożenia ERP

Źródło: Raport 2024 ERP, Panorama Consulting

Co więcej, aż 97,7% firm, które zdecydowały się na realizację tego typu inwestycji, już w pierwszym roku po wdrożeniu zauważyło realne korzyści. Te najważniejsze wiązały się z poprawą produktywności, standaryzacją procesów, przyspieszeniem przepływu informacji oraz podniesieniem standardu obsługi klientów.

Wdrożenie ERP – najważniejsze korzyści

Źródło: Raport 2024 ERP, Panorama Consulting

Na czym polega wdrożenie ERP?

Wdrożenie ERP to złożony i wieloetapowy proces, polegający nie tylko na implementacji oprogramowania, lecz również jego dostosowaniu do specyficznych potrzeb danej organizacji. Jego celem jest doprowadzenie do sytuacji, w której pracownicy będą mogli samodzielnie i efektywnie korzystać z udostępnionych im funkcjonalności systemu. Ten proces rozpoczyna się zazwyczaj od szczegółowej analizy wymagań, na podstawie której tworzy się dokumentację projektową określającą zakres prac oraz szczegółowy harmonogram. Dopiero po przejściu przez wymienione wyżej fazy można przystąpić do konfiguracji systemu, importu danych, a także dostosowania oprogramowania do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Warto w tym miejscu podkreślić, że system ERP to rozbudowane oprogramowanie, które – co do zasady – powinno integrować w ramach jednej bazy danych wiele obszarów biznesowych, takich jak księgowość, finanse, kadry, zarządzanie sprzedażą czy produkcją. Uzyskanie właśnie takiego rezultatu wymaga jednak czasu i zaangażowania zarówno ze strony dostawcy systemu, jak i pracowników przedsiębiorstwa.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie? – Symfonia

Najważniejsze etapy wdrożenia ERP

Trudno mówić o jednej, najlepszej metodyce wdrożeniowej ERP, bo ta może różnić się w zależności od dostawcy i potrzeb przedsiębiorstwa. Z badań przeprowadzonych przez Panorama Consulting wynika jednak, że większość firm decyduje się dziś wdrażać ERP etapowo.  Ta strategia swoje oczywiste korzyści – pracownicy mogą bowiem przechodzić na nowy system stopniowo, na przykład moduł po module, lokalizacja po lokalizacji lub dział po dziale. To z kolei pozwala uniknąć nagłej dezorganizacji procesów w przedsiębiorstwie.

Sam proces wdrożenia można podzielić na kilka typowych etapów. Do tych najważniejszych należą:

• zaplanowanie wdrożenia i analiza przedwdrożeniowa,
• wdrożenie systemu ERP,
• uruchomienie oprogramowania i szkolenia pracowników,
• wsparcie powdrożeniowe.

Etapy wdrożenia ERP

O czym warto pamiętać, podczas każdej z wymienionych wyżej faz?

Zaplanowanie wdrożenia i analiza przedwdrożeniowa

Wybór systemu ERP dobrze jest poprzedzić wielowymiarowym procesem weryfikacji. W jego trakcie warto zastanowić się:

• dla których procesów biznesowych zachodzących w organizacji wdrożenie systemu ERP ma kluczowe znaczenie,
• jakiego rodzaju rozwiązania tak naprawdę potrzebuje organizacja oraz poszczególne działy,
• co dokładnie będzie decydowało o sukcesie projektu.

Równie ważnym etapem jest analiza przedwdrożeniowa. Ta ma na celu gruntowne zdiagnozowanie organizacji, wyznaczenie wąskich gardeł i zaprojektowanie nowego, efektywnego przebiegu procesów. Takie badanie pozwala dopiero na zdefiniowanie wymagań względem systemu ERP. Warto jednak pamiętać, że decyzja o wyborze konkretnego oprogramowania musi być wypadkową aktualnych i przyszłych potrzeb firmy. System powinien bowiem spełniać nie tylko bieżące wymagania, lecz również dawać możliwość rozbudowy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

Przeczytaj również: Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? – Symfonia

Wdrożenie systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP to jeden z bardziej czasochłonnych etapów. Obejmuje on nie tylko konfigurację oprogramowania, ale także jego integrację z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, migrację (czyli przeniesienie) danych, testowanie poszczególnych modułów, czy wreszcie szkolenie użytkowników. W niektórych firmach konieczne może okazać się również uporządkowanie baz danych oraz usunięcie z nich niepotrzebnych plików i informacji (tzw. data cleaning). Choć bez wątpienia jest to wymagające zadanie, to jednak pozwala zoptymalizować pracę nowego systemu oraz uniknąć wielu problemów związanych z migracją.

