PIT kasowy – nowa metoda rozliczeń podatkowych od 2025 roku

Prawo podatkowe jest dla wielu osób skomplikowane nie tylko ze względu na stosowaną w nim terminologię, ale również ze względu na to, że regularnie zachodzą w nim zmiany. Nie inaczej będzie w zbliżającym się roku, a informacje o nowej metodzie rozliczeń podatkowych wciąż skutkują niemałą dezorientacją. Tymczasem sporo osób już teraz powinno zainteresować się nadchodzącymi zmianami. Kogo dotyczą, jakie kryteria trzeba spełniać w tym wypadku i co jeszcze warto wiedzieć na ten temat? Poniżej znajdują się najważniejsze informacje. 

Spis treści:

• Czym jest kasowy PIT?
• Kto może skorzystać z kasowego PIT?
• Jakie transakcje obejmuje kasowy PIT?
• Jakie dokumenty są wymagane przy kasowym PIT?
• Koszty uzyskania przychodów w kasowym PIT
• Korzyści i wady kasowego PIT
• Wyłączenia i ograniczenia kasowego PIT
• Proces legislacyjny wprowadzenia kasowego PIT

Czym jest PIT kasowy?

Kasowy PIT to nowa metoda rozliczeń podatkowych, której głównym zadaniem jest zmiana zasad momentu powstania przychodu u osób fizycznych, które regularnie rozliczają swój PIT. Stanowi więc spore ułatwienie dla osób, które nie otrzymują zapłaty od wierzycieli, ponieważ przedsiębiorca płaci podatek dochodowy dopiero wtedy, kiedy rzeczywiście otrzyma zapłatę za sprzedany towar lub wykonaną usługę.

Zasady działania kasowego PIT

Na chwilę obecną w prowadzonej działalności za przychód uważane są należne kwoty, nawet jeśli w rzeczywistości nie zostały one jeszcze otrzymane. W rezultacie przychód do opodatkowania powstaje dokładnie w tym momencie, w którym wystawiona zostaje faktura, dostarczony towar czy też wykonana zostanie konkretne usługa. Jest to niezależne od tego, czy kontrahent dokonał już zapłaty, czy jeszcze nie. Kasowy PIT doprowadzi zaś do tego, że zobowiązanie podatkowe będzie mogło być opłacone dopiero po otrzymaniu zapłaty za wystawione faktury, a nie w momencie ich wystawienia.

Różnica między metodą kasową a memoriałową

Metody kasowa i memoriałowa pozwalają na rozliczanie kosztów przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, ale każda z nich rządzi się innymi prawami. Podatnik samodzielnie może podjąć decyzję o metodzie i nie musi zgłaszać zmiany do Urzędu Skarbowego, ale bardzo istotne jest to, że ewentualnej zmiany można dokonać dopiero od kolejnego roku podatkowego. Oznacza to, że na jeden rok podatkowy można wybrać tylko jeden sposób rozliczenia. Jakie są różnice między tymi dwiema opcjami? Metoda memoriałowa skupia się na wyodrębnieniu kosztów odnoszących się do jednego roku podatkowego i wymaga od podatnika dokonania podziału kosztów na:

• pośrednio związane z przychodem,
• bezpośrednio związane z przychodem.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami to na przykład towary handlowe na sprzedaż czy też konieczne do wytworzenia produktów materiały i trzeba je ująć w roku, w którym zostały uzyskane przychody związane właśnie z tymi kosztami. Koszty pośrednie nie są przypisywane do konkretnego przychodu, ale są konieczne do prowadzenia działalności. Należą do nich na przykład opłaty bankowe czy usługi telekomunikacyjne, a podatnik ujmuje je w dacie poniesienia wydatku. W metodzie kasowej koszty nie są dzielone na pośrednie i bezpośrednie, a sprowadza się ona do księgowania wydatków i wpływów dopiero w terminie ich realnej zapłaty. Przepływy pieniężne zostają w tym wypadku ujęte w sprawozdaniu finansowym dopiero w momencie ich zaistnienia i dotyczy to nawet minionego okresu.

Kto może skorzystać z kasowego PIT?

