15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować

Wdrożenie systemu ERP to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć – a skoro tak, to warto wcześniej wiedzieć, co w takim projekcie może pójść nie tak. Lista potencjalnych błędów niestety nie jest krótka – niejasne wymagania względem systemu, zbyt szybkie decyzje, problemy z migracją danych czy niedoszacowanie harmonogramu i budżetu, to tylko kilka pierwszych z brzegu problemów, które mogą utrudnić (albo nawet zatrzymać) wdrożenie. Dobra wiadomość? Większości z nich można uniknąć – trzeba tylko wiedzieć, z czego wynikają, gdzie mogą się pojawić i jak im zapobiegać. Dlatego jeśli przygotujesz się do wdrożenia systemu ERP w swojej firmie, przeczytaj ten poradnik. Znajdziesz w nim 15 najczęstszych błędów, przed którymi możesz skutecznie się zabezpieczyć.

ERP, czyli co?

W dużym skrócie: system ERP to oprogramowanie do zarządzania całym przedsiębiorstwem. W praktyce definicja tego rozwiązania nie jest aż tak oczywista, bo w ciągu ostatnich lat systemy ERP przeszły daleką ewolucję. Kiedyś były to głównie aplikacje instalowane lokalnie, typu „wszystko w jednym”. Dziś coraz częściej są to elastyczne, modułowe rozwiązania, które można rozbudowywać jak z klocków, dobierając tylko te komponenty, które są potrzebne konkretnej firmie. I ma to sporo sensu, bo przykładowo hurtownia nie potrzebuje modułu do zarządzania produkcją, a firmie usługowej raczej nie przyda się rozbudowany system magazynowy.

To, co wyróżnia system ERP, to wspólna baza danych. Dzięki niej wszystkie moduły mogą korzystać z tych samych, aktualnych informacji. Takie rozwiązanie przynosi konkretne korzyści – przykładowo zamówienie zarejestrowane w module handlowym trafia automatycznie do modułu księgowego, za pomocą którego można od razu wystawić fakturę. Ten sam rekord może posłużyć magazynowi do przygotowania wysyłki, a działowi obsługi klienta do sprawdzenia statusu zamówienia podczas kontaktu z klientem.

Przeczytaj również: ERP – co to jest i do czego służy takie oprogramowanie?

Zastosowań systemu ERP jest naprawdę sporo. Najczęściej takie oprogramowanie wykorzystuje się do obsługi kadr i księgowości, bo te procesy najłatwiej zautomatyzować. System ERP może jednak wspierać także inne, bardziej operacyjne obszary firmy, takie jak:

• zarządzanie magazynem (kontrola stanów, automatyczne zamówienia),
• planowanie produkcji i harmonogramowanie zleceń,
• obsługa sprzedaży B2B i B2C (zarówno w kanałach tradycyjnych, jak i w e-commerce),
• analiza danych i raportowanie (np. wyników sprzedaży na tle planów, kontrola kosztów),
• obsługa serwisu i reklamacji,
• zarządzanie projektami.

Dlaczego warto korzystać z ERP? Bo dobrze dobrany i poprawnie wdrożony system może:

• uporządkować gospodarkę magazynową i ograniczyć braki towarowe,
• przyspieszyć wystawianie faktur i rozliczenia z kontrahentami,
• zminimalizować ręczne wprowadzanie danych (i liczbę błędów, jakie z tego wynikają),
• dać szybki dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji,
• wspierać kontrolę kosztów i realizację budżetu,
• pomóc w planowaniu i przewidywaniu zapotrzebowania,
• zautomatyzować rutynowe zadania, które do tej pory zajmowały długie godziny.

Dlaczego wdrożenie ERP jest trudne?

Najprościej – bo nie jest to tylko kwestia wyboru i skonfigurowania oprogramowania. To zmiana, która dotyka sposobu działania całej organizacji. A to oznacza, że wyzwania, jakie wiążą się z realizacją tego projektu, mogą pojawić się na wielu poziomach – od technologii, poprzez procesy, aż po ludzi. Im lepiej się na to przygotujesz, tym mniej będzie „bolało”.

Z czego wynikają problemy i błędy podczas wdrożenia systemu ERP?

Po pierwsze: skala. System ERP integruje różne obszary działalności, m.in. sprzedaż, księgowość, produkcję, HR czy logistykę. Żeby wszystko działało, poszczególne procesy muszą być ze sobą dobrze skoordynowane – i to jeszcze przed uruchomieniem systemu.

Po drugie: cele. Wiele firm wybiera system ERP, nie mając jasno określonych priorytetów ani miar sukcesu. Efekt? Rozmyty zakres projektu, niekończące się „pożary” i system, który „niby działa”, ale nie spełnia oczekiwań.

