Długość czytania:
Windykacja zagraniczna to zbiór działań, których celem jest odzyskanie należności od dłużnika będącego kontrahentem zza granicy. Jakie kroki należy podjąć, chcąc dochodzić zapłaty od firmy z innego kraju?
Spis treści:
- Europejski nakaz zapłaty jako narzędzie windykacyjne
- Jurysdykcja w sprawach transgranicznych
- Windykacja zagraniczna – proces i wyzwania
- Kluczowe przepisy prawne w dochodzeniu zapłaty
- Praktyczne kroki w dochodzeniu zapłaty od zagranicznej firmy
- Koszty i ryzyka związane z dochodzeniem zapłaty
Europejski nakaz zapłaty jako narzędzie windykacyjne
Europejski nakaz zapłaty pomaga uprościć i przyspieszyć postępowanie sądowe w sprawach transgranicznych, a dodatkowo – ograniczyć jego koszty. Sprawdź, czym właściwie on jest, jak złożyć pozew o ENZ i co warto wiedzieć na temat sprzeciwu od nakazu.
Co to jest europejski nakaz zapłaty?
Europejski nakaz zapłaty to rodzaj sądowego orzeczenia, które umożliwia dochodzenie wyłącznie bezspornych roszczeń pieniężnych o charakterze transgranicznym. Postępowanie w sprawie jego wydania stosowane jest zatem wyłącznie w sporach, w których przynajmniej jedna ze stron ma miejsce zamieszkania/stałego pobytu w państwie Unii Europejskiej innym niż państwo członkowskie, w którym ma siedzibę sąd rozpoznający sprawę. ENZ można stosować w sprawach cywilnych oraz w sprawach handlowych.
Jak złożyć pozew o europejski nakaz zapłaty?
Pozew o wydanie europejskiego nakazu zapłaty należy złożyć na załączniku I do rozporządzenia 1896/2006 – formularzu A. Może on zostać złożony w postaci papierowej lub drogą elektroniczną. Ważne, aby był to środek komunikacji akceptowany przez państwo członkowskie, w którym siedzibę ma sąd, do którego ma trafić dokument. Pozew musi uwzględniać takie elementy jak:
- dane osobowe i adresowe stron;
- uzasadnienie roszczenia (opis okoliczności stanowiących jego podstawę);
- opis dowodów;
- informacje na temat wysokości roszczenia wraz z karami umownymi, odsetkami i pozostałymi kosztami;
- wysokość stawki odsetek (jeżeli wierzyciel o nie dochodzi);
- uzasadnienie transgranicznego charakteru sprawy.
Na pozwie musi również znajdować się podpis osoby, która go sporządza lub, lub podpis jej przedstawiciela. Jeżeli pozew jest wysyłany do sądu zagranicznego, trzeba również sporządzić go w języku akceptowanym przez ten sąd. Szczegóły dotyczące wypełnienia pozwu i akceptowanych metodach jego dostarczenia do sądów w różnych krajach Unii Europejskiej znajdują się na europejskim portalu e-sprawiedliwość. Niekiedy do pozwu należy dołączyć też inne dokumenty – np. faktury. Zależy to od kraju, w którym ma być rozpatrywana dana sprawa. Po otrzymaniu dokumentu sąd sprawdza pozew – jeśli spełnia on wymogi formalne, a roszczenie jest uzasadnione, wydaje europejski nakaz zapłaty w ciągu 30 dni od daty złożenia pozwu. W Polsce opłata za złożenie pozwu wynosi 5% wartości przedmiotu sporu. Następnie europejski nakaz zapłaty musi zostać doręczony pozwanemu zgodnie z przepisami prawa krajowego państwa członkowskiego, w którym go wydano. Sposób dostarczenia nakazu pozwanemu musi też spełniać wymogi rozporządzenia nr 1896/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. ustanawiającego postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty (konkretnie w jego art.13 – 15).
Sprzeciw od europejskiego nakazu zapłaty – co warto wiedzieć?