Kasowy PIT to wygodne i długo wyczekiwane rozwiązanie podatkowe, które można odbierać jako wyjście naprzeciw potrzebom wielu przedsiębiorców. Okazuje się jednak, że nie każdy może z niego korzystać. Jakie warunki należy spełnić?

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą

Od 1 stycznia 2025 roku PIT metoda kasowa będzie dostępna dla przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Koniecznością jest złożenie właściwemu naczelnikowi Urzędu Skarbowego pisemnego oświadczenia o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów, a oświadczenie to trzeba złożyć do 20 lutego roku podatkowego. Samodzielne prowadzenie działalności nie oznacza w tym wypadku, że podatnik nie ma prawa zatrudniać pracowników, natomiast metoda kasowa w podatku dochodowym nie obejmuje osób prowadzących spółkę cywilną lub spółkę jawną. Metoda kasowa a podatek dochodowy – jak zgodnie z nową ustawą będzie prezentowała się ta kwestia? Kasowy PIT będzie opcją dostępną dla osób, które rozliczają podatek dochodowy:

• podatkiem liniowym,
• IP BOX,
• według skali podatkowej,
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Limit przychodów 1 mln zł

Kolejnym koniecznym do spełnienia warunkiem jest  wysokość przychodów. Jeśli przedsiębiorca chce zdecydować się na kasową metodę, to przychody z samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie mogą przekraczać kwoty o wysokości 1 miliona złotych. W przypadku przedsiębiorstw w spadku w przychodach pod uwagę bierze się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej wcześniej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę.

Przeczytaj także: Co można wrzucić w koszty działalności, a co nie? 15 przykładów – Symfonia

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność

Kasowy PIT – co to rozwiązanie daje początkującym przedsiębiorcom? Dla osób rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej jest to możliwość płynnego rozpoczęcia biznesu i zabezpieczenia się przed negatywnymi skutkami braku zapłaty ze strony kontrahenta. Dzięki temu początek działalności, choć wciąż jest obarczony sporą odpowiedzialnością, nie wiąże się z aż tak wielkim ryzykiem utraty płynności finansowej, która jest często zależna od terminowości kontrahentów.

Jakie transakcje obejmuje kasowy PIT?

Restrykcyjne zasady dotyczące kasowego PIT precyzyjnie określają charakter transakcji, do których może on być stosowany. Każda z transakcji musi być udokumentowana fakturą, a metoda ta nie dotyczy przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości prawnych i niematerialnych, które zostały ujęte w ewidencji. Jakie transakcje mają rację bytu w tym wypadku?

Transakcje B2B

B2B to skrót od angielskiej frazy „business to business” i jest modelem biznesowym, w którym relacja biznesowa zachodzi pomiędzy przynajmniej dwoma przedsiębiorstwami. Dotyczy to istniejących już lub nowopowstałych przedsiębiorstw, a w tym jednoosobowej działalności gospodarczej. Model ten ma szereg zalet i kojarzony jest słusznie z osobami działającymi niezależnie na rynku. Przychody i koszty podatkowe można więc wykazywać metodą kasową wyłącznie w takich sytuacjach, gdy stroną jest inny przedsiębiorca.

Zaliczki, przedpłaty i raty

W przypadku opisywanej metody rozliczeń podatkowych przychodem jest również uregulowanie należności na poczet przyszłych dostaw oraz usług, które mają być wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. W praktyce oznacza to, że przychodem w tym wypadku jest również wpłacona zaliczka, przedpłata czy rata.

Płatności częściowe

Na podobnej zasadzie jak w przypadku zaliczek, przedpłat i rat przychód powstaje również w dacie uregulowania należności, nawet jeśli jest to tylko częściowa płatność. Warto jednak pamiętać o tym, że w każdym z tych przypadków przychód nie może powstać później niż w ciągu dwóch lat od daty wystawienia faktury, ponieważ wówczas podatnik jest zobowiązany do rozpoznania przychodu z działalności gospodarczej, nawet jeśli kontrahent wciąż nie dokonał zapłaty wynikającej z wystawionej wcześniej faktury.

Jakie dokumenty są wymagane przy kasowym PIT?