Uruchomienie systemu i szkolenia pracowników

Uruchomienie systemu ERP to najbardziej oczekiwany moment całego projektu. Zespół wdrożeniowy powinien być przygotowany na wsparcie użytkowników w pierwszych miesiącach pracy z nowym oprogramowaniem. Szkolenia pracowników warto rozpocząć na gotowym środowisku pracy, ale jeszcze przed startem produkcyjnym.  Dobrą praktyką jest też przeprowadzanie testów weryfikacyjnych, które mają sprawdzać praktyczną wiedzę pracowników nabytą podczas szkoleń.

 Przeczytaj również: Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Wsparcie powdrożeniowe

Wsparcie powdrożeniowe to nic innego, jak usługa pomocy technicznej, której celem jest nie tylko przygotowanie użytkowników do pracy z nowym systemem, ale także wprowadzanie ewentualnych korekt. Te ostatnie mają na celu jeszcze lepsze dostosowanie rozwiązania do potrzeb danej firmy. Decydując się na wdrożenie ERP w firmie, warto zwrócić uwagę także na to, jaką opiekę serwisową gwarantuje dostawca. Niekiedy, poza samym wsparciem technicznym, obejmuje ona także monitorowanie, aktualizację i administrację systemu.

Przebieg wdrożenia ERP w metodyce agile

Niektóre firmy, chcąc skrócić czas wdrożenia ERP decydują się skorzystać z podejścia agile. W tym przypadku cały proces przebiega w sposób bardziej elastyczny, a poszczególne moduły uruchamiane są etapowo – jeden po drugim, np. co dwa tygodnie. Prace wdrożeniowe dzieli się na krótkie cykle (sprinty), których celem jest dostarczenie konkretnej funkcjonalności. To z kolei pozwala skrócić czas związany z testowaniem oprogramowania czy szkoleniami pracowników. Firma może również zacząć szybko korzystać z nowego oprogramowania oraz rozwijać system w oparciu o aktualne potrzeby. Łatwiej jest tu także uniknąć przestojów związanych np. z reorganizacją procesów w przedsiębiorstwie. W metodykach zwinnych duży nacisk kładzie się na adaptację oprogramowania. Dzięki takiemu podejściu firma po zakończeniu projektu może zyskać system bardzo dobrze dostosowany do specyfiki zachodzących w niej procesów.

Proces wdrożenia systemu ERP w metodyce agile

Dobre praktyki – co zrobić, by wdrożenie ERP przebiegło szybko i sprawnie?

W swoim życiu zawodowym pracowałem na kilku, a poznałem kilkanaście różnych systemów ERP. Miałem też okazję uczestniczyć w wielu projektach wdrożeniowych. Zebrany w toku rozmów, obserwacji i osobistych przemyśleń bagaż doświadczeń pozwolił mi wyciągnąć wiele wniosków dotyczących tego, jak przygotować firmę na wdrożenie ERP oraz co robić, by na koniec takiego projektu nie żałować wydanych pieniędzy. Te najważniejsze chciałbym przedstawić Ci w tym poradniku.

Po pierwsze: określ potrzeby

Potrzeby są ważne. A potrzeby Twojej firmy są najważniejsze! Dlatego pierwszy krok polega na dogłębnym poznaniu, ocenie i udokumentowaniu wyzwań biznesowych, obciążenia pracą, potrzeb firmy w każdym jej aspekcie, w tym wymagań dotyczących raportowania, czy to na potrzeby własne, wewnętrzne, czy też na zewnątrz.

