Obowiązek posiadania terminala płatniczego – wszystko, co musisz wiedzieć

Terminal płatniczy to urządzenie pozwalające na przyjmowanie płatności bezgotówkowych, np. z wykorzystaniem karty płatniczej. Czy polscy przedsiębiorcy są zobowiązani do jego posiadania? Sprawdź, co mówią na ten temat przepisy i co powinien wiedzieć każdy właściciel firmy.

Spis treści:

• Podstawa prawna i wprowadzenie obowiązku
• Kogo dotyczy obowiązek posiadania terminala?
• Terminal płatniczy – kluczowe informacje
• Koszty związane z posiadaniem terminala
• Płatności bezgotówkowe – formy i technologie
• Integracja terminala z kasą fiskalną
• Kary za brak integracji kasy z terminalem
• Kary za brak terminala płatniczego
• Podsumowanie i najczęściej zadawane pytania

Podstawa prawna i wprowadzenie obowiązku

Obowiązek umożliwiania płatności w formie bezgotówkowej wynika z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców. Wskazuje on, że przedsiębiorca musi zapewnić możliwość dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych:

• w lokalu;
• poza lokalem przedsiębiorstwa;
• w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.

Czym jest obowiązek posiadania terminala płatniczego?

Polscy przedsiębiorcy mają obowiązek zapewnić klientom możliwość dokonywania płatności przy użyciu instrumentu płatniczego – np. poprzez terminal płatniczy – w każdym miejscu, w którym wykonywana jest działalność gospodarcza. Nie zawsze musi to być jednak terminal – płatności mogą być dokonywane m.in. przy użyciu systemu BLIK czy elektronicznego przelewu.

Polski Ład a obowiązek płatności bezgotówkowych

Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych przez przedsiębiorców wynika ze zmian wprowadzonych w 2022 roku przez Polski Ład. Głównym celem wprowadzenia zmian było zwiększenie liczby transakcji dokonywanych bez użycia gotówki, a także zagwarantowanie ich większej transparentności.

Od kiedy obowiązuje obowiązek posiadania terminala?

Nowy obowiązek wszedł w życie 1 stycznia 2022 roku – od tamtego dnia polscy przedsiębiorcy muszą udostępniać klientom płatności bezgotówkowe w każdym miejscu wykonywania działalności. Nie są do tego jednak zobligowani wszyscy podatnicy.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania terminala?

Do posiadania terminala lub innego instrumentu płatniczego do płatności bezgotówkowych zobowiązana jest konkretna grupa polskich przedsiębiorców. Obowiązek ten nie dotyczy zatem wszystkich właścicieli firm zajmujących się sprzedażą towarów i usług.

Przedsiębiorcy zobowiązani do posiadania terminala

Do udostępniania możliwości płatności bezgotówkowych – np. za pośrednictwem terminala płatniczego – zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż na kasie fiskalnej. Na podatników z tej grupy, którzy nie wypełniają tego obowiązku, mogą zostać nałożone kary w postaci grzywny.

Jakie podmioty są zwolnione z obowiązku?

Z obowiązku umożliwienia dokonywania płatności bezgotówkowej wyłączona jest pewna grupa przedsiębiorców. Mowa o właścicielach firm, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Terminal płatniczy – kluczowe informacje

Terminal płatniczy to nowoczesne rozwiązanie, które znacząco ułatwia dokonywanie transakcji i popularyzuje płatności bezgotówkowe, cenione przede wszystkim za swoją wygodę oraz szybkość.

Co to jest terminal płatniczy i jak działa?

Terminal płatniczy to urządzenie umożliwiające odbieranie płatności bezgotówkowych – np. przy użyciu kart płatniczych lub systemu BLIK. Sprzedający wpisuje na terminalu kwotę do zapłaty, a klient płaci, korzystając z wybranej przez siebie metody. Terminal odczytuje dane i przekazuje je do autoryzacji, z kolei zlecenie trafia do banku klienta, w którym zostaje potwierdzana możliwość zapłaty. Informacja ta przekazywana jest z powrotem do terminala, który prosi o autoryzację – np. poprzez wprowadzenie PIN-u do karty – a po dokonaniu płatności drukuje potwierdzenie dla klienta.