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na nową metodę rozliczeń podatkowych, obowiązkowo muszą posiadać zestaw wymaganych ustawowo dokumentów. Należą do nich:

Oświadczenie o wyborze metody kasowej

Właściciel firmy, który ma zamiar skorzystać z metody kasowej, ma obowiązek zawiadomienia o tym odpowiedniego naczelnika Urzędu Skarbowego. Oświadczenie należy złożyć do 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku osoby rozpoczynającej prowadzenie działalności gospodarczej ostatecznym terminem jest dwudziesty dzień miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności. Wyjątkiem jest sytuacja, w której rozpoczęcie działalności nastąpiło w grudniu, a wówczas wymagane oświadczenie przedsiębiorca musi złożyć do końca roku podatkowego.

Ewidencja faktur

Kasowe rozliczanie pdof wymaga od podatników nie tylko standardowych urządzeń ewidencyjnych, które są obowiązkowe w przypadku danej formy opodatkowania, ale również prowadzenia ewidencji faktur. Powinna ona zawierać:

• numer faktury,
• datę wystawienia faktury,
• datę uregulowania należności,
• kwotę należności wynikającą z wystawionej faktury.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR)

Podatkowa księga przychodów i rozchodów służy do zapisu w formie uproszonej operacji gospodarczych w danej firmie. Zaksięgowane są w niej nie tylko przychody, ale również wydatki związane wynagrodzeniami dla pracowników, zakupem towarów czy też materiałów koniecznych w danej firmie. Osoby decydujące się na kasowy PIT mają obowiązek prowadzić taką księgę, a musi ona zostać założona 1 stycznia roku podatkowego lub w momencie rozpoczęcia działalności.

Koszty uzyskania przychodów w kasowym PIT

Koszty uzyskania przychodów to nic innego jak wydatki poniesione przez przedsiębiorstwo, aby osiągnąć przychody lub też zachować albo zabezpieczyć źródła przychodów. Co powinno się o nich wiedzieć w kontekście nowej metody rozliczeń podatkowych?

Moment rozliczenia kosztów

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wdrożenie tej metody rozliczeń podatkowych, zwykle interesują się przede wszystkim tym, że ich przychody naliczane są dopiero w momencie faktycznego uregulowania płatności przez kontrahenta. Tymczasem rozwiązanie ma też drugą stroną związaną z kosztami uzyskania przychodów, które również są potrącane dopiero w momencie uregulowania płatności za towar lub usługę. W rezultacie fakturę zakupową można wliczyć w koszty dopiero po uregulowaniu wynikającej z niej należności.

Wyjątki: odpisy amortyzacyjne

Odpisy amortyzacyjne są elementem kosztów uzyskania przychodów i rekompensują wydatki związane z zakupem maszyn, pojazdów czy też urządzeń. Przedsiębiorca ma w tym wypadku prawo ująć w kosztach uzyskania przychodu kwot związanych z sukcesywnym zużywaniem się środków trwałych, prawnych oraz niematerialnych. Zasady amortyzacji nie zmieniają się w żadnym stopniu w przypadku wyboru kasowego PIT, a to oznacza, że w tym wypadku podatnicy mogą dokonywać odpisów co miesiąc, co kwartał lub też pod koniec roku podatkowego.

Korzyści i wady kasowego PIT

Ustawa wprowadzająca dobrowolną metodę kasową od 2025 roku została stworzona przede wszystkim po to, aby opóźnić moment powstania obowiązku podatkowego. Słusznie jest więc nazywana sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców,  którzy chcą swobodnie i bez obaw prowadzić swoją działalność, pozostając w nieco mniejszej zależności od swoich kontrahentów. Wśród minusów tego rozwiązania wymienia się przede wszystkim fakt, że nie jest ono dostępne dla wszystkich przedsiębiorców, ale również to, że podatek trzeba zapłacić, nawet jeśli kontrahent w ciągu dwóch lat nie ureguluje należności. Jakie są plusy tego wariantu?