Do tego dochodzi czynnik ludzki. Wdrożenie ERP to zmiana – i to często duża, bo wprowadza nowe procesy, nowe narzędzia, nowe obowiązki. Jeśli ludzie nie wiedzą, po co została wprowadzona i jak ma wyglądać, naturalnie pojawia się opór. Bez odpowiedniego przygotowania zespołu, szkoleń i wsparcia ze strony zarządu, projekt szybko zaczyna tracić tempo.

Jest jeszcze kwestia danych. Ich migracja z dotychczasowych systemów do ERP to proces, który wymaga dokładności, cierpliwości i… sporo ręcznej pracy. A z tym bywa różnie. Błędy na tym etapie potrafią skutecznie sparaliżować nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie.

I na koniec nadmierna kastomizacja systemu. Choć dostosowywanie wszystkiego „pod siebie” jest kuszącą perspektywą, to jednak wiąże się z wyższymi kosztami i może prowadzić do trudności z późniejszymi aktualizacjami.

Wymiennie wyżej wyzwania mają ogromny wpływ na sukces całego projektu. Statystyki rynkowe wskazują, że tylko 23% wszystkich wdrożeń ERP udaje się zrealizować w zakładanym czasie i budżecie, a aż 54% firm doświadcza zakłóceń operacyjnych w momencie uruchomienia systemu.

Przeczytaj również: Wdrożenie ERP – jak długo trwa, ile kosztuje, jak się do tego przygotować? Poznaj fakty i mity! – Symfonia

15 najczęstszych błędów przy wdrażaniu ERP

O błędach popełnianych przy wdrażaniu ERP można napisać książkę. My skupimy się na tych, które pojawiają się w większości tego typu projektów. Jeśli chcesz dobrze przygotować się do uruchomienia systemu i zminimalizować ryzyko, potraktuj tę listę jak zestaw czerwonych flag, które warto sprawdzić wcześniej.

1. Brak planu

Zaskakująco wiele firm rusza z wdrożeniem ERP bez solidnego planu. A to przecież projekt, który dotyka niemal każdej części organizacji – od księgowości, przez produkcję, aż po logistykę. Bez konkretnego harmonogramu, priorytetów i przypisanych odpowiedzialności łatwo o bałagan w procesach, opóźnienia i kosztowne korekty.

Jak tego uniknąć?
Zacznij od porządnego rozpisania celów i zakresu. Ustal:

• jakie konkretne problemy biznesowe ma rozwiązać nowy system,
• które procesy będą obsługiwane za pomocą ERP,
• jakie moduły ERP wdrażasz w pierwszej kolejności,
• jakie dane historyczne musimy przenieść do nowego systemu i w jakim formacie,
• jakie są kamienie milowe
• kto za co odpowiada,
• jakie integracje z innymi systemami są niezbędne,
• jaki masz budżet na całe wdrożenie.

Rozsądnie będzie także powołać zespół projektowy złożony z przedstawicieli różnych działów – to oni najlepiej będą wiedzieć, jakich funkcji w systemie potrzebują.

2. Niejasne potrzeby i brak analizy procesów

Nie da się wybrać dobrego systemu ERP, jeśli nie wiesz, czego właściwie potrzebujesz. Zaskakująco często firmy wybierają system „bo ktoś polecił” albo „bo ma więcej funkcji”. Tylko co z tego, jeśli te funkcje nie rozwiązują Twoich problemów?

Jak tego uniknąć?
Zrób krok wstecz i przyjrzyj się swoim procesom. Gdzie dziś są największe bolączki? Czy to magazyn, planowanie produkcji, rozliczenia? Tylko znając odpowiedź na to pytanie, jesteś w stanie dobrać system, który realnie usprawni Twoją firmę.

3. Brak weryfikacji dostawcy

Prezentacje sprzedażowe potrafią zrobić wrażenie. Ale entuzjazm z demo szybko gaśnie, gdy okazuje się, że system nie działa tak, jak obiecywano. Albo wdrożenie, które miało zająć kilka tygodni, ciągnie się pół roku.

Jak tego uniknąć?
Zanim podejmiesz decyzję, poproś dostawcę o referencje z Twojej branży. Skontaktuj się z firmami, które już pracują na tym systemie i zapytaj, jak wyglądała współpraca, jak długo trwało wdrożenie i co działa dobrze, a co niekoniecznie.

4. Niedoszacowanie czasu i zasobów

„Zrobimy to w miesiąc” – to bardzo optymistyczna wersja wydarzeń. W praktyce wdrożenie ERP pochłania znacznie więcej czasu i zasobów, niż się początkowo zakłada.

Jak tego uniknąć?
Realnie zaplanuj czas – nie tylko na samo wdrożenie, ale też na testy, szkolenia, migrację danych i poprawki. Uwzględnij też zaangażowanie pracowników: wdrożenie nie dzieje się obok ich codziennych obowiązków, tylko z nimi.