W ciągu 30 dni od doręczenia europejskiego nakazu zapłaty pozwany (dłużnik) ma prawo wnieść sprzeciw. Nie musi on zawierać szczegółowego uzasadnienia – znaczenie ma sam fakt zakwestionowania roszczenia. W przypadku sprzeciwu europejski nakaz zapłaty traci swoją moc, a sprawa jest przekazywana do trybu postępowania cywilnego na zasadach, jakie obowiązują w konkretnym państwie. Pozywający ma możliwość zabezpieczenia się przed taką sytuacją, aby sprawa nie została skierowana na drogę cywilną – w tym celu musi on dołączyć do pozwu specjalne oświadczenie. Jego treść ma wskazywać na brak zgody na skierowanie sprawy do zwykłego postępowania w razie sprzeciwu. Jeśli natomiast pozwany nie złoży sprzeciwu, sąd zasądza wykonalność europejskiego nakazu zapłaty, a następnie wysyła wykonalny nakaz powodowi.
Egzekucja długu na podstawie europejskiego nakazu zapłaty
Jeżeli po odrzuceniu sprzeciwu przez sąd bądź po upływie terminu sprzeciwu europejski nakaz zapłaty zostaje uznany za wykonalny, można rozpocząć procedurę egzekucyjną, która skutkuje odzyskaniem roszczenia. Jeśli sąd stwierdzi wykonalność ENZ, na jego podstawie można np. skierować sprawę do komornika lub podobnej instytucji. Procedury egzekucyjne regulowane są przez prawo poszczególnych państw członkowskich.
Jak zacząć pracę z Platformą B2B?
Pobierz bezpłatną listę kontrolną
Jurysdykcja w sprawach transgranicznych
Jurysdykcja to prawo do orzekania w konkretnym sporze między kontrahentami. Jurysdykcję w sprawach cywilnych i handlowych reguluje rozporządzenie z dnia 12 grudnia 2012 r. nr 1215/2012, nazywane również „Brukselą I bis”.
Jak ustalić właściwość sądu w dochodzeniu zapłaty?
Przed wysłaniem pozwu trzeba ustalić, do jakiego sądu powinna zostać skierowana sprawa. W pierwszej kolejności należy określić państwo, w którym będzie rozstrzygana sprawa – to tzw. wybór jurysdykcji. W sprawach o wydanie europejskiego nakazu zapłaty odbywa się on przy zastosowaniu reguł ze wspomnianego rozporządzenia 1215/2012. Zgodnie z ogólną zasadą osoby z miejscem zamieszkania na terytorium danego państwa członkowskiego mogą być pozywane przed jego sądy. Jeżeli więc osoba, od której chcesz odzyskać pieniądze, zamieszkuje Niemcy, proces można wytoczyć właśnie przed niemieckim sądem. Wyjątek stanowi sytuacja, w której w umowie z kontrahentem zostało określone konkretne państwo, w którym mają toczyć się ewentualne sprawy sądowe dotyczące umowy.
Rozporządzenie (UE) nr 1215/2012 – regulacje dotyczące jurysdykcji
Rozporządzenie 1215/2012 daje podstawę do tego, aby sprawę o zwrot pieniędzy rozpatrywał sąd w kraju, w którym była zrealizowana dana umowa. Zgodnie z jego zapisami osoba z miejscem zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego może być pozwana w innym państwie członkowskim:
1) a) w sprawach dotyczących umowy – przed sądy miejsca wykonania danego zobowiązania;
- b) do celów niniejszego przepisu – miejscem wykonania danego zobowiązania jest:
- miejsce w państwie członkowskim, w którym zostały dostarczone/miały zostać dostarczone rzeczy ruchome zgodnie z umową;
- miejsce w państwie członkowskim, w którym były lub miały być świadczone usługi zgodnie z umową (w przypadku świadczenia usług);
- c) jeżeli zasady punktu b) nie ma zastosowania, stosuje się zasady punktu a);
2) w sprawach dotyczących czynu niedozwolonego lub czynu podobnego do czynu niedozwolonego – przed sądy miejsca, w którym nastąpiło bądź może nastąpić zdarzenie wywołujące szkodę;
3) w sprawach dotyczących roszczeń cywilnoprawnych o odszkodowanie lub przywrócenie stanu poprzedniego, które wynikają z czynu zagrożonego karą – przed sąd, do którego wniesiono akt oskarżenia, o ile według prawa może on rozpoznawać roszczenia cywilno-prawne;
4) w sprawach dotyczących roszczeń cywilnoprawnych o odzyskanie, w oparciu o prawo własności, dobra kultury wszczętych przez osobę roszczącą sobie prawo do odzyskania takiego dobra – przed sądy miejsca, w którym znajduje się dane dobro kultury w chwili wytoczenia powództwa;