Korzyści dla przedsiębiorców

Wielkim plusem nowej metody rozliczeń podatkowych jest dobrowolność, dzięki której uprawnieni do niej przedsiębiorcy mogą sami zdecydować, czy taka forma im odpowiada. Najważniejsze jest jednak to, że przychodem w tym wypadku nazywa się wyłącznie kwoty, które zostały przez przedsiębiorstwo otrzymane, a nie te, które widnieją na nieopłaconych jeszcze fakturach. W rezultacie podatek dochodowy nie jest przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą płacony od dochodu, który w rzeczywistości jeszcze nie wpłynął, jak to się zdarzało do tej pory.

Kasowy PIT a zatory płatnicze

Zatory płatnicze to termin oznaczający sytuację powstałą wskutek kumulacji zadłużeń i przechodzenia ich na kolejnych oraz powiązanych ze sobą kontrahentów. Dochodzi do nich wtedy, kiedy przedsiębiorcy nie otrzymują w terminie pieniędzy, do których zapłacenia zobowiązali się ich kontrahenci. Przepisy o zatorach płatniczych nie znajdują zastosowania w przypadku należności wynikających z transakcji rozliczanych metodą kasową. Okazuje się więc, że metoda ta pozwala uniknąć zadłużeń właśnie przez to, że podatek płacony jest dopiero wtedy, kiedy podatnik otrzyma kwotę znajdującą się na fakturze.

Alternatywa dla ulgi na złe długi

Ulga na złe długi to możliwość skorygowania przez wierzyciela podstawy opodatkowania w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Oznacza to, że można zmniejszyć i zwiększyć podstawę opodatkowania o kwotę faktury, która nie została uregulowana w czasie dłuższym niż dziewięćdziesiąt dni od upływu terminu zaznaczonego w umowie lub na fakturze. W skrócie jest to sposób na odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur przychodowych, dlatego też kasowy PIT okazuje się świetną alternatywą dla tego rozwiązania. W tym wypadku podatek jest zapłacony dopiero wtedy, kiedy przedsiębiorca otrzyma należne pieniądze albo po dwóch latach, nawet jeśli kontrahent nie zapłaci za towar lub usługę.

Wyłączenia i ograniczenia kasowego PIT

Omawiana metoda rozliczeń podatkowych jawi się jako kusząca dla wielu przedsiębiorców, ale nie każdy z nich będzie mógł zdecydować się na nią od 2025 roku. Kto nie ma szans na skorzystanie z tego wariantu?

Spółki cywilne i jawne

Ustawa precyzyjnie definiuje podatników, którzy mogą rozliczać się w ten sposób, a należą do nich jedynie osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W takich wypadkach oczywiście w pełni legalne jest zatrudnianie pracowników, natomiast kasowy PIT nie obejmuje spółek jawnych i cywilnych.

Przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe

Kolejną grupą przedsiębiorców, którzy nie skorzystają z nowej możliwości, są przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe. Jest to model rejestracji gospodarczych danych, w którym znajdują się informacje dotyczące obrotów i sald. Na księgi rachunkowe składa się księga główna, dziennik, księgi pomocnicze oraz inwentarz.

Proces legislacyjny wprowadzenia kasowego PIT

Proces wprowadzenia nowej metody rozliczeń podatkowych do polskiego prawa miał swój początek w pierwszej połowie 2024 roku. To właśnie 24 kwietnia 2024 na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji, która wejdzie w życia od pierwszego stycznia 2024 roku.

Rola Ministerstwa Finansów

Wspomniany projekt został przygotowany przez Ministerstwo Finansów w celu poprawy funkcjonowania małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Jak wielokrotnie zaznaczano, dzięki takiej metodzie przedsiębiorstwa może obserwować w swojej formie realny przepływ pieniądza i nie musi płacić podatku od dochodu, który jeszcze nie wpłynął na jego konto.

Uchwalenie ustawy przez Sejm i Senat

13 sierpnia 2024 roku projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne został przyjęty przez Radę Ministrów, a 27 września 2024 roku ustawę uchwalił Sejm RP. Nowelizacja ustawy wraz z poprawkami została następnie przyjęta przez Senat, a tym samym od 2025 roku przed wieloma przedsiębiorcami w Polsce pojawią się nowe możliwości dotyczące płacenia podatków.