Po drugie: wytypuj kluczowe procesy

Wdrożenie ERP ma przede wszystkim na celu ułatwienie realizacji codziennych zadań – poprzez uproszczenie lub automatyzację, poprawę spójności komunikacji w firmie i zwiększenie produktywności. Jest to więc idealny moment na ponowne przemyślenie wewnętrznych procesów biznesowych i zwiększenie ich wydajności. Dlatego gdy przychodzi czas, by wybrać rozwiązanie ERP lub nawet tylko pomyśleć o zmianie oprogramowania, zawsze dobrze jest na nowo dowiedzieć się „co się dzieje w firmie”: czy i które procesy mamy zinwentaryzowane, które z nich są już w pełni zautomatyzowane, czy to automatyzacja cyfrowa, które z procesów i czynności w nich są najbardziej pracochłonne, które można by uprościć, zmienić.

Po skompletowaniu informacji i dokumentacji poświęć trochę czasu na jej usystematyzowanie i ustalenie priorytetów oraz organizację wniosków.

Każdy profesjonalny dostawca w procesie sprzedaży systemu ERP zapyta Cię o nie podczas przeprowadzanej szczegółowej diagnozy potrzeb Twojej firmy; przygotowany przez Ciebie materiał będzie dla was nieocenioną pomocą w tym dialogu.

Przeczytaj również: 15 lat z Symfonią – jak systemy ERP i WMS usprawniły pracę magazynu w Highway Automotive? – Symfonia

Po trzecie: rozmawiaj

Gdy już poznałeś (na nowo) swoją firmę, procesy i potrzeby biznesowe jakie stawiasz przed systemem ERP, czas na poszukiwania i wybory. Tajemnicą poliszynela jest, że najczęściej wybieramy system z tzw. polecenia – księgowej, dyrektora czy kolegi. Dlaczego? Bo ktoś – w pewnym sensie za nas – dokonał już wyboru. Więc jeśli jest zadowolony, to po co drążyć?

Zapytaj więc swoich znajomych, na jakich systemach pracowali, które i dlaczego polecają. Zadzwoń do kolegi z tej samej branży albo zaufanego doradcy, by omówić ich doświadczenia i polecenia. Ich szczere opinie będą dla Ciebie bezcenne. Jeśli nie zrobiłeś tego w poprzednim kroku, pozwól również swoim pracownikom i współpracownikom wypowiedzieć się na ten temat, ponieważ mogą rzucić zupełnie nowe światło na specyfikę, potrzeby, bolączki, oczekiwania.

Czy to strata czasu? Nigdy, ponieważ Twój zespół jest niezbędny dla Twojego sukcesu, a brak informacji z Twojej strony może doprowadzić Cię do pewnych trudności podczas wdrożenia ERP, a nawet do porażki. Ponadto pracownicy, którzy nie mogą znaleźć sposobu, aby pomóc, mogą okazać opór wobec produktu. Dlatego lepiej poświęcić trochę czasu na tym etapie, niż gasić pożary później.

Od czego zależy sukces we wdrożeniu ERP? Kilka refleksji na koniec

Sukces wdrożenia systemu ERP to złożona kwestia, zależna od wielu czynników. Bardzo ważne jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa oraz wszystkich pracowników. Bez ich aktywnego udziału i zrozumienia celów projektu, nawet najlepsze oprogramowanie może nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Nie mniej istotne jest też dokładne zaplanowanie całego procesu – od analizy potrzeb, aż po szkolenia użytkowników. Nie można zapominać również o tak ważnej kwestii, jak wybór odpowiedniego dostawcy. I nie chodzi tu tylko o funkcjonalność oprogramowania, jakie oferuje, ale przede wszystkim gotowości do adaptacji projektu, ponieważ nieprzewidziane sytuacje są nieodłącznym elementem każdego wdrożenia.

Szukasz systemu ERP, który odpowie na potrzeby Twojej firmy? Skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania oprogramowania Symfonii. Wypełnij formularz, pobierz demo i przekonaj się, jak w prosty sposób za pomocą naszych rozwiązań możesz usprawnić zarządzanie całym swoim biznesem​. Nie wiesz, jaki program wybrać? Skontaktuj się z konsultantami Symfonii i umów się na bezpłatną i niezobowiązującą prezentację systemów ERP.