5) w sprawach dotyczących sporów, które wynikają z działalności filii, agencji lub innego oddziału – przed sądy miejsca, w którym znajduje się dana filia/agencja/inny oddział;
6) w sprawach dotyczących sporów przeciwko założycielowi, „trustee” lub uposażonemu z tytułu „trustu” utworzonego na podstawie ustawy bądź czynności prawnej dokonanej w formie pisemnej albo w poświadczonej na piśmie formie ustnej – przed sądy państwa członkowskiego, w którym „trust” ma siedzibę;
7) w sprawach dotyczących sporu o zapłatę wynagrodzenia za ratownictwo lub udzielenie pomocy dla ładunku lub frachtu, które żądane jest z tytułu działań związanych z ratownictwem lub udzieleniem pomocy – przed sąd, w ramach właściwości którego dany ładunek lub fracht:
- a) został zajęty w celu zabezpieczenia tej zapłaty;
- b) mógł zostać zajęty, ale złożono kaucję lub inne zabezpieczenie;
Ostatni przepis ma zastosowanie tylko w sytuacji, w której twierdzi się, że pozwany ma prawa do ładunku bądź frachtu lub miał je w czasie udzielania pomocy.
Konwencja z Lugano – jurysdykcja w sprawach spoza UE
Zastosowanie do jurysdykcji oraz uznawania i wykonywania orzeczeń w sprawach cywilnych i handlowych między państwami Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (Islandia, Szwajcaria i Norwegia) ma tzw. konwencja z Lugano. Wymaga ona, aby osoby z legalnym miejscem zamieszkania na terytorium państwa związanego konwencją były pozywane przed jego sądy bez względu na obywatelstwo. W dokumencie znajdują się również przepisy jurysdykcyjne w kilku określonych sprawach, m.in:
- umów – jurysdykcję mają sądy kraju, w którym zostało wykonane/miało być wykonane zobowiązanie;
- spraw alimentacyjnych – jurysdykcję mają sądy w miejscu, gdzie uprawniony do alimentów ma miejsce zamieszkania/zwykłego pobytu;
- czynu niedozwolonego, czynu podobnego do niedozwolonego bądź roszczenia wynikającego z czynu niedozwolonego – jurysdykcję mają sądy w miejscu, gdzie nastąpiło/może nastąpić zdarzenie wywołujące szkodę.
Windykacja zagraniczna – proces i wyzwania
Odzyskiwanie długów od kontrahentów zza granicy może być skomplikowane i znacznie bardziej czasochłonne niż w przypadku działań windykacyjnych na terenie tego samego kraju. Nie oznacza to jednak, że uzyskanie należności nie jest możliwe – trzeba jednak liczyć się z pewnymi wyzwaniami i barierami.
Windykacja polubowna a sądowa – co wybrać?
W razie opóźnień w płatności ze strony kontrahenta warto najpierw zdecydować się na windykację polubowną, która odbywa się bez udziału sądu. Opiera się ona głównie na bezpośrednim kontakcie oraz na mediacji/negocjacjach wierzyciela z dłużnikiem. Ten rodzaj windykacji często skutkuje znacznie szybszą spłatą zaległości, a ponadto – pozwala uniknąć kosztów związanych z procesem windykacyjnym. Windykacja sądowa wiąże się natomiast z postępowaniem sądowym, którego rezultatem jest wydanie nakazu zapłaty. Proces ten wyróżnia duża skuteczność – jest on jednak czasochłonny i generuje wysokie koszty (opłaty sądowe, pomoc prawników itp.). Pierwszy rodzaj windykacji jest bardziej elastyczny i zdecydowanie korzystniejszy dla każdej ze stron.
Bariery językowe i kulturowe w windykacji zagranicznej
Z windykacją zagraniczną związane są pewne trudności i wyzwania, m.in. te dotyczące samego języka czy kultury danego państwa – a w odniesieniu do dochodzenia roszczeń i rozwiązywania sporów właściwa komunikacja ma bardzo duże znaczenie. Bariery językowe dotyczą w tym przypadku zarówno komunikacji werbalnej, jak i samej dokumentacji. Prowadzenie negocjacji z dłużnikiem posługującym się obcym językiem dla wielu osób może się okazać dużym wyzwaniem. Dokumenty urzędowe i prawne muszą zostać z kolei przetłumaczone na język stosowany w konkretnym postępowaniu – sąd ma prawo żądać tłumaczenia, aby treść dokumentacji była zrozumiała dla wszystkich stron procesu. Błędy spowodowane niewystarczającą znajomością języka mogą natomiast poskutkować znacznymi opóźnieniami w rozstrzyganiu sporu.
