Jakie są funkcje systemu ERP?

W każdej firmie — niezależnie od jej wielkości czy branży — codziennie dzieje się mnóstwo rzeczy – dział księgowy wystawia faktury, magazyn realizuje nowe zamówienia, dział kadr nalicza płace, a sprzedaż przygotowuje oferty handlowe. W natłoku zadań nietrudno o zamieszanie, błędy i opóźnienia. By zapobiegać tego typu problemom, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie ERP — czyli zintegrowanego systemu, który pozwala poukładać procesy, ułatwia podejmowanie decyzji, a dzięki mechanizmom do automatyzacji oszczędza mnóstwo czasu. Przyjrzyjmy się bliżej, co dokładnie potrafi taki system i jakie funkcje ERP są najważniejsze!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• System ERP integruje wszystkie obszary działalności firmy, umożliwiając pracę na jednej, wspólnej bazie danych i eliminując potrzebę ręcznego przenoszenia informacji.
• Najważniejsze funkcje ERP to m.in. finanse, kadry i płace, magazyn, produkcja, sprzedaż, zakupy i zaopatrzenie, projekty oraz analizy — dzięki oprogramowaniu klasy ERP każdy z tych obszarów może być zautomatyzowany i lepiej kontrolowany.
• System zapewnia także większą efektywność i porządek w dokumentacji, ogranicza liczbę błędów i przyspiesza realizację codziennych zadań.

Do czego służy system ERP?

System ERP to oprogramowanie, które pozwala stworzyć jedno środowisko pracy dla całej organizacji. Dzięki jego modułowej budowie dane wprowadzone w jednym dziale, na przykład faktura zakupu wystawiona w magazynie, są od razu dostępne w innych – bez konieczności wysyłania maili, czy ręcznego przepisywania danych do innych systemów. Na tym jednak jego możliwości się nie kończą, bo ERP eliminuje duplikaty danych, wspiera przepływ informacji i automatyzację procesów, a także ułatwia zarządzanie zasobami, monitorowanie wyników i szybsze podejmowanie decyzji. To wszystko pozwala natomiast zwiększyć efektywność, ograniczyć koszty bieżącej działalności oraz podnieść standard obsługi klienta.
Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poradniku: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie?

TOP 8 funkcji systemu ERP

System ERP składa się z modułów, czyli niezależnych, ale współpracujących ze sobą komponentów, z których każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy. To właśnie one stanowią tzw. funkcje ERP. Najważniejsze z nich omawiamy poniżej.

1. Finanse i księgowość

W wielu firmach to właśnie dział finansowy jest pierwszym beneficjentem wdrożenia systemu ERP. I nic w tym dziwnego, bo księgowość opiera się na powtarzalnych procesach, które bardzo dobrze nadają się do automatyzacji. Dzięki ERP można nie tylko tworzyć plany kont i księgować faktury, ale też śledzić płatności, zarządzać budżetem, generować raporty finansowe czy rozliczać podatki zgodnie z przepisami.
Chcesz lepiej poznać funkcje systemu ERP w obszarze finansów i księgowości? Zajrzyj do naszego poradnika: Programy księgowe – ranking 6 najważniejszych funkcji

2. Kadry i płace

Kadry i płace to kolejna ważna funkcja ERP, która umożliwia kompleksowe zarządzanie personelem, a w tym prowadzenie ewidencji pracowników, rozliczanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń czy generowanie pasków płacowych. W systemie ERP można również obsługiwać całą dokumentację kadrową, taką jak umowy, aneksy czy wnioski urlopowe. Oprogramowania ułatwia także analizę danych HR – pozwala tworzyć raporty kadrowe i przygotowywać różne symulacje (np. scenariusze podwyżek).

Przeczytaj również: Program kadrowo-płacowy dla małej firmy – jaki wybrać, by ułatwić sobie pracę?

3. Magazyn i logistyka

Firmy z branży handlowej i produkcyjnej często korzystają z ERP, by efektywnie zarządzać stanami magazynowymi i lokalizacjami. System pozwala bowiem na monitorowanie s zapasów w czasie rzeczywistym, śledzenie ruchu towarów oraz planowanie dostaw tak, aby unikać przestojów oraz nadwyżek i braków magazynowych. Po ustawieniu odpowiednich konfiguracji, program może sam przypominać o niskim stanie zapasów oraz generować zapotrzebowanie do działu zakupów. Z perspektywy optymalizacji procesów, szczególnie ważne są funkcje ERP wspierające automatyzację, np. w obszarze przyjmowania dostaw czy przeprowadzania inwentaryzacji.

Prowadzisz firmę handlową? Poznaj funkcje ERP, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać zamówieniami: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać?

4. Produkcja

System ERP odgrywa także ważną rolę w planowaniu produkcji, zarządzaniu zapasami i monitorowaniu postępów w realizacji zleceń. Za jego pomocą można np.:

• tworzyć plany produkcji,
• planować zapotrzebowanie na materiały (MRP),
• zarządzać zleceniami produkcyjnymi,
• zapewnić kontrolę kosztów produkcji,
• wdrożyć nadzór nad jakością wytwarzanych produktów.