Rodzaje terminali płatniczych dostępnych na rynku

Terminale płatnicze dzielą się na kilka rodzajów:

• terminale stacjonarne – urządzenia służące do przyjmowania płatności na stanowiskach kasowych, m.in. w sklepach, kasach biletowych czy recepcjach z dostępem do sieci. Do tego rodzaju terminali można podłączyć osobny PIN pad do akceptowania transakcji przez klientów;
• terminale mobilne (z baterią i ładowarką) – stworzone dla takich branży jak gastronomia czy usługi dostawcze, które przyjmują płatności poza lokalem, w którym wykonywana jest działalność gospodarcza. Ten rodzaj terminali łączy się z siecią za pomocą Wi-Fi, Bluetooth bądź GPRS;
• terminale MPOS – niewielkie, przenośne czytniki kart płatniczych podłączane do smartfona lub tabletu z odpowiednim oprogramowaniem;
• terminale w smartfonie – aplikacje do przyjmowania płatności zbliżeniowych, zarówno przy użyciu karty, jak i za pomocą telefonu lub zegarka;
• kasoterminale – wielofunkcyjne urządzenia będące połączeniem funkcji kasy fiskalnej, terminala płatniczego oraz drukarki, które spełniają wymagania dla kas fiskalnych online i gwarantując terminal płatniczy.

Koszty związane z posiadaniem terminala

Koszt dzierżawy terminala płatniczego to stała miesięczna opłata, której wysokość zależy m.in. od modelu urządzenia, oferty dostawy oraz konkretnych warunków umowy. Zazwyczaj jest to kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Do kwoty tej należy doliczyć dodatkowo:

• marżę agenta rozliczeniowego, która zwykle wynosi kilka groszy od transakcji – zdarzają się jednak również zerowe marże;
• opłatę intercharge pobieraną przez bank – maksymalnie 0,2% w przypadku kart debetowych i 0,3% w przypadku kredytowych;
• opłatę systemową pobieraną przez organizacje płatnicze typu Mastercard czy VISA.

Terminale stacjonarne generują niższe koszty niż modele mobilne.

Płatności bezgotówkowe – formy i technologie

W przypadku płatności bezgotówkowych, które zyskały w ostatnich latach dużą popularność, rozliczenie ma formę zapisów na rachunkach bankowych rozliczających się stron. Zamiast gotówki wykorzystywane są tu karty płatnicze, przelewy elektroniczne czy płatności mobilne. Ten wygodny i szybki sposób dokonywania płatności może przybierać także inne formy.

Instrumenty płatnicze akceptowane przez terminale

Terminale płatnicze obsługują wszystkie najczęściej używane karty debetowe i kredytowe – m.in. VISA, Mastercard, Maestro lub V-PAY. Akceptują one również płatności zbliżeniowe, nie tylko przy użyciu kart, ale również za pomocą systemu BLIK oraz elektronicznych portfeli (np. Apple Pay lub Google Play).

Płatność kartą, BLIK, płatności mobilne i inne metody

Jedną z najpopularniejszych form płatności bezgotówkowych akceptowanych przez terminale jest płatność kartą płatniczą. W tym przypadku transfer środków ma miejsce poprzez zbliżenie karty do terminala płatniczego przedsiębiorcy i wprowadzenie kodu PIN – z wyjątkiem transakcji do 100 złotych, które nie wymagają już takiej autoryzacji. Zbliżeniowo można płacić również po połączeniu karty z urządzeniem mobilnym z funkcją NFC – np. smartfonem. Wśród kart płatniczych można wyróżnić kilka rodzajów – m.in. karty debetowe, kredytowe, obciążeniowe i przedpłacone.

Innym popularnym sposobem płatności za pomocą terminala płatniczego jest płatność BLIK-iem. Po wpisaniu odpowiedniej kwoty sprzedawca musi tylko wybrać opcję „płatność BLIK”, a wówczas klient generuje w aplikacji mobilnej banku sześciocyfrowy kod. Następnie wystarczy wprowadzić go na terminalu, zatwierdzić kod, wciskając zielony przycisk i potwierdzić płatność w aplikacji.

Mniej popularną, lecz równie wygodną formą płatności akceptowanych przez terminale, są także tzw. e-portfele. Służą one do przechowywania środków, które można wykorzystywać do płatności za towary i usługi w sklepach stacjonarnych i internetowych.

Limit płatności gotówkowych a obowiązek płatności bezgotówkowych

W Polsce obowiązuje limit transakcji gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami, wynoszący (w 2024 roku) 15 tysięcy złotych. Oznacza on, że wszelkie płatności o wyższej kwocie należy dokonywać z wykorzystaniem rachunku płatniczego. Limit ten ma na celu rozpowszechnianie płatności w formie bezgotówkowej. Co jednak ważne, ma on zastosowanie wyłącznie w przypadku dwóch firm – jeśli transakcja dokonywana jest między przedsiębiorcą a osobą fizyczną, limit nie obowiązuje.