Przeczytaj także: PIT kasowy – nowa metoda rozliczeń podatkowych od 2025 roku – Symfonia
Na powodzenie procesu windykacyjnego wpływają również kwestie kulturowe. Przykładowo, gesty, które w jednych krajach są normą, w innych mogą być już interpretowane jako niewłaściwe. Warto pamiętać o tym podczas komunikacji z dłużnikiem.
Odległość jako bariera w dochodzeniu roszczeń
Barierę w dochodzeniu zapłaty od zagranicznej firmy może stanowić również sama odległość, a także związane z nią koszty. Przede wszystkim, utrudnia, a czasem całkowicie uniemożliwia ona bezpośrednie spotkanie z dłużnikiem w celu negocjacji. Nie ma też możliwości wykonania wizji lokalnej, a wiele firm windykacyjnych nie zgadza się na kosztowną i czasochłonną windykację terenową. Co więcej, dokumentacja musi zostać dostarczona do drugiej strony sprawy drogą pocztową – a jej wysyłka za granicę zajmuje znacznie więcej czasu niż ta na terenie kraju. Większe są również same opłaty za wysłanie pism, a ponadto – pojawia się ryzyko zagubienia dokumentów.
Kluczowe przepisy prawne w dochodzeniu zapłaty
Kwestię dochodzenia zapłaty od zagranicznych firm regulują konkretne rozporządzenia – m.in. Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. ustanawiające postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty czy Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lipca 2007 r. ustanawiające europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń.
Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006 – europejski nakaz zapłaty
Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006 ustanawia postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty. Pozwala ono wierzycielom na dochodzenie bezspornych roszczeń wynikających z prawa cywilnego lub handlowego w ramach jednolitego postępowania z zastosowaniem standardowych formularzy. Rozporządzenie znajduje zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich UE oprócz Danii.
Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 – postępowanie w sprawie drobnych roszczeń
Głównym celem rozporządzenia (WE) nr 861/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lipca 2007 r. ustanawiającego europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń jest usprawnienie i uproszczenie postępowania w sprawach cywilnych i handlowych, w których wartość przedmiotu sporu to maksymalnie 5 tysięcy euro.
Prawo prywatne międzynarodowe – które prawo ma zastosowanie?
W zakresie odzyskiwania należności od firm zza granicy ważną regulację stanowi też polska ustawa Prawo Prywatne Międzynarodowe. Według niej spory należy rozstrzygać zgodnie z przepisami prawa obowiązującego w tym kraju, w którym kontrahenci zawarli umowę. PPM informuje, przed jakim sądem dochodzić zapłaty i zgodnie z jakimi normami można odzyskać zaległą należność.
Praktyczne kroki w dochodzeniu zapłaty od zagranicznej firmy
Podczas dochodzenia zapłaty od kontrahenta zza granicy pomocne mogą się okazać także dodatkowe kroki, takie jak wysłanie wezwania do zapłaty. Niezwykle istotny jest również monitoring należności, mający na celu zapobieganie opóźnieniom w płatnościach.
Wezwanie do zapłaty – pierwszy krok w windykacji
Kluczowy element procesu windykacji stanowi wezwanie do zapłaty, czyli dokument wysyłany do dłużnika i wzywający do uregulowania należności w wyznaczonym terminie. Kontrahent, który nie dokonał płatności, może otrzymać je nawet następnego dnia po przekroczeniu ustalonego wcześniej terminu. Jeśli mimo otrzymanego wezwania nie ureguluje on należności, wówczas wierzyciel może skierować sprawę na ścieżkę sądową. Wezwanie do zapłaty jest traktowane przez sąd jako próba polubownego dochodzenia zapłaty.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozpoczęcia windykacji?