System umożliwia także śledzenie produktów na każdym etapie, a zatem od surowca, aż po gotowy wyrób co jest szczególnie przydatne w branżach wymagających pełnej identyfikowalności takich, jak farmacja czy przemysł spożywczy.

Sprawdź, jak za pomocą systemu ERP zwiększyć rentowność firmy produkcyjnej!

5. Sprzedaż i CRM

Moduł CRM w systemie ERP wspiera działy sprzedaży i marketingu w zarządzaniu relacjami z klientami. Umożliwia śledzenie historii kontaktów, zamówień oraz generowanie ofert dostosowanych do potrzeb klienta. Dzięki integracji z innymi modułami ERP, handlowcy mają wgląd w całą historię współpracy, a także bieżące rozliczenia. System ułatwia także planowanie działań marketingowych i analizowanie skuteczności kampanii.

6. Zakupy i zaopatrzenie

Poszczególne funkcje ERP wspierają także automatyzuję procesów zakupowych – od momentu tworzenia zapytań ofertowych, przez wybór dostawców, aż po przyjęcie towaru na magazyn i rozliczenie faktury. Dzięki temu cały proces staje się bardziej przejrzysty i łatwiejszy do monitorowania. System może również porównywać oferty dostawców i sugerować najkorzystniejsze opcje tak, by zoptymalizować wydatki związane z zaopatrzeniem.

7. Zarządzanie projektami

Jedną z ciekawszych funkcji ERP jest moduł do zarządzania projektami, który umożliwia planowanie zadań, przydzielanie zasobów i kontrolowanie postępów realizacji. Dzięki integracji z innymi obszarami firmy, takim jak finanse czy produkcja, system pozwala śledzić rzeczywiste koszty w porównaniu do zaplanowanych. Kierownicy projektów zyskują z kolei dostęp do dashboardów, które ułatwiają im monitorowanie statusów zadań czy wydajności zespołu.

8. Analizy i raportowanie

Jedną z najważniejszych zalet systemu ERP jest możliwość tworzenia raportów i zestawień, bez potrzeby zbierania danych z różnych źródeł. Taką funkcjonalność zapewnia moduł analityczny.  Dzięki niemu menedżerowie mają łatwiejszy dostęp do aktualnych informacji, które wspierają ich w podejmowaniu decyzji biznesowych. Dyrektor sprzedaży może np. analizować, które produkty najlepiej rotują lub przynoszą najwyższy zysk dla przedsiębiorstwa.  ERP umożliwia także tworzenie bardziej zaawansowanych raportów dotyczących rentowności, efektywności operacyjnej i prognoz sprzedaży.

Jakie korzyści przynosi ERP?

System ERP to inwestycja, która szybko się zwraca — i to nie tylko w aspekcie finansowym. Dzięki swoim rozbudowanym funkcjom oprogramowanie zapewnia większy porządek w dokumentacji, przyspiesza realizację zadań, ułatwia przepływ informacji między działami i większa pewność, że wszystko działa, jak należy.

Najważniejsze korzyści, jakie przynosi system ERP w zarządzaniu firmą, to m.in.:

• lepsza organizacja pracy, wynikająca z możliwości monitorowania procesów w czasie rzeczywistym, a także ich automatyzacji,
• większa efektywność dzięki ograniczeniu manualnych czynności i zmniejszeniu liczby błędów,
• łatwiejszy dostęp do aktualnych i spójnych danych, stanowiących bazę dla decyzji biznesowych,
• oszczędność czasu i kosztów poprzez skrócenie realizacji zadań i wyeliminowanie zbędnych operacji,
• lepsza współpraca między działami dzięki pracy na jednej, wspólnej bazie danych,
• większa kontrola nad procesami – menedżerowie na bieżąco widzą, co się dzieje w firmie,
• szybsze reagowanie na zmiany rynkowe dzięki dostępowi do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym,
• porządek w dokumentacji – wszystkie dane i dokumenty są przechowywane w jednym miejscu i łatwe do odnalezienia.
• zgodność z przepisami dzięki automatycznym aktualizacjom systemu,
• możliwość rozwoju systemu wraz ze wzrostem firmy – bez potrzeby wymiany oprogramowania.

Chcesz dowiedzieć się, jak ERP mógłby działać w Twojej firmie? Zacznij od zmapowania podstawowych procesów i sprawdzenia, w których obszarach automatyzacja może przynieść największy zysk — nie tylko finansowy, ale również organizacyjny. Jeśli natomiast szukasz takiego oprogramowania dla swojej firmy, korzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania systemu ERP od Symfonii. Wypełnij formularz, pobierz demo programu i sprawdź, jak łatwo za jego pomocą możesz zwiększyć efektywność procesów sprzedażowych.