Przeczytaj również: ERP dla małych firm – jak wybrać odpowiednie oprogramowanie dla MŚP?

5. Źle skonstruowany zespół wdrożeniowy

Zespół wdrożeniowy to nie tylko dział IT i kierownik projektu. Jeśli zabraknie w nim osób, które na co dzień obsługują dany proces, który teraz będzie realizowany za pomocą ERP (np. finanse czy kadry), wybrany system może nie odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy.

Jak tego uniknąć?
Zadbaj o to, żeby w zespole projektowym byli przedstawiciele najważniejszych działów: logistyki, sprzedaży, finansów, produkcji czy HR. To oni wiedzą, gdzie są największe wyzwania i co faktycznie musi działać – bez ich udziału trudno liczyć na dobre dopasowanie systemu. Projekt musi mieć też lidera – osobę, która będzie dbać o harmonogram, budżet i zakres wdrożenia.

6. Słaba komunikacja między działami

Wdrożenie ERP to wspólna sprawa, ale w wielu firmach wygląda to tak, że każdy dział działa na własną rękę. Brakuje przepływu informacji, nikt nie wie, co się dzieje u innych – aż w końcu wszystko się rozjeżdża.

Jak tego uniknąć?
Już na starcie ustal jasne zasady komunikacji. Kto z kim się kontaktuje, jakie informacje muszą być wymieniane, kto decyduje w razie sporu. Stwórz prosty plan komunikacyjny i trzymaj się go – to znacznie ograniczy nieporozumienia w trakcie wdrożenia.

Przeczytaj również: Chcesz zwiększyć sprzedaż w sklepie internetowym? Sprawdź, jak system ERP może Ci w tym pomóc! – Symfonia

7. Próba wdrożenia wszystkiego naraz

ERP daje wiele możliwości – ale próba uruchomienia wszystkiego jednocześnie to proszenie się o kłopoty. Im więcej zmian na raz, tym większe ryzyko błędów organizacyjnych i technicznych.

Jak tego uniknąć?
Zacznij od najważniejszych funkcji. Wybierz obszary, które są najistotniejsze dla Twojej działalności i od nich rozpocznij. Kiedy przebiegające w nich procesy będą działać stabilnie, możesz rozszerzać system o kolejne moduły.

8. Brak planu działania na wypadek problemów

W idealnym świecie wdrożenie idzie zgodnie z planem. Ale w realnym świecie coś zawsze się wydarzy. A jeśli nie masz scenariusza „co, jeśli…?”, każda przeszkoda może opóźnić projekt o kolejne tygodnie.

Jak tego uniknąć?
Zanim ruszysz z wdrożeniem, przygotuj plan awaryjny: co robimy, jeśli coś pójdzie nie tak? Kto decyduje? Kto reaguje? Prosty dokument z listą potencjalnych problemów i ścieżką reakcji może uratować projekt przed poważnymi opóźnieniami.

9. Brak inwestycji w szkolenia i zarządzanie zmianą

Najlepszy system nie zadziała, jeśli nikt nie wie, jak z niego korzystać – albo nie rozumie, po co w ogóle ta zmiana. Zlekceważenie tego tematu to jeden z najczęstszych powodów, dla których wdrożenia kończą się porażką.

Jak tego uniknąć?
Zaplanuj szkolenia z wyprzedzeniem i nie zostawiaj ich na ostatnią chwilę. Przekaż zespołowi, co się zmieni, dlaczego i jak nowe narzędzia mają im pomóc. Zadbaj też o bieżące wsparcie po uruchomieniu systemu – żeby ludzie nie zostali z problemami sami.

10. Niedbałość w kwestii danych

ERP z założenia ma stanowić jedno, wiarygodne źródło prawdy dla danych organizacji. Aby jednak było to możliwe musisz oczyścić i przenieść dane z wielu starych systemów i różnych obszarów do nowej bazy. Jeśli w trakcie wdrożenia przenosisz stare, nieuporządkowane dane, to nie dziw się, że system nie działa, jak powinien.

Jak tego uniknąć?
Zanim zaczniesz migrację, zrób porządek z danymi. Usuń duplikaty, ujednolić formaty, pozbądź się nieaktualnych informacji (np. dostawców, z którymi już nie współpracujesz). Im lepsze dane trafią do ERP, tym mniej problemów na starcie – i większa szansa, że system faktycznie będzie wspierał Twoją firmę.

11. Pominięcie testów

Zdarza się, że firmy tak bardzo chcą „już działać na nowym systemie”, że skracają testy do minimum. A potem okazuje się, że coś nie działa i nikt nie wie, dlaczego.