Przeczytaj także: Jakie dotacje i granty są dostępne dla małych firm w 2025 roku? – Symfonia

Integracja terminala z kasą fiskalną

Dla przedsiębiorców, którzy korzystają z terminali płatniczych i udostępniają je klientom w celu odbierania płatności bezgotówkowych, planowany jest obowiązek ich synchronizacji z kasą fiskalną. Obecnie (do 31 grudnia 2024 roku) obowiązuje natomiast wymóg przesyłania danych dotyczących transakcji płatniczych (w formie ustrukturyzowanej) przez agentów rozliczeniowych do Szefa KAS. Wskazują na to przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

Obowiązek integracji kasy fiskalnej z terminalem od 2025 roku

Na 1 stycznia 2025 roku zaplanowano wejście w życie obowiązku integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym – choć w ostatnich miesiącach mowa jest też o przesunięciu go w czasie, a nawet całkowitym odwołaniu. Zaplanowana integracja ma wynikać bezpośrednio z treści art. 19a ust. 3 ustawy – Prawo przedsiębiorców, który mówi, że przedsiębiorca gwarantujący możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, musi zapewnić także współpracę kasy rejestrującej z terminalem zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących. Co ważne, obowiązek integracji miałby dotyczyć wyłącznie kas online. Przedsiębiorcy, którzy w dalszym ciągu korzystają z tradycyjnych kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem  kopii, nie będą zatem musieli synchronizować ich z terminalem i nie poniosą za to żadnych sankcji finansowych. Tradycyjne kasy fiskalne wycofano już z obrotu, jednak podatnicy, którzy posiadali je wcześniej, mogą używać ich do chwili ich całkowitego wyeksploatowania.

Jak działa integracja z Centralnym Repozytorium Kas?

Kasy fiskalne online umożliwiają przesyłanie informacji do Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. To właśnie ona pozwala na przesyłanie informacji pomiędzy kasą a CRK. Kasa przekazuje do systemu dane o sobie oraz o właścicielu, a następnie otrzymuje przydzielony numer ewidencyjny. W Centralnym Repozytorium Kas gromadzone są przede wszystkim dane z paragonów – a więc informacje na temat tego, co, kiedy i za ile sprzedano. Znajdują się tam również dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, które mają znaczenie dla ich pracy, m.in. informacje o terminach przeglądów technicznych, zmianach adresu punktu sprzedażowego, fiskalizacji kasy czy aktualizacjach stawek podatku. CRK gromadzi te informacje głównie w celach analitycznych.

Kary za brak integracji kasy z terminalem

Na przedsiębiorców, którzy pomimo obowiązku nie zintegrują kasy fiskalnej z terminalem płatniczym, może zostać nałożona kara grzywny w wysokości 5 tysięcy złotych. Co więcej, może być ona nakładana wielokrotnie. Sankcje za naruszenie obowiązku określa art. 111 ust. 6kb ustawy o podatku od towarów i usług.

Korzyści i wsparcie dla przedsiębiorców

Inwestycja w terminal może się okazać dla przedsiębiorcy bardzo korzystną decyzją – a chętnym właścicielom firm oferowane jest wsparcie w postaci ulgi na zakup urządzenia lub specjalnej dotacji.

Korzyści z posiadania terminala płatniczego dla firm i klientów

Udostępnienie klientom płatności bezgotówkowych przy użyciu terminala wiąże się z wieloma korzyściami – zarówno dla kupujących, jak i dla samej firmy. Klienci mogą cieszyć się wygodnymi i szybkimi płatnościami za zakupy i nie muszą mieć przy sobie gotówki. Sprzedający z kolei zyskuje dzięki temu przewagę konkurencyjną oraz uznanie w oczach klientów – zdecydowana większość z nich preferuje dziś bowiem płatności przy użyciu karty czy BLIK-a. Co więcej, terminal można zintegrować z kasą fiskalną w celu zapewnienia szybkiej wymiany informacji pomiędzy jednym a drugim urządzeniem.

Program Polska Bezgotówkowa – darmowe terminale dla przedsiębiorców

W ramach popularyzacji płatności bezgotówkowych w naszym kraju przedsiębiorcy mogą uzyskać dofinansowanie w ramach Programu Polska Bezgotówkowa. Gwarantuje on polskim firmom darmowy terminal płatniczy i możliwość jego używania przez cały rok bez żadnych opłat. Program stworzono z myślą o przedsiębiorcach, którzy w ciągu ostatniego roku nie przyjmowali płatności za pomocą kart płatniczych, a także dla tych, którzy zakładają nowy biznes.

Ulga podatkowa na terminal płatniczy

Przedsiębiorca, który poniósł wydatek w związku z nabyciem terminala płatniczego bądź koszty związane z obsługą transakcji płatniczych przy jego użyciu (np. opłaty systemowe), może skorzystać z tzw. ulgi na terminal. Przysługuje ona wszystkim podatnikom, którzy rozliczają się:

• na zasadach ogólnych;
• podatkiem liniowym;
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Ulga pozwala na pomniejszenie dochodu o wyżej wymienione wydatki poniesione w roku podatkowym, w którym przedsiębiorca rozpoczął przyjmowanie płatności przy użyciu terminala płatniczego oraz w roku następującym po tym roku, do wysokości:

• 1 000 zł w roku podatkowym w przypadku podatników, którzy są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej;
• 2 500 zł w roku podatkowym w przypadku zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

Sankcje za niedopełnienie obowiązku

Obowiązek przyjęcia zapłaty w postaci bezgotówkowej wszedł w życie w 2022 roku. Warto pamiętać, że nie jest on uzależniony od wartości transakcji – klient powinien mieć zatem możliwość uregulowania płatności bez użycia gotówki bez względu na to, ile kosztuje towar lub usługa. Za niedostosowanie się do obowiązku na przedsiębiorców nakładane są kary.

Kary za brak terminala płatniczego

Dla przedsiębiorcy, który nie zapewnia możliwości dokonywania płatności przy użyciu instrumentu płatniczego – np. terminala – przewidziano dwa ograniczenia (ograniczone czasowo) zawarte w ustawie o VAT. Pierwsze z nich to brak prawa do uzyskania zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni za okres rozliczeniowy:

• w którym stwierdzono naruszenie tego obowiązku, a także za 6 kolejnych, następujących po nim okresów rozliczeniowych;
• za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.

Druga sankcja to z kolei brak prawa do stosowania kwartalnego rozliczenia VAT. Jego ponowne zastosowanie jest możliwe po upływie 6 miesięcy po ostatnim miesiącu kwartału, w którym zostało stwierdzone naruszenie przez podatnika wspomnianego obowiązku. Aby podatnik mógł ponownie korzystać z preferencji przyspieszonego zwrotu VAT w terminie 25 dni czy kwartalnego rozliczenia VAT, musi ponadto w tym czasie umożliwić swoim klientom płatności bezgotówkowe.

Skutki niedopełnienia obowiązku płatności bezgotówkowych

W przypadku braku terminala płatniczego lub innego instrumentu płatniczego podatnicy narażają się na konkretne sankcje podatkowe w zakresie podatku VAT. Dotyczy to czasowego wyłączenia możliwości stosowania rozliczeń kwartalnych, a także prawa do zwrotu VAT w terminie 25 dni.

Podsumowanie i najczęściej zadawane pytania

Od 2022 roku polscy podatnicy, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, muszą umożliwić klientom dokonywanie płatności bezgotówkowych – np. poprzez terminal płatniczy. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z terminala, od 1 stycznia 2025 roku mają być dodatkowo zobowiązani do jego integracji z kasą fiskalną, o ile jest to kasa online. Za brak dostosowania się do tych obowiązków na właścicieli firm mogą zostać nałożone kary.

Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy w każdej branży?

Nie. Przedsiębiorca ma obowiązek udostępnienia płatności bezgotówkowej klientom – nie jest to jednak równoznaczne z obowiązkiem posiadania terminala. Co więcej, obowiązek ten nie dotyczy właścicieli firm, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych. Z terminali korzystają głównie przedsiębiorstwa z branży gastronomicznej, transportowej czy kurierskiej.

Jakie są najnowsze zmiany prawne dotyczące terminali płatniczych?

1 stycznia 2025 roku planowo ma wejść w życie obowiązek integracji kasy rejestrującej online z terminalem płatniczym. Pojawiają się jednak informacje o braku dostępności terminali, które umożliwiają taką synchronizację. Minister Finansów zauważył natomiast, że obowiązek raportowania danych przez agentów rozliczeniowych, który wprowadzono w okresie przejściowym, spełnia cel uszczelniający. Może się zatem okazać, że integracja terminala z kasą wcale nie będzie obowiązkowa od 2025 roku, a nawet zostanie całkowicie odwołana.

Czy można prowadzić działalność bez terminala płatniczego?

Tak. Instrumentem płatniczym w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych jest bowiem zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego. Nie jest to zatem wyłącznie terminal – sprzedawca może zapewnić klientom możliwość dokonywania przelewów elektronicznych lub płatności BLIK-iem. Oznacza to zatem, że nie każdy przedsiębiorca musi mieć terminal płatniczy.