Na obowiązek dekretacji faktur wskazują przepisy Ustawy o rachunkowości – jest ona wymagana w przypadku każdego podmiotu prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą. Co szczególnie warto wiedzieć na jej temat i jak przeprowadzić ją w prawidłowy sposób?

 

Dekretacja dokumentów księgowych – co to takiego?

Dekretacja polega na sprawdzeniu i zakwalifikowaniu dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Ulegają jej wszystkie faktury kosztowe, opłacane rachunki i inne księgowe dokumenty. Adnotacja na dokumencie określa tę komórkę organizacyjną firmy, która jest odpowiedzialna za daną sprawę. Zarejestrowane i zadekretowane dokumenty powinny zatem od razu trafiać do konkretnej komórki.

Podstawowym celem kontroli potwierdzonej dekretacją jest weryfikacja, czy dowód księgowy jest kompletny, rzetelny i pozbawiony błędów. Informacje na temat dekretacji znajdują się w art. 21 Ustawy o rachunkowości. Wskazuje on jasno, że każdy „dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.

 

Dekretacja faktury – od początku do końca

Przebieg dekretacji zależy od samej firmy i obowiązujących w niej zasad. Zanim dojdzie do zaksięgowania dokumentu, należy dokładnie sprawdzić go zarówno pod kątem merytorycznym i formalnym, jak i pod kątem rachunkowym. Analiza merytoryczna to jeden z najważniejszych etapów dekretacji księgowej. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na to, czy:

• dana operacja rzeczywiście się odbyła;
• widniejące w treści dokumentu obliczenia są prawidłowe;
• koszty odpowiadają profilowi działalności firmy.

Niezbędne jest także opisanie konkretnych transakcji i operacji gospodarczych, a w razie zauważenia jakichkolwiek błędów – wykonanie korekty faktury. Osoba wykonująca dekretację musi pamiętać również o adnotacji wraz z podpisem.

W trakcie dekretacji należy wykonać także kontrolę magazynową, która może potwierdzić zgodność stanu rzeczy z dokumentów z rzeczywistym stanem rzeczy. Ten etap obejmuje przede wszystkim weryfikację zapasów magazynowych i aktywów przedsiębiorstwa.

Przeczytaj także: Zmiany w stawkach ryczałtu na 2024 rok – co musisz wiedzieć? – Symfonia

Oprócz kontroli merytorycznej i magazynowej duże znaczenie ma sama archiwizacja firmowych faktur. Muszą być one przechowywane w odpowiedni sposób, najlepiej i w postaci papierowej, i w formie elektronicznej. Prawidłowo przechowywane dokumenty mogą być wykorzystane m.in. podczas audytu finansowego przeprowadzonego przez urząd skarbowy. Należy archiwizować je w porządku chronologicznym, z podziałem na miesiące i rodzaje kosztów. Muszą być one ponadto odpowiednio zabezpieczone i przechowywane przez minimum pięć lat od końca danego roku obrotowego.

 

Dekretacja ręczna a dekretacja elektroniczna

Dekretację faktury można przeprowadzić ręcznie lub elektronicznie, przy użyciu odpowiedniego programu komputerowego. W przypadku pierwszego sposobu wykorzystuje się specjalne pieczątki. Jeśli firma decyduje się na dekretację elektroniczną, można wykonać wydruk z wszystkimi obowiązkowymi elementami. Warto więc sprawdzić, czy dany program umożliwia wykonywanie takich wydruków. Dołączenie wydruku dekretu do źródłowego dokumentu jest obowiązkowe – nie ma natomiast potrzeby powielania informacji, które widnieją już w dowodzie księgowym w formie fizycznej.