Jak tego uniknąć?
Testuj, testuj i jeszcze raz testuj. Zacznij od demo i poznania poszczególnych funkcji. Przed uruchomieniem zrób wdrożenie pilotażowe. Dzięki temu szybciej wychwycisz błędy i unikniesz niespodzianek po starcie.

12. Brak strategii utrzymania systemu

ERP to nie jednorazowy projekt. Po wdrożeniu system żyje dalej – zmienia się wraz z firmą i wymaga regularnej opieki – bo bez niej może sprawiać problemy.

Jak tego uniknąć?
Już na etapie wdrożenia zaplanuj, kto będzie odpowiadał za utrzymanie, aktualizacje i rozwój systemu. Określ procedury zgłaszania problemów oraz kto będzie zarządzał dostępami i uprawnieniami. Dobrze działające ERP wymaga bieżącej troski – jak każdy kluczowy element firmy.

13. Niewykorzystywanie pełni możliwości systemu

Niektóre firmy wdrażają system, a potem korzystają z 30% jego funkcjonalności. Reszta leży odłogiem, bo nikt nie ma czasu, żeby się w to zagłębić.

Jak tego uniknąć?
Zrób inwentaryzację możliwości systemu: co potrafi, co już wykorzystujecie, a co mogłoby jeszcze wesprzeć firmę. Regularnie wracaj do tego – system ERP może być świetnym narzędziem do usprawniania kolejnych procesów, jeśli da mu się szansę. Czasem jedna nowa funkcja może zaoszczędzić godziny pracy tygodniowo.

14. Zbyt szybkie przejście na nowy system (tzw. big bang)

Czasem firmy decydują się „przeskoczyć” ze starego systemu na ERP z dnia na dzień. W pierwszy tygodniu migracja danych, w drugim szkolenie i ruszamy. Tyle że nagle nic nie działa, ludzie się gubią, a firma traci płynność operacyjną.

Jak tego uniknąć?
Zamiast wdrażać wszystko jednocześnie, rozważ podejście etapowe. Zacznij od jednego działu, najważniejszego procesu lub wybranej funkcjonalności. Wdrożenie „na raty” daje czas na oswojenie się z systemem, wychwycenie błędów i dopracowanie działania – bez ryzyka, że wszystko stanie w jednym momencie.

15. Łączenie ERP z przypadkowymi systemami z zewnątrz

ERP to system, który z definicji ma być centralnym punktem zarządzania firmą. Mimo to niektóre organizacje próbują go na siłę integrować z kilkoma innymi narzędziami od różnych dostawców – CRM-em z jednej firmy, systemem magazynowym z drugiej i aplikacją do raportowania z trzeciej.

Dlaczego to problem? Takie integracje bywają kosztowne, trudne w utrzymaniu i podatne na błędy. Każda aktualizacja któregoś z systemów może „rozsypać” całość, a użytkownicy nie mają pewności, które dane są aktualne.

Jak tego uniknąć?
W miarę możliwości korzystaj z rozwiązań jednego dostawcy lub platformy, która oferuje wszystkie moduły w ramach jednej bazy danych. To uprości zarządzanie, zmniejszy koszty i da Ci większą pewność, że wszystko będzie ze sobą współpracować tak, jak powinno – bez konieczności łączenia wszystkiego na siłę.

Jak dobrze przygotować się do wdrożenia ERP – checklista

Wdrożenie ERP nie musi być koszmarem. Dobrze przygotowany start to mniej stresu i więcej szans na sukces. Poniżej znajdziesz krótką checklistę, która pomoże Ci uporządkować najważniejsze kwestie, zanim rozpoczniesz realizację tego ważnego dla Twojej firmy projektu.

Co warto zrobić, zanim zaczniesz wdrożenie ERP:

• Zbierz zespół projektowy – z przedstawicielami działów, które będą korzystać z systemu i osobą, która poprowadzi projekt jako lider.
• Przeanalizuj obecne procesy – sprawdź, co działa, co nie działa, a powinno i co wymaga zmiany.
• Zrób porządek z danymi – zanim zaczniesz je migrować, upewnij się, że są kompletne, aktualne i spójne.
• Zaplanuj realistyczny harmonogram – z uwzględnieniem testów, szkoleń i ewentualnych przestojów.
• Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu i partnera wdrożeniowego – nie tylko z dobrym produktem, ale też doświadczeniem w Twojej branży.
• Zadbaj o komunikację i szkolenia – pracownicy muszą wiedzieć, co się zmienia, dlaczego i jak sobie z tym poradzić.
• Zrezygnuj z niepotrzebnych integracji – postaw na spójność i jak najmniej komplikacji technicznych.
• Testuj system przed startem – zanim przełączysz firmę na nowy system, sprawdź, czy wszystko działa tak, jak powinno.