Do rozpoczęcia polubownej windykacji należności niezbędna jest umowa podpisana między wierzycielem a dłużnikiem oraz wszelkie rachunki i faktury, które zaakceptowała osoba kupująca towar/korzystająca z usługi. Stanowią one potwierdzenie transakcji oraz warunków, na jakie zgodziły się obie strony. Niezbędny jest również:
- dowód wykonania usługi/sprzedania towaru;
- dowód kontaktu wierzyciela i dłużnika, potwierdzającego zobowiązanie dłużnika (np. wymienione wiadomości e-mail).
Monitoring należności – jak zapobiegać opóźnieniom w płatnościach?
Skutecznym sposobem na przyspieszenie odzyskiwania należności od kontrahentów jest ich stały monitoring. To wszelkie działania nadzorujące spłatę zobowiązań, których celem jest łagodne poinformowanie o zbliżającym się terminie płatności bądź jego zakończeniu. Istotnym punktem monitorowania należności jest stworzenie rejestru sprzedaży zawierającego m.in. informacje o:
- przeprowadzonych transakcjach;
- terminach płatności od poszczególnych klientów;
- dokonanych płatnościach.
Firmy, które prowadzą monitoring, uznawane są często za bardziej profesjonale.
Koszty i ryzyka związane z dochodzeniem zapłaty
Dochodzenie zapłaty od zagranicznej firmy wiąże się z kosztami, które są znacznie wyższe niż w przypadku odzyskiwania należności na terenie Polski. Trzeba również liczyć się z pewnym ryzykiem związanym z zagraniczną windykacją.
Koszty postępowania sądowego w sprawach transgranicznych
Wysokość opłat sądowych różni się w zależności od konkretnej sprawy, jej charakteru czy wartości przedmiotu. Już samo rozpoczęcie procesu wymaga poniesienia opłaty od pozwu w wysokości od 30 złotych do nawet 100 tysięcy złotych. Należy doliczyć do niej także:
- opłaty za tłumaczenie dokumentów;
- koszty powołania biegłych sądowych oraz świadków;
- opłatę dla adwokata;
- koszty zagranicznej podróży.
Zasadniczo koszty postępowania sądowego w sprawach transgranicznych pokrywa strona, która przegrywa proces.
Jakie ryzyka wiążą się z windykacją zagraniczną?
Windykacja zagraniczna to złożony proces, znacznie trudniejszy niż windykacja w kraju, a co za tym idzie – związany z pewnym ryzykiem. Mowa zarówno o wspomnianych już wcześniej barierach językowych i kulturowych, które utrudniają dochodzenia zapłaty, jak również o ewentualnych konfliktach z kontrahentami czy rezygnacji wieloletniego klienta z dalszej współpracy. Zawsze warto więc w pierwszej kolejności postawić na przypomnienie o zapłacie i windykację polubowną – w wielu przypadkach przynosi ona oczekiwane rezultaty i pozwala uniknąć sprawy sądowej oraz niepotrzebnego stresu.
Alternatywne metody dochodzenia należności
Windykacja długu zagranicznego może przebiegać na różne sposoby. W wielu przypadkach odpowiednio przeprowadzone negocjacje, mediacje czy windykacja terenowa mogą przynieść zamierzony rezultat bez potrzeby wysyłania nakazu zapłaty czy wchodzenia na drogę sądową.
Windykacja terenowa – kiedy warto ją rozważyć?
Jednym ze sposobów dochodzenia należności od zagranicznego kontrahenta jest również windykacja terenowa. W tym przypadku przedstawiciel firmy windykacyjnej zostaje wysłany do siedziby dłużnika w celu przeprowadzenia negocjacji. Kontakt bezpośredni umożliwia bliższe poznanie i zrozumienie sytuacji finansowej zadłużonego klienta, a przy tym – znacząco skraca czas potrzebny do rozwiązania problemu i odzyskania należności. Warto jednak pamiętać, że podczas windykacji terenowej nie można naruszać prywatności dłużnika ani przekraczać granic prawnych.
Mediacja i negocjacje w windykacji zagranicznej
Absolutną podstawą, od której należy zaczynać dochodzenie zapłaty od dłużnika, są negocjacje oraz mediacja. To nic innego, jak rozmowy mające na celu osiągnięcie porozumienia, określenie harmonogramu spłat, a niekiedy także zmianę warunków umowy. W negocjacjach bierze udział wierzyciel oraz dłużnik. W przypadku mediacji stronom tym pomaga dodatkowo osoba trzecia